Pedrezuela (BOCM-20210927-49)
Organización y funcionamiento. Reglamento uso del archivo
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BOCM
LUNES 27 DE SEPTIEMBRE DE 2021
B.O.C.M. Núm. 230
unidades municipales o departamentos, plazo que la Ley establece en cinco años desde la
fecha de inicio de cualquier trámite, el Archivo Municipal recibirá todos los documentos
tramitados que le remitan las distintas oficinas productoras de los mismos, acompañados
siempre de la Hoja Electrónica de Remisión de Documentos, debidamente cumplimentada
en los términos que establece el artículo 179 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales y sobre el soporte que determine el Archivo Municipal.
2. Las oficinas municipales deberán remitir los expedientes y documentos al Archivo Municipal en perfecto estado: ordenados, paginados o foliados, eliminando previamente fotocopias, duplicados, documentos de apoyo informativo y materiales no permitidos,
materialmente íntegros con una relación de contenido en la que se enumere y describa cada
uno de los documentos que conforman el trámite.
3. Todos los ingresos quedarán registrados en el Libro General de Entradas, realizado a partir de las Hojas Electrónicas de Remisión y en todos los ficheros derivados de la ficha informatizada de descripción de documentos.
4. Los envíos se efectuarán con la periodicidad y en las condiciones que establezcan
el Archivo Municipal.
5. El Archivo Municipal podrá rechazar todos aquellos envíos que no cumplan los
requisitos señalados.
6. Los ingresos extraordinarios de documentos en el Archivo Municipal, ya sea por
depósito, donación o legado, deberán ser informados favorablemente por el Archivero/a. Si
la cesión tiene la suficiente entidad, a juicio de los técnicos del Archivo, y así lo solicita el
cedente, se redactará un convenio en el que se formalicen las condiciones de la cesión, que
deberá ser aprobado por el órgano municipal competente.
7. El sistema de gestión de documentos electrónicos y registros electrónicos dispondrá de un protocolo específico donde se definan los procesos de transferencia, conversión
y migración, y que garanticen en cualquier caso la integridad, durabilidad y veracidad de
los datos. Este protocolo será aprobado por el órgano municipal competente, con base en la
normativa vigente y previo informe del responsable del sistema informático del Ayuntamiento.
Art. 9. El Archivo General.—1. El Archivo General es el órgano unitario de custodia de toda la documentación municipal procedente de los archivos de oficina, una vez
transcurridos los cinco años que establece el artículo 9.1. Asimismo, el Archivo General
custodiará los documentos electrónicos y los registros electrónicos que le hayan sido transferidos, de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9.7.
2. El Archivo General está formado por el Archivo Intermedio, el Archivo Central y
el Archivo Histórico; todos ellos se corresponden con las distintas fases de archivo.
3. En cada una de estas fases los documentos son objeto de diversas operaciones técnicas precisas para su correcta descripción, instalación y conservación.
4. En la fase de Archivo Intermedio, se procederá a la valoración de las series documentales; en la fase de Archivo Central se realiza el expurgo de documentos.
5. En el Archivo Municipal se conservará la documentación procedente del término
municipal y en general la que haya sido cedida por cualquier entidad o persona ajena al
Ayuntamiento o adquirida por éste y que tenga un valor histórico reconocido.
Capítulo IV
De la selección y el expurgo
Art. 10. Selección y expurgo.—1. El Archivo Municipal elaborará unas normas de
selección y expurgo con el fin de evitar la proliferación de duplicados, minutas, circulares
repetidas, fotocopias y documentos auxiliares en los archivos de oficina.
2. La selección de documentos para su conservación permanente en el Archivo Municipal o su eliminación, se realizará mediante la aprobación del Pleno del Ayuntamiento,
a propuesta del Archivo Municipal y tras el informe pertinente de la Comisión de Selección
y Expurgo a las oficinas productoras y de acuerdo con la legislación vigente.
3. El sistema de gestión de documentos y registros electrónicos se regirá por su propio protocolo de evaluación, selección y eliminación, que será aprobado por el órgano municipal competente, con base en la normativa vigente y previo informe del responsable del
sistema informático del Ayuntamiento.
BOCM-20210927-49
Pág. 250
BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
LUNES 27 DE SEPTIEMBRE DE 2021
B.O.C.M. Núm. 230
unidades municipales o departamentos, plazo que la Ley establece en cinco años desde la
fecha de inicio de cualquier trámite, el Archivo Municipal recibirá todos los documentos
tramitados que le remitan las distintas oficinas productoras de los mismos, acompañados
siempre de la Hoja Electrónica de Remisión de Documentos, debidamente cumplimentada
en los términos que establece el artículo 179 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales y sobre el soporte que determine el Archivo Municipal.
2. Las oficinas municipales deberán remitir los expedientes y documentos al Archivo Municipal en perfecto estado: ordenados, paginados o foliados, eliminando previamente fotocopias, duplicados, documentos de apoyo informativo y materiales no permitidos,
materialmente íntegros con una relación de contenido en la que se enumere y describa cada
uno de los documentos que conforman el trámite.
3. Todos los ingresos quedarán registrados en el Libro General de Entradas, realizado a partir de las Hojas Electrónicas de Remisión y en todos los ficheros derivados de la ficha informatizada de descripción de documentos.
4. Los envíos se efectuarán con la periodicidad y en las condiciones que establezcan
el Archivo Municipal.
5. El Archivo Municipal podrá rechazar todos aquellos envíos que no cumplan los
requisitos señalados.
6. Los ingresos extraordinarios de documentos en el Archivo Municipal, ya sea por
depósito, donación o legado, deberán ser informados favorablemente por el Archivero/a. Si
la cesión tiene la suficiente entidad, a juicio de los técnicos del Archivo, y así lo solicita el
cedente, se redactará un convenio en el que se formalicen las condiciones de la cesión, que
deberá ser aprobado por el órgano municipal competente.
7. El sistema de gestión de documentos electrónicos y registros electrónicos dispondrá de un protocolo específico donde se definan los procesos de transferencia, conversión
y migración, y que garanticen en cualquier caso la integridad, durabilidad y veracidad de
los datos. Este protocolo será aprobado por el órgano municipal competente, con base en la
normativa vigente y previo informe del responsable del sistema informático del Ayuntamiento.
Art. 9. El Archivo General.—1. El Archivo General es el órgano unitario de custodia de toda la documentación municipal procedente de los archivos de oficina, una vez
transcurridos los cinco años que establece el artículo 9.1. Asimismo, el Archivo General
custodiará los documentos electrónicos y los registros electrónicos que le hayan sido transferidos, de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9.7.
2. El Archivo General está formado por el Archivo Intermedio, el Archivo Central y
el Archivo Histórico; todos ellos se corresponden con las distintas fases de archivo.
3. En cada una de estas fases los documentos son objeto de diversas operaciones técnicas precisas para su correcta descripción, instalación y conservación.
4. En la fase de Archivo Intermedio, se procederá a la valoración de las series documentales; en la fase de Archivo Central se realiza el expurgo de documentos.
5. En el Archivo Municipal se conservará la documentación procedente del término
municipal y en general la que haya sido cedida por cualquier entidad o persona ajena al
Ayuntamiento o adquirida por éste y que tenga un valor histórico reconocido.
Capítulo IV
De la selección y el expurgo
Art. 10. Selección y expurgo.—1. El Archivo Municipal elaborará unas normas de
selección y expurgo con el fin de evitar la proliferación de duplicados, minutas, circulares
repetidas, fotocopias y documentos auxiliares en los archivos de oficina.
2. La selección de documentos para su conservación permanente en el Archivo Municipal o su eliminación, se realizará mediante la aprobación del Pleno del Ayuntamiento,
a propuesta del Archivo Municipal y tras el informe pertinente de la Comisión de Selección
y Expurgo a las oficinas productoras y de acuerdo con la legislación vigente.
3. El sistema de gestión de documentos y registros electrónicos se regirá por su propio protocolo de evaluación, selección y eliminación, que será aprobado por el órgano municipal competente, con base en la normativa vigente y previo informe del responsable del
sistema informático del Ayuntamiento.
BOCM-20210927-49
Pág. 250
BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
