BOCM
B.O.C.M. Núm. 293

BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
VIERNES 9 DE DICIEMBRE DE 2022

Pág. 121

d) Medios humanos y técnicos para la digitalización y metodología propuesta
TRAGSATEC dispone de un amplio equipo con personal altamente cualificado en las distintas
disciplinas que interactúan en un proceso de digitalización documental, constituido por: archiveros,
documentalistas, manipuladores, digitalizadores, supervisores de calidad, grabadores e
informáticos.
Asimismo, TRAGSATEC dispone de la tecnología y equipamiento necesario para acometer cualquier
proyecto de digitalización documental, aplicando en cada caso la que resulte más adecuada.
Para la realización de los trabajos se propone la metodología que se describe en las siguientes
fases del proyecto, necesarias para la consecución del producto final, esto es, un documento
digital por cada uno de los documentos procesados en soporte papel.
e) Selección de la muestra a procesar y alcance del piloto
Previamente al inicio de los trabajos de catalogación y digitalización por parte de TRAGSATEC, el
personal responsable de la documentación a procesar facilitará a TRAGSATEC un listado
completo de los expedientes registrados en SAP y que servirán como listados de referencia a partir
de los cuales realizar la actividad de inventariado registro en el sistema de gestión de
TRAGSATEC.
Dado el carácter de proyecto piloto, en esta primera fase se abordará la totalidad de los trabajos en
una muestra que se considere representativa de las distintas tipologías de expedientes que existen
en el archivo. Estas diferencias se establecerán en base, tanto al número y tipologías
documentales que contiene el expediente, como a los formatos físicos en papel que presentan
dichos documentos.
El objetivo de este procedimiento de catalogación, metadatación y digitalización selectiva no es otro que
poder obtener el conocimiento necesario que permita realizar una valoración adecuada de la aplicación
de dichas actividades sobre la totalidad de los fondos documentales del archivo.
El volumen de la muestra seleccionada de documentos a procesar corresponderá a,
aproximadamente, unos 18.000 documentos.
1.1. Adopción de herramientas internas para seguimiento y control de los procesos
Se procederá al registro y almacenamiento sistemático en una base de datos de gestión interna de
TRAGSATEC, de todas y cada una de las actuaciones a realizar para la obtención de la versión
digital de los documentos con origen papel. El modelo de datos integrará por lo tanto todas las
tablas, campos y relaciones necesarias para que el registro de la información permita garantizar la
necesaria trazabilidad en todas las fases del proyecto.
A través de esta base de datos será posible, además, la recogida de una serie de datos
complementarios (metadatos), que den cobertura a las necesidades de descripción específicas de cada
una de las series documentales. Para ello, se diseñarán una serie de formularios caracterizados a las
particularidades de esta documentación que faciliten el registro de la información.
El protocolo de actuación definirá el conjunto de medidas, acciones y procedimientos
preestablecidos por el que se registrará la situación de cada documento, desde su salida del
archivo del Ayuntamiento hasta la finalización del proceso de digitalización y retorno. De este
modo, será posible conocer en tiempo real la situación, trayectoria y ubicación de cada documento,
lo cual facilitará la trazabilidad de la documentación y su localización en caso de ser requerida por
el Ayuntamiento.

Esta actuación consistirá en el embalaje ordenado y seguro en cajas de archivo definitivo tipo CAD
de los expedientes que se encuentran colocados en carpetillas colgantes en las estanterías del
archivo de personal ubicado en la calle Bustamante 16, para su traslado hasta la oficina de
TRAGSATEC en la calle Valentín Beato 7.
Dado que las instalaciones de archivo en TRAGSATEC cumplen con estrictas medidas de seguridad,
prevención de incendios y vigilancia, se permite garantizar un almacenamiento físico ordenado y
seguro de la documentación. Una vez finalizado el tratamiento de la documentación ésta será
devuelta a su lugar de origen en el archivo de personal del Ayuntamiento.

BOCM-20221209-19

1.2. Traslado de la documentación desde el archivo de personal a las dependencias de
TRAGSATEC