A) Disposiciones Generales - PRESIDENCIA DE LA COMUNIDAD (BOCM-20230412-1)
Ley – Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid
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BOCM
BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Pág. 46
MIÉRCOLES 12 DE ABRIL DE 2023
B.O.C.M. Núm. 86
Archivos de la Comunidad de Madrid, ajustándose a lo dispuesto en esta Ley y en su normativa de desarrollo.
4. Reglamentariamente se establecerá el procedimiento de integración de los archivos privados que lo soliciten en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de
Madrid.
TÍTULO II
De la gestión documental y del funcionamiento de los archivos
Capítulo I
De la gestión administrativa y documental en los archivos públicos
Artículo 40
Funciones relacionadas con la gestión administrativa
y con la información administrativa
1. Los archivos públicos tienen encomendadas en el campo de la gestión administrativa la custodia de los documentos para:
a) Dejar constancia de las actuaciones y actividades de las instituciones.
b) Testimoniar los derechos y deberes de las instituciones y de los ciudadanos.
c) Garantizar la transparencia y legalidad de las actuaciones de las Administraciones
Públicas en el ejercicio de sus competencias.
d) Apoyar las medidas necesarias para la simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos.
e) Servir de apoyo a la rendición pública de cuentas.
2. Asimismo, dentro del campo de la información administrativa, los archivos públicos tienen encomendadas las siguientes funciones:
a) Elaborar cuantos informes y estadísticas de los datos contenidos en los documentos que custodian les sean requeridos por las instituciones de quienes dependan.
b) Facilitar a la institución de que dependan la consulta de cuantos datos le sean necesarios para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su
competencia.
c) Prestar a la institución productora cuantos documentos sean necesarios para el
cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su competencia.
d) Facilitar a las personas e instituciones públicas reconocidas por la legislación vigente cuantos datos y documentos originales o copias autenticadas necesiten para
el ejercicio de sus competencias de inspección, jurisdicción y control.
Artículo 41
1. En el marco de esta Ley, la gestión documental está integrada por las siguientes
funciones archivísticas aplicadas a los documentos: la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación, la custodia, el acceso y el servicio.
2. De acuerdo con el apartado anterior, la gestión documental implicará:
a) La definición de los sistemas de información, con el fin de garantizar la capacidad
de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que han de asociarse al
documento para su adecuada gestión archivística.
b) La regulación de los procedimientos, con objeto de determinar los criterios de valoración para la selección, la transferencia de su custodia o el acceso.
c) El diseño de los documentos para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización.
3. Todas las funciones establecidas en el apartado 1, así como cuantas otras puedan
derivarse de la gestión documental, habrán de cumplir las exigencias de calidad de la Comunidad de Madrid.
BOCM-20230412-1
Funciones de la gestión documental
BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Pág. 46
MIÉRCOLES 12 DE ABRIL DE 2023
B.O.C.M. Núm. 86
Archivos de la Comunidad de Madrid, ajustándose a lo dispuesto en esta Ley y en su normativa de desarrollo.
4. Reglamentariamente se establecerá el procedimiento de integración de los archivos privados que lo soliciten en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de
Madrid.
TÍTULO II
De la gestión documental y del funcionamiento de los archivos
Capítulo I
De la gestión administrativa y documental en los archivos públicos
Artículo 40
Funciones relacionadas con la gestión administrativa
y con la información administrativa
1. Los archivos públicos tienen encomendadas en el campo de la gestión administrativa la custodia de los documentos para:
a) Dejar constancia de las actuaciones y actividades de las instituciones.
b) Testimoniar los derechos y deberes de las instituciones y de los ciudadanos.
c) Garantizar la transparencia y legalidad de las actuaciones de las Administraciones
Públicas en el ejercicio de sus competencias.
d) Apoyar las medidas necesarias para la simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos.
e) Servir de apoyo a la rendición pública de cuentas.
2. Asimismo, dentro del campo de la información administrativa, los archivos públicos tienen encomendadas las siguientes funciones:
a) Elaborar cuantos informes y estadísticas de los datos contenidos en los documentos que custodian les sean requeridos por las instituciones de quienes dependan.
b) Facilitar a la institución de que dependan la consulta de cuantos datos le sean necesarios para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su
competencia.
c) Prestar a la institución productora cuantos documentos sean necesarios para el
cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su competencia.
d) Facilitar a las personas e instituciones públicas reconocidas por la legislación vigente cuantos datos y documentos originales o copias autenticadas necesiten para
el ejercicio de sus competencias de inspección, jurisdicción y control.
Artículo 41
1. En el marco de esta Ley, la gestión documental está integrada por las siguientes
funciones archivísticas aplicadas a los documentos: la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación, la custodia, el acceso y el servicio.
2. De acuerdo con el apartado anterior, la gestión documental implicará:
a) La definición de los sistemas de información, con el fin de garantizar la capacidad
de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que han de asociarse al
documento para su adecuada gestión archivística.
b) La regulación de los procedimientos, con objeto de determinar los criterios de valoración para la selección, la transferencia de su custodia o el acceso.
c) El diseño de los documentos para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización.
3. Todas las funciones establecidas en el apartado 1, así como cuantas otras puedan
derivarse de la gestión documental, habrán de cumplir las exigencias de calidad de la Comunidad de Madrid.
BOCM-20230412-1
Funciones de la gestión documental
