A) Disposiciones Generales - PRESIDENCIA DE LA COMUNIDAD (BOCM-20230412-1)
Ley – Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid
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No ocultamos, cambiamos o tergiversamos la información, simplemente somos un altavoz organizado de los boletines oficiales de España.
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BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
MIÉRCOLES 12 DE ABRIL DE 2023
i)
j)
k)
l)
m)
n)
ñ)
2.
a)
b)
c)
d)
e)
B.O.C.M. Núm. 86
que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo público: archivo que custodia y sirve los documentos generados por las
entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y que tiene a su cargo la
gestión documental.
Archivo privado: archivo que custodia los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias.
Entidad de Derecho Público: cualquier entidad de las previstas en el artículo 2 de
la Ley 1/1984, de 19 de enero, reguladora de la Administración Institucional de la
Comunidad de Madrid.
Gestión administrativa: conjunto de funciones y procesos destinados al logro de
los objetivos de una institución mediante el cumplimiento y la óptima aplicación
de un procedimiento administrativo.
Gestión documental: conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados con carácter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el
acceso a los mismos y su uso adecuado, así como para la configuración del Patrimonio Documental Madrileño.
Sistema de gestión documental: conjunto de operaciones y de técnicas, integradas
en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, que tienen como finalidad controlar de
manera eficiente y sistemática la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso,
la conservación y la eliminación o la transferencia de los mismos.
Política de gestión documental: documento que incluye las directrices para la estructuración y desarrollo de los procedimientos de gestión de los documentos en
cualquier formato producidos o custodiados por las entidades públicas. Definirá
las correspondientes responsabilidades en cuanto a coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento documental. En el contexto de
cada organización se integrará junto al resto de políticas implantadas para el desempeño de sus actividades.
A los efectos de esta Ley, en materia de documentos electrónicos, se entiende por:
Documento electrónico: información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Los documentos electrónicos deben incorporar sus firmas y, al menos, los metadatos obligatorios establecidos en
el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas de desarrollo.
Documento convencional: información de cualquier naturaleza en forma no electrónica, recogida en un soporte convencional (papel o cualquier otro tipo de soporte no electrónico) según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
Expediente electrónico: conjunto ordenado, completo, foliado y autentificado de
documentos y actuaciones electrónicos que sirven de antecedente y fundamento a
la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla, el
índice electrónico numerado de todos los documentos que contenga y la copia
electrónica certificada de la resolución adoptada. No formará parte del expediente electrónico la información electrónica que tenga carácter auxiliar o de apoyo,
como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas,
borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las
Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento.
Metadato de gestión de documentos: información estructurada o semiestructurada
que hace posible la creación, la gestión y el uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos identifican, autentican y contextualizan documentos; y, del mismo modo, a las personas, los procesos y los sistemas que los generan, gestionan, mantienen y utilizan.
Digitalización: proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte convencional o no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
BOCM-20230412-1
BOCM
BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
MIÉRCOLES 12 DE ABRIL DE 2023
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k)
l)
m)
n)
ñ)
2.
a)
b)
c)
d)
e)
B.O.C.M. Núm. 86
que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo público: archivo que custodia y sirve los documentos generados por las
entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y que tiene a su cargo la
gestión documental.
Archivo privado: archivo que custodia los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias.
Entidad de Derecho Público: cualquier entidad de las previstas en el artículo 2 de
la Ley 1/1984, de 19 de enero, reguladora de la Administración Institucional de la
Comunidad de Madrid.
Gestión administrativa: conjunto de funciones y procesos destinados al logro de
los objetivos de una institución mediante el cumplimiento y la óptima aplicación
de un procedimiento administrativo.
Gestión documental: conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados con carácter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el
acceso a los mismos y su uso adecuado, así como para la configuración del Patrimonio Documental Madrileño.
Sistema de gestión documental: conjunto de operaciones y de técnicas, integradas
en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, que tienen como finalidad controlar de
manera eficiente y sistemática la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso,
la conservación y la eliminación o la transferencia de los mismos.
Política de gestión documental: documento que incluye las directrices para la estructuración y desarrollo de los procedimientos de gestión de los documentos en
cualquier formato producidos o custodiados por las entidades públicas. Definirá
las correspondientes responsabilidades en cuanto a coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento documental. En el contexto de
cada organización se integrará junto al resto de políticas implantadas para el desempeño de sus actividades.
A los efectos de esta Ley, en materia de documentos electrónicos, se entiende por:
Documento electrónico: información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Los documentos electrónicos deben incorporar sus firmas y, al menos, los metadatos obligatorios establecidos en
el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas de desarrollo.
Documento convencional: información de cualquier naturaleza en forma no electrónica, recogida en un soporte convencional (papel o cualquier otro tipo de soporte no electrónico) según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
Expediente electrónico: conjunto ordenado, completo, foliado y autentificado de
documentos y actuaciones electrónicos que sirven de antecedente y fundamento a
la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla, el
índice electrónico numerado de todos los documentos que contenga y la copia
electrónica certificada de la resolución adoptada. No formará parte del expediente electrónico la información electrónica que tenga carácter auxiliar o de apoyo,
como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas,
borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las
Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento.
Metadato de gestión de documentos: información estructurada o semiestructurada
que hace posible la creación, la gestión y el uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos identifican, autentican y contextualizan documentos; y, del mismo modo, a las personas, los procesos y los sistemas que los generan, gestionan, mantienen y utilizan.
Digitalización: proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte convencional o no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
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