Pedrezuela (BOCM-20210927-49)
Organización y funcionamiento. Reglamento uso del archivo
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No ocultamos, cambiamos o tergiversamos la información, simplemente somos un altavoz organizado de los boletines oficiales de España.
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BOCM
B.O.C.M. Núm. 230
BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
LUNES 27 DE SEPTIEMBRE DE 2021
Pág. 251
4. Se creará una Comisión de Selección y Expurgo, órgano colegiado interdisciplinar, encargada de analizar los tipos documentales que genera la Administración del Ayuntamiento para establecer los que deben conservarse y los que pueden eliminarse.
Comisión de Selección y Expurgo:
1. Los acuerdos de la comisión tendrán un carácter informativo y de propuesta.
2. Las funciones de la comisión serán:
a. Analizar la documentación tramitada en el Ayuntamiento, delimitando los tipos y las series documentales y valorando éstas para determinar su valor informativo, administrativo, legal e histórico.
b. Definir el procedimiento al que habrá de someterse la tramitación de las propuestas de selección y expurgo formuladas por los jefes de las dependencias
administrativas, así como los medios de ejecución material de la eliminación.
c. Elaborar recomendaciones e instrucciones para la realización de las tareas relacionadas con el proceso de selección y expurgo y asegurar la colaboración
de las unidades administrativas.
d. Elaborar un Manual de documentación municipal que permita relacionar todos
los tipos documentales, sus características y los términos de conservación.
3. Los miembros que integran la comisión serán:
— Presidente: el alcalde o, en su lugar, el concejal delegado del área de la que dependa el Archivo Municipal.
— Secretario: Archivero/a Municipal.
— Vocales:
• Un técnico designado por el área de Recursos Humanos.
• El secretario general del Ayuntamiento o funcionario en quien delegue.
• Dos doctores o licenciados en historia contemporánea, designados por el
alcalde (cuando corresponda).
• De manera sucesiva, los jefes de las distintas dependencias municipales
cuya documentación vaya a ser analizada.
4. La Comisión se reunirá como mínimo una vez al año y en la primera reunión se establecerá el método de trabajo.
5. Toda iniciativa encaminada al expurgo de documentos originales en los archivos
de oficina, habrá de ser comunicada previamente al Archivo Municipal, el cual
adoptará las prevenciones que en cada caso considere necesarias.
Capítulo V
Art. 11. Edificio e instalaciones del Archivo Municipal.—1. El lugar destinado
para Archivo Municipal, estará situado en el edificio Consistorial. Asimismo, el Archivo
Municipal tendrá varias zonas perfectamente diferenciadas:
— Zona de trabajo para el personal del Archivo.
— Sala de consulta para ciudadanos, investigadores y administradores.
— Zona de depósito para la instalación y conservación física de los documentos.
2. Las instalaciones destinadas al Archivo Municipal deberán reunir las condiciones
técnicas necesarias para garantizar la conservación y seguridad de los documentos.
Art. 12. Conservación.—1. Para garantizar la conservación del soporte y de la información de los documentos, el Archivo Municipal propondrá la utilización de materiales
(papeles, sistemas de impresión, unidades de instalación, etc.) y sistemas de protección adecuados (copias de seguridad, microfilmaciones, grabaciones, etc.).
2. Siempre que sea posible se reproducirán, mediante el sistema que el Archivo estime más conveniente, aquellos documentos que, por su naturaleza o estado de conservación, hagan recomendable el uso restringido del original.
3. En caso de detectarse procesos de deterioro o degradación de la documentación el
Archivo Municipal tomará las medidas necesarias. Si la restauración de un documento exige sacarlo de las dependencias municipales, el traslado deberán autorizarlo los órganos
competentes, previo informe preceptivo del archivero.
BOCM-20210927-49
De la conservación de los documentos
B.O.C.M. Núm. 230
BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
LUNES 27 DE SEPTIEMBRE DE 2021
Pág. 251
4. Se creará una Comisión de Selección y Expurgo, órgano colegiado interdisciplinar, encargada de analizar los tipos documentales que genera la Administración del Ayuntamiento para establecer los que deben conservarse y los que pueden eliminarse.
Comisión de Selección y Expurgo:
1. Los acuerdos de la comisión tendrán un carácter informativo y de propuesta.
2. Las funciones de la comisión serán:
a. Analizar la documentación tramitada en el Ayuntamiento, delimitando los tipos y las series documentales y valorando éstas para determinar su valor informativo, administrativo, legal e histórico.
b. Definir el procedimiento al que habrá de someterse la tramitación de las propuestas de selección y expurgo formuladas por los jefes de las dependencias
administrativas, así como los medios de ejecución material de la eliminación.
c. Elaborar recomendaciones e instrucciones para la realización de las tareas relacionadas con el proceso de selección y expurgo y asegurar la colaboración
de las unidades administrativas.
d. Elaborar un Manual de documentación municipal que permita relacionar todos
los tipos documentales, sus características y los términos de conservación.
3. Los miembros que integran la comisión serán:
— Presidente: el alcalde o, en su lugar, el concejal delegado del área de la que dependa el Archivo Municipal.
— Secretario: Archivero/a Municipal.
— Vocales:
• Un técnico designado por el área de Recursos Humanos.
• El secretario general del Ayuntamiento o funcionario en quien delegue.
• Dos doctores o licenciados en historia contemporánea, designados por el
alcalde (cuando corresponda).
• De manera sucesiva, los jefes de las distintas dependencias municipales
cuya documentación vaya a ser analizada.
4. La Comisión se reunirá como mínimo una vez al año y en la primera reunión se establecerá el método de trabajo.
5. Toda iniciativa encaminada al expurgo de documentos originales en los archivos
de oficina, habrá de ser comunicada previamente al Archivo Municipal, el cual
adoptará las prevenciones que en cada caso considere necesarias.
Capítulo V
Art. 11. Edificio e instalaciones del Archivo Municipal.—1. El lugar destinado
para Archivo Municipal, estará situado en el edificio Consistorial. Asimismo, el Archivo
Municipal tendrá varias zonas perfectamente diferenciadas:
— Zona de trabajo para el personal del Archivo.
— Sala de consulta para ciudadanos, investigadores y administradores.
— Zona de depósito para la instalación y conservación física de los documentos.
2. Las instalaciones destinadas al Archivo Municipal deberán reunir las condiciones
técnicas necesarias para garantizar la conservación y seguridad de los documentos.
Art. 12. Conservación.—1. Para garantizar la conservación del soporte y de la información de los documentos, el Archivo Municipal propondrá la utilización de materiales
(papeles, sistemas de impresión, unidades de instalación, etc.) y sistemas de protección adecuados (copias de seguridad, microfilmaciones, grabaciones, etc.).
2. Siempre que sea posible se reproducirán, mediante el sistema que el Archivo estime más conveniente, aquellos documentos que, por su naturaleza o estado de conservación, hagan recomendable el uso restringido del original.
3. En caso de detectarse procesos de deterioro o degradación de la documentación el
Archivo Municipal tomará las medidas necesarias. Si la restauración de un documento exige sacarlo de las dependencias municipales, el traslado deberán autorizarlo los órganos
competentes, previo informe preceptivo del archivero.
BOCM-20210927-49
De la conservación de los documentos
