A) Disposiciones Generales - PRESIDENCIA DE LA COMUNIDAD (BOCM-20230412-1)
Ley – Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid
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BOCM
B.O.C.M. Núm. 86
BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
MIÉRCOLES 12 DE ABRIL DE 2023
Pág. 51
Artículo 51
Transferencias de documentos
1. Las transferencias de documentos tienen el carácter de un procedimiento administrativo especial consistente en la entrega, ordenada y relacionada, de los documentos de un
archivo a otro, así como el traspaso de las responsabilidades relativas a su custodia, tratamiento y servicio.
2. Los archivos públicos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad
de Madrid transferirán sus documentos una vez concluidos los plazos establecidos en las
correspondientes Tablas de Valoración o, en su defecto, transcurridos los siguientes plazos:
a) Los archivos de gestión custodiarán los documentos carentes de vigencia durante
un máximo de cinco años desde el final de su tramitación. Transcurrido este plazo, los documentos se transferirán al archivo central que corresponda.
b) Los archivos centrales custodiarán los documentos durante un plazo de diez años
desde su ingreso. Transcurrido este plazo, los documentos se transferirán al archivo intermedio que corresponda.
c) Los archivos intermedios custodiarán los documentos durante un plazo de quince
años desde su ingreso. Transcurrido este plazo, los documentos se transferirán al
archivo histórico que corresponda.
3. Podrán ampliarse los plazos máximos para transferir los documentos cuando, por
razones de eficacia, la gestión de los servicios públicos así lo exija. La ampliación de estos
plazos deberá ser motivada por el órgano responsable de la custodia y aprobada por el órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos respectivo.
4. Asimismo, se deberán tener en cuenta a la hora de transferir documentos la existencia de las siguientes situaciones excepcionales:
a) El traspaso de funciones y servicios entre diferentes organismos y entidades pertenecientes al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid dará lugar a la transferencia de los documentos que sean imprescindibles para la gestión administrativa, debiéndose levantar acta de entrega de los mismos.
b) La supresión, extinción, externalización o privatización de las actividades de cualquiera de las entidades cuyos archivos formen parte del Sistema de Archivos de la
Comunidad de Madrid dará lugar a la transferencia de los documentos que no sean
imprescindibles para la gestión al archivo público que corresponda, debiéndose levantar acta de entrega de los mismos.
Artículo 52
1. La salida de documentos de los archivos públicos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid que sean reclamados para fines administrativos o judiciales deberá ser autorizada por el responsable del archivo respectivo o persona en quien
éste delegue, debiendo dejar constancia por escrito mediante diligencia identificativa o relación fehaciente de los mismos hasta que concluya su utilización y sean devueltos.
2. La salida de documentos para fines distintos a los previstos en el apartado anterior
deberá ser autorizada por el órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos en el que esté integrado el archivo donde se custodian los documentos, debiéndose
guardar copia diligenciada de los mismos hasta que concluya su utilización y sean devueltos. En el caso de los archivos que conforman el Subsistema de Archivos del Gobierno y de
la Administración de la Comunidad de Madrid, la salida de documentos deberá ser autorizada mediante Orden del titular del órgano de dirección y coordinación del Subsistema a
que se hace referencia en el artículo 30.3.
3. La salida temporal de su sede de documentos conservados en archivos de titularidad estatal y gestión transferida a la Comunidad de Madrid será gestionada por ésta y se regirá por lo dispuesto en la legislación estatal vigente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental y en el convenio de gestión de los mismos.
4. En el supuesto de que los documentos cuya salida temporal se solicita se encuentren en régimen de depósito, será necesaria la autorización del titular de los mismos, que
podrá ser aportada por el solicitante o recabada por el responsable del archivo donde se encuentran depositados los documentos.
BOCM-20230412-1
Salidas de documentos
B.O.C.M. Núm. 86
BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
MIÉRCOLES 12 DE ABRIL DE 2023
Pág. 51
Artículo 51
Transferencias de documentos
1. Las transferencias de documentos tienen el carácter de un procedimiento administrativo especial consistente en la entrega, ordenada y relacionada, de los documentos de un
archivo a otro, así como el traspaso de las responsabilidades relativas a su custodia, tratamiento y servicio.
2. Los archivos públicos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad
de Madrid transferirán sus documentos una vez concluidos los plazos establecidos en las
correspondientes Tablas de Valoración o, en su defecto, transcurridos los siguientes plazos:
a) Los archivos de gestión custodiarán los documentos carentes de vigencia durante
un máximo de cinco años desde el final de su tramitación. Transcurrido este plazo, los documentos se transferirán al archivo central que corresponda.
b) Los archivos centrales custodiarán los documentos durante un plazo de diez años
desde su ingreso. Transcurrido este plazo, los documentos se transferirán al archivo intermedio que corresponda.
c) Los archivos intermedios custodiarán los documentos durante un plazo de quince
años desde su ingreso. Transcurrido este plazo, los documentos se transferirán al
archivo histórico que corresponda.
3. Podrán ampliarse los plazos máximos para transferir los documentos cuando, por
razones de eficacia, la gestión de los servicios públicos así lo exija. La ampliación de estos
plazos deberá ser motivada por el órgano responsable de la custodia y aprobada por el órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos respectivo.
4. Asimismo, se deberán tener en cuenta a la hora de transferir documentos la existencia de las siguientes situaciones excepcionales:
a) El traspaso de funciones y servicios entre diferentes organismos y entidades pertenecientes al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid dará lugar a la transferencia de los documentos que sean imprescindibles para la gestión administrativa, debiéndose levantar acta de entrega de los mismos.
b) La supresión, extinción, externalización o privatización de las actividades de cualquiera de las entidades cuyos archivos formen parte del Sistema de Archivos de la
Comunidad de Madrid dará lugar a la transferencia de los documentos que no sean
imprescindibles para la gestión al archivo público que corresponda, debiéndose levantar acta de entrega de los mismos.
Artículo 52
1. La salida de documentos de los archivos públicos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid que sean reclamados para fines administrativos o judiciales deberá ser autorizada por el responsable del archivo respectivo o persona en quien
éste delegue, debiendo dejar constancia por escrito mediante diligencia identificativa o relación fehaciente de los mismos hasta que concluya su utilización y sean devueltos.
2. La salida de documentos para fines distintos a los previstos en el apartado anterior
deberá ser autorizada por el órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos en el que esté integrado el archivo donde se custodian los documentos, debiéndose
guardar copia diligenciada de los mismos hasta que concluya su utilización y sean devueltos. En el caso de los archivos que conforman el Subsistema de Archivos del Gobierno y de
la Administración de la Comunidad de Madrid, la salida de documentos deberá ser autorizada mediante Orden del titular del órgano de dirección y coordinación del Subsistema a
que se hace referencia en el artículo 30.3.
3. La salida temporal de su sede de documentos conservados en archivos de titularidad estatal y gestión transferida a la Comunidad de Madrid será gestionada por ésta y se regirá por lo dispuesto en la legislación estatal vigente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental y en el convenio de gestión de los mismos.
4. En el supuesto de que los documentos cuya salida temporal se solicita se encuentren en régimen de depósito, será necesaria la autorización del titular de los mismos, que
podrá ser aportada por el solicitante o recabada por el responsable del archivo donde se encuentran depositados los documentos.
BOCM-20230412-1
Salidas de documentos
