A) Disposiciones Generales - PRESIDENCIA DE LA COMUNIDAD (BOCM-20230412-1)
Ley – Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid
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BOCM
Pág. 62
BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
MIÉRCOLES 12 DE ABRIL DE 2023
B.O.C.M. Núm. 86
Artículo 73
Custodia de los documentos de titularidad pública
1. Las personas al servicio del sector público tienen la obligación de custodiar los documentos que tengan a su cargo. La custodia de documentos de titularidad pública conlleva la obligación de preservarlos, no pudiendo ser destruidos salvo conforme a lo previsto
en los artículos 55 y 56.
2. Los documentos de titularidad pública sólo podrán salir de sus correspondientes
unidades administrativas, sistemas de información y archivos de acuerdo con lo establecido en el artículo 52. Reglamentariamente se establecerán los casos y los procedimientos
mediante los cuales se efectuarán estas salidas.
3. Las personas responsables de los órganos administrativos, así como cualquier otra
persona física que por razón del desempeño de una función en el sector público tenga a su
cargo o bajo su custodia documentos de titularidad pública, deberán hacer entrega de los
mismos al cesar en sus funciones a quienes les sucedan en el cargo, o, en su defecto, al archivo público que corresponda.
4. En caso de retención indebida de documentos de titularidad pública por personas
o instituciones privadas, la Administración Pública titular de los mismos ordenará su traslado a un archivo público e iniciará de oficio los trámites necesarios para depurar las responsabilidades en que se pudiese haber incurrido, siéndole de aplicación el régimen sancionador y de infracciones establecido en los Capítulos II y III del Título V.
Artículo 74
Transferencia de documentos por traspaso de funciones o por extinción de órganos,
entes u organismos públicos
1. El traspaso de funciones de un órgano, ente u organismo público a otro conllevará la transferencia sólo de los documentos producidos en el ejercicio de dichas funciones y
que correspondan a procedimientos en tramitación o relativos a relaciones jurídicas vigentes que les afecten, sin perjuicio de aquellos que contengan información relevante para el
funcionamiento de dicho órgano, ente u organismo.
2. La supresión o desaparición de un órgano, ente u organismo público motivará la
incorporación al órgano, ente u organismo que asuma sus funciones sólo de los documentos a que se refiere el apartado 1. En caso de que estas funciones no sean asumidas por otro
órgano, ente u organismo, los documentos deberán transferirse al archivo que corresponda,
de acuerdo con lo previsto en el Capítulo IV del Título I.
3. Los documentos que se transfieran en virtud de lo dispuesto en los apartados anteriores deberán estar identificados e inventariados mínimamente, de conformidad con lo
que se establezca reglamentariamente, incorporando, en el caso de los documentos electrónicos, los metadatos obligatorios establecidos por la legislación básica estatal y la política
de gestión de documentos aprobada por cada Administración Pública, antes de su incorporación al órgano, ente, organismo o archivo receptor, documentándose su ingreso en el mismo mediante la correspondiente acta, de acuerdo con lo establecido en el artículo 51.
4. Cuando un organismo público o un ente que dependa del mismo pase a ser de naturaleza privada o pierda la dependencia pública, los documentos anteriores al cambio de
naturaleza o de dependencia mantendrán la titularidad pública. Dichos documentos, si son
de conservación permanente, deberán transferirse al archivo de la Administración Pública
de la que dependía el organismo o ente, o bien al que determine la Consejería competente
en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental. Excepcionalmente, la Administración Pública titular, si se garantizan las disposiciones de esta Ley relativas
a los archivos públicos, podrá acordar que los documentos sigan siendo custodiados por el
organismo o ente que haya sido objeto de privatización.
Obligaciones de los titulares de documentos de titularidad pública
1. Todos los titulares o responsables de documentos de titularidad pública tienen la
obligación de conservarlos y custodiarlos debidamente organizados, ponerlos a disposición
de los ciudadanos de acuerdo con las normas vigentes y no extraerlos de sus oficinas o archivos de gestión hasta que no haya finalizado su utilización administrativa.
BOCM-20230412-1
Artículo 75
Pág. 62
BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
MIÉRCOLES 12 DE ABRIL DE 2023
B.O.C.M. Núm. 86
Artículo 73
Custodia de los documentos de titularidad pública
1. Las personas al servicio del sector público tienen la obligación de custodiar los documentos que tengan a su cargo. La custodia de documentos de titularidad pública conlleva la obligación de preservarlos, no pudiendo ser destruidos salvo conforme a lo previsto
en los artículos 55 y 56.
2. Los documentos de titularidad pública sólo podrán salir de sus correspondientes
unidades administrativas, sistemas de información y archivos de acuerdo con lo establecido en el artículo 52. Reglamentariamente se establecerán los casos y los procedimientos
mediante los cuales se efectuarán estas salidas.
3. Las personas responsables de los órganos administrativos, así como cualquier otra
persona física que por razón del desempeño de una función en el sector público tenga a su
cargo o bajo su custodia documentos de titularidad pública, deberán hacer entrega de los
mismos al cesar en sus funciones a quienes les sucedan en el cargo, o, en su defecto, al archivo público que corresponda.
4. En caso de retención indebida de documentos de titularidad pública por personas
o instituciones privadas, la Administración Pública titular de los mismos ordenará su traslado a un archivo público e iniciará de oficio los trámites necesarios para depurar las responsabilidades en que se pudiese haber incurrido, siéndole de aplicación el régimen sancionador y de infracciones establecido en los Capítulos II y III del Título V.
Artículo 74
Transferencia de documentos por traspaso de funciones o por extinción de órganos,
entes u organismos públicos
1. El traspaso de funciones de un órgano, ente u organismo público a otro conllevará la transferencia sólo de los documentos producidos en el ejercicio de dichas funciones y
que correspondan a procedimientos en tramitación o relativos a relaciones jurídicas vigentes que les afecten, sin perjuicio de aquellos que contengan información relevante para el
funcionamiento de dicho órgano, ente u organismo.
2. La supresión o desaparición de un órgano, ente u organismo público motivará la
incorporación al órgano, ente u organismo que asuma sus funciones sólo de los documentos a que se refiere el apartado 1. En caso de que estas funciones no sean asumidas por otro
órgano, ente u organismo, los documentos deberán transferirse al archivo que corresponda,
de acuerdo con lo previsto en el Capítulo IV del Título I.
3. Los documentos que se transfieran en virtud de lo dispuesto en los apartados anteriores deberán estar identificados e inventariados mínimamente, de conformidad con lo
que se establezca reglamentariamente, incorporando, en el caso de los documentos electrónicos, los metadatos obligatorios establecidos por la legislación básica estatal y la política
de gestión de documentos aprobada por cada Administración Pública, antes de su incorporación al órgano, ente, organismo o archivo receptor, documentándose su ingreso en el mismo mediante la correspondiente acta, de acuerdo con lo establecido en el artículo 51.
4. Cuando un organismo público o un ente que dependa del mismo pase a ser de naturaleza privada o pierda la dependencia pública, los documentos anteriores al cambio de
naturaleza o de dependencia mantendrán la titularidad pública. Dichos documentos, si son
de conservación permanente, deberán transferirse al archivo de la Administración Pública
de la que dependía el organismo o ente, o bien al que determine la Consejería competente
en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental. Excepcionalmente, la Administración Pública titular, si se garantizan las disposiciones de esta Ley relativas
a los archivos públicos, podrá acordar que los documentos sigan siendo custodiados por el
organismo o ente que haya sido objeto de privatización.
Obligaciones de los titulares de documentos de titularidad pública
1. Todos los titulares o responsables de documentos de titularidad pública tienen la
obligación de conservarlos y custodiarlos debidamente organizados, ponerlos a disposición
de los ciudadanos de acuerdo con las normas vigentes y no extraerlos de sus oficinas o archivos de gestión hasta que no haya finalizado su utilización administrativa.
BOCM-20230412-1
Artículo 75
