BOCM

BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID

Pág. 120

VIERNES 9 DE DICIEMBRE DE 2022

B.O.C.M. Núm. 293

1. Estudio piloto para la digitalización archivo de personal
Consideraciones de carácter general l
El objetivo de la realización de este estudio no es otro que definir y realizar una valoración
económica de las actividades que será necesario llevar a cabo para el desarrollo de un proyecto
piloto de catalogación y conversión a documento electrónico de la documentación física en papel,
correspondiente a los fondos documentales del archivo de personal activo del Ayuntamiento de
Madrid.
Estas actividades permitirán dimensionar y tipificar con precisión el mapa de los trabajos a
desarrollar. Los resultados de este proyecto piloto se aplicarán en la elaboración del presupuesto
global para la catalogación y digitalización de la totalidad de los fondos documentales de dicho
archivo.
La documentación para procesar se encuentra ubicada en el archivo de personal activo del
Ayuntamiento, en la calle Bustamante 16 de Madrid.
a) Volúmenes de archivo
Este archivo consta de aproximadamente 869,20 metros lineales de documentación, la cual se
ubica en carpetillas colgantes. Cada una de dichas carpetillas colgantes contiene el expediente del
empleado activo, identificado por su nombre. Los expedientes (carpetillas) siguen un orden
alfabético a lo largo de todo el archivo. Además de encarpetas colgantes también existen
expedientes ubicados en un total de 222 cajas de archivo definitivo tipo CAD.
El total de expedientes que componen este fondo documental se estima aproximadamente en
30.000 unidades. Se trata, en general, de documentación de tipo administrativo, mayoritariamente
formato DINA-4 y en un excelente estado de conservación
Para los cálculos realizados para obtener el nº de cajas de archivo definitivo a procesar se ha
considerado que 1 metro lineal de balda de estantería corresponde a 8 cajas CAD de 12,5 cm de
ancho, por lo que el número total de cajas CAD a procesar sería el siguiente:
MEDICIÓN EN ORIGEN EN ARCHIVO DE PERSONAL

EQUIVALENCIA EN CAJAS CAD A PROCESAR

869,20 ml de carpetillas colgantes en baldas de archivo

6.953,6 cajas CAD

222 cajas CAD

222 cajas CAD

Representando un total de 7.175,6 cajas totales (a efectos de presupuesto se considerarán 7.176
unidades).
Se considera que por cada caja CAD se obtendrían 1.000 imágenes de media, por lo que el
montante total de imágenes para las 7.176 cajas CAD se estima en 7.176.000 imágenes.
Sin embargo, de todo este volumen de documentación se realizará un trabajo previo para definir y
separar los documentos a digitalizar de cada una de las carpetas personales, por personal del
propio Ayuntamiento, lo que rebajará la cifra de documentos finalmente digitalizados.
b) Servicio de recogida e incorporación de documentación adicional
Conviene precisar que se contempla, además de la catalogación y digitalización de la
documentación existente en el Archivo en el momento actual, la posibilidad de ir incorporando,
tanto al expediente físico en papel como al expediente digital, toda la documentación adicional que
se vaya recibiendo en el Archivo en el transcurso de los trabajos. Las actividades a realizar con
dicha documentación adicional serán idénticas a las realizadas con el resto de la documentación
que compone el expediente.

En el documento “protocolo de actuación”, se habilitarán el conjunto de medidas, acciones y
procedimientos que permitirán registrar la situación de cada documento, desde su salida del
archivo hasta la finalización del proceso de digitalización y retorno a las dependencias del
Ayuntamiento. De este modo, será posible mantener la trazabilidad de todo el proceso.
Se procederá al registro y almacenamiento sistemático en una base de datos de gestión interna de
TRAGSATEC, de todas y cada una de las actuaciones a realizar para la obtención de la versión
digital de los documentos

BOCM-20221209-19

c) Trazabilidad de los procesos