BOCM
B.O.C.M. Núm. 39

BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
JUEVES 15 DE FEBRERO DE 2024

Pág. 161

Artículo 13
Obligaciones de carácter específico de los beneficiarios
1.

En el caso de la línea de actuación de adecuación del depósito de archivo:

a) Mantener el depósito de archivo en las condiciones adecuadas para custodiar, proteger y usar debidamente los documentos.
b) El depósito de archivo deberá conservar esta finalidad durante un plazo mínimo de
diez años, salvo causa de fuerza mayor que lo impida o que la Entidad privada destine a tal fin otro local que reúna, como mínimo, las mismas condiciones que aquel.
2.

En el caso de la línea de actuación de equipamiento de local de archivo:

a) Mantener los bienes adquiridos en las condiciones adecuadas para su correcto funcionamiento y uso.
b) El equipamiento deberá destinarse al fin concreto para el que se concedió la ayuda
durante un período mínimo de cuatro años.
3. En el caso de la línea de actuación de organización y tratamiento archivístico integral de fondos documentales desorganizados, se deberá mantener el instrumento de descripción en soporte informático y en las condiciones adecuadas para su consulta y uso.
4. En el caso de la línea de actuación de restauración de documentos:

5. En el caso de la línea de actuación de digitalización y/o microfilmación de fondos
documentales históricos:
a) Conservar las copias en soporte digital y microfilm en las condiciones que exigen
ese tipo de soportes especiales.
b) Los trabajos de digitalización deberán realizarse conforme al documento de control, lo que quedará constatado mediante la utilización de una marca de agua con
la signatura que figure en el citado documento, así como en los fotogramas que garantizará que tanto la copia digital como los rollos microfilmados se corresponden
fielmente con los documentos originales.

BOCM-20240215-33

a) Conservar la copia digital en las condiciones que exige ese tipo de soporte especial.
b) Los trabajos de digitalización deberán realizarse conforme al documento de control, lo que quedará constatado mediante la utilización de una marca de agua con
la signatura que figure en el citado documento, lo que garantizará que la copia digital se corresponde fielmente con los documentos originales. Dichos trabajos se
deberán llevar a cabo conforme a las directrices técnicas establecidas por la Subdirección General que ostente la competencia en la materia de Archivos, Gestión
de Documentos y Patrimonio Documental.
c) Realizar dos copias en soporte digital (una para la Entidad privada y otra para la
Comunidad de Madrid). La copia de la Comunidad de Madrid se entregará en el
momento de la justificación de la subvención y, posteriormente, se depositará de
oficio en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.
d) En el caso de que la Entidad privada no disponga de personal técnico archivero o
de instalaciones adecuadas, se deberá entregar a la Comunidad de Madrid el documento original restaurado para su depósito en el Archivo Regional. Los servicios técnicos de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental podrán realizar las visitas
oportunas a la Entidad privada con la finalidad de determinar la idoneidad del depósito de archivo.
El depósito del documento original restaurado tendrá vigencia hasta el momento
en que desaparezcan las causas que lo motivaron. A tal efecto, la Entidad privada
deberá acreditar fehacientemente que dispone de personal técnico archivero como
responsable de la organización, conservación y servicio de archivo, y que además
tiene instalaciones adecuadas para la correcta conservación de los documentos
restaurados. Los servicios técnicos de la Comunidad de Madrid, una vez efectuadas las comprobaciones oportunas, emitirán informe relativo al cumplimiento de
dichos requisitos y, posteriormente, los documentos serán devueltos a la Entidad
privada.
En todo caso, la Entidad privada conservará permanentemente la propiedad sobre
los documentos depositados.