BOCM
B.O.C.M. Núm. 293

BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
VIERNES 9 DE DICIEMBRE DE 2022

Pág. 123

1.6. Digitalización de documentos
Esta fase estará compuesta por aquellas actividades necesarias para la obtención de un fichero
PDF/A para cada uno de los documentos que componen el expediente (Carpeta personal), de
acuerdo a lo definido por la dirección del proyecto y que figurará en el documento “protocolo de
actuación”.
Proceso de digitalización (captura digital mediante escáner de alimentación automática).
Este proceso tiene como objetivo la generación de un fichero en formato PDF/A con procesado
OCR, metadatos y firma digital para cada uno de los tipos documentales de cada expediente. Los
parámetros de digitalización se establecen con una resolución de 300 ppp, a color y doble página.
Es posible ejecutar un proceso de eliminación automática de imágenes en blanco, aunque hay que
tener en cuenta que la efectividad de dicho proceso no es del 100%, En cualquier caso, los
parámetros se ajustarán por parte de la dirección del proyecto y se adecuará a los establecido por
el Protocolo de digitalización del Ayuntamiento de Madrid.
En el caso de que así se indicara, para cajas concretas se podría aplicar una configuración
específica de digitalización exclusiva de los anversos de cada hoja en papel.
Se realizará un control de calidad que verificará puntos de control básicos para garantizar las
propiedades o requisitos establecidos en la digitalización de la documentación.
Estos de puntos de control son:

— Control visual en pantalla por parte del operador que realiza el escaneo mientras se ejecuta
—
—

éste. En este control se pretende detectar pantallas en negro, medias imágenes, etc., que
indiquen que el tratamiento de imágenes no se desarrolla correctamente.
Control interno que permite comprobar que el número de imágenes resultantes para un
documento coincide con el número que las páginas del PDF de dicho documento.
Control visual del resultado final del escaneo. Se selecciona aleatoriamente una muestra de
entre el 1% y el 2% de las imágenes digitalizadas, intentando en lo posible que se trate de un
fichero de digitalización completo, se comprueba con el original verificando que es copia fiel y
que la calidad visual es buena Si el resultado no fuera apto, se corregiría y se ampliará la
muestra hasta confirmar un resultado final apto.

Proceso de digitalización (captura digital mediante escáner cenital y escáner para formatos
especiales).
Los documentos cuyo formato, tipología de papel o estado de conservación no permita su
procesado mediante escáner de arrastre se digitalizarán mediante escáner cenital y apto para
grandes formatos, de modo que siempre se garantice la integridad física del documento.
1.7. Procesado de imágenes y composición de documentos
Una vez realizada la captura digital de todas las páginas que componen el documento es
necesario aplicar un conjunto de procesos informáticos para componer los documentos digitales
finales. Dichos procesos tienen como objetivo la obtención de un fichero PDF/A con OCR,
metadatos y firma digital y que será conforme a las exigencias de cumplimiento del NTI (Norma
Técnica de Interoperabilidad).

Conversión a documento electrónico. A efecto de que los documentos digitalizados sean
considerados documento electrónico con valor jurídico, según la Ley 39/2015 del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas, el ENI y la Norma Técnica de
Interoperabilidad de Digitalización de Documentos, los mismos deben estar firmados por el sistema
de digitalización con un certificado propio, usando técnicas de firma electrónica avanzada tal y
como se indica en el R.D. 59/2003 de firma electrónica, y recibir un sellado de tiempo por parte de
un proveedor de sello de tiempo autorizado. El documento, además, incorporará los metadatos
necesarios que apliquen de los indicados en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
Una vez generado el PDF y realizada la inserción de los metadatos en el mismo, se procederá a la
firma del documento. Esto se realizará en un proceso automatizado, siguiendo la legislación
vigente, usando firma electrónica de un certificado del sistema de digitalización OGMA (certificado

BOCM-20221209-19

Procesado de OCR. Los documentos digitales obtenidos pasarán por un proceso de OCR (Optical
Character Recognition) que posibilitará realizar búsquedas sobre un documento completo.