BOCM

VIERNES 9 DE DICIEMBRE DE 2022

B.O.C.M. Núm. 293

1.3. Recepción, registro y verificación de la documentación
Esta fase tendrá por objeto realizar un inventariado y registro en base de datos de los expedientes
contenidos en cada una de las cajas trasladadas.
Previo a la retirada de cajas, el personal responsable de la documentación del archivo facilitará al
personal de TRAGSATEC el listado nominal de expedientes registrados en la aplicación SAP. Esta
información será cotejada con la recibida físicamente en papel, informando puntualmente mediante
correo electrónico de las posibles discrepancias que se pudieran producir (expedientes físicamente
localizados en el interior de la caja que no se encuentra registrado en SAP o viceversa) al personal
del Ayuntamiento responsable de la documentación.
1.4. Consultas de documentación
En el caso de que por circunstancia sobrevenidas se precisara disponer en el archivo del
Ayuntamiento de algún expediente que ya hubiera sido trasladado a TRAGSATEC, se establece
un plazo máximo de 24 horas (teniendo en cuenta únicamente los días laborables) para su
recepción si se trata de la versión digital y de 48 si lo que se precisa es la devolución del
documento original en papel.
1.5. Catalogación, metadatación y preparación de documentos
Esta actividad consistirá en la identificación de cada documento o grupo de documentos con la
tipología a la que pertenece, según el cuadro de clasificación previamente elaborado de acuerdo
con la dirección de los trabajos teniendo en cuenta lo establecido en el cuadro de clasificación del
Ayuntamiento y el protocolo de digitalización que serán definidos en el “protocolo de actuación”.
Cada expediente puede contener un número variable de documentos de diversa índole, aunque no
todos ellos tienen la misma relevancia documental, por esta razón se determinará que solo
algunos de ellos (los que la dirección de los trabajos considere) precisarán de una clasificación y
metadatación individualizada. El resto de los documentos del expediente que no pertenezcan a
este conjunto de documentos singulares se clasificarán y metadatarán según se defina durante el
proyecto piloto, pudiendo agruparse en uno o varios documentos dependiendo de su tipología. De
todo ello quedará la debida constancia en el “protocolo de actuación”.
Cada uno de los documentos resultantes de este proceso de catalogación se registrará en la base
de datos con la identificación que corresponda, acorde con su tipología.
De manera análoga se procederá al registro en la base de datos de cuantos metadatos se
hubieran definido para cada una de las mencionadas tipologías:

— Metadatos para cumplimiento con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), son los
metadatos mínimos obligatorios para que los documentos digitales sean conformes con el ENI
y, por lo tanto, tengan consideración de documento electrónico.

— Metadatos adicionales, se trata de los metadatos complementarios que se consideren
necesarios para dar cobertura a las necesidades descriptivas y de explotación de los
documentos. Se ha considerado que como máximo la localización y registro de hasta 10
metadatos por documento.
La preparación de la documentación está destinada a la homogenización y liberación de
agrupaciones (eliminación de grapas, clips, gomas u otros elementos, incluidas encuadernaciones)
para facilitar la posterior digitalización de los documentos.
La liberación de agrupaciones en aquellos casos en los que así se requiera, tales como canutillos,
encuadernación térmica… se realizará mediante el guillotinado de la misma. Posteriormente los
documentos retornarán a su nivel de agrupación original mediante un sistema se separadores en papel
que incluye los datos básicos de referencia que identifican de manera unívoca el documento al que
preceden.
Por último, la documentación se archivará en sus contenedores de origen respetando el orden
establecido, pero no se restituirá a su estado original, en el sentido de que no se repondrán
grapas, clips, gomas ni cualquier otro medio de agrupación de documentos, ya que dichos
elementos pueden impedir una correcta preservación del papel a futuro.

BOCM-20221209-19

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