BOCM
B.O.C.M. Núm. 230

BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
LUNES 27 DE SEPTIEMBRE DE 2021

Pág. 249

i.

Establecer las condiciones de préstamo de los documentos para su consulta por las
diferentes unidades administrativas municipales y mantener un registro de todos
los documentos prestados.
j. Garantizar el acceso y la consulta de la documentación a todos los usuarios en general, con las limitaciones establecidas en el marco legal vigente, o las que puedan derivarse del propio estado de la documentación.
k. Apoyar el incremento del patrimonio mediante propuestas de adquisición, donación o depósito de documentación de personas físicas o jurídicas.
3. El archivero municipal, a petición del interesado, podrá emitir certificaciones y
copias autenticadas de documentos depositados en el Archivo Municipal.
4. Las funciones del archivero municipal previstas en este reglamento podrán ser delegadas total o parcialmente en otras personas del Archivo Municipal, de manera temporal
o permanente, por razón de vacaciones, bajas, permisos u otras causas contempladas en los
convenios vigentes en cada momento.
5. El archivero municipal podrá proponer cualquier medida que considere necesaria
y que no esté prevista en este reglamento, para mejorar el funcionamiento del Servicio.
6. El archivero deberá, en el ámbito de su actuación, luchar contra el expolio del patrimonio documental municipal, entendiendo por tal toda acción u omisión que ponga en peligro de deterioro, pérdida o destrucción de todos o algunos de los valores de los bienes que
integran el patrimonio documental en su ámbito local. En tales casos, el archivero Municipal deberá interesar a las autoridades competentes para que tomen las medidas oportunas.
Capítulo III

Art. 6. Definición.—1. La gestión documental es el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la creación, desarrollo, aplicación y evaluación de los sistemas necesarios
para garantizar la máxima eficacia en el manejo de los documentos, desde el momento de
su creación o recepción hasta su transferencia, eliminación o conservación permanente.
2. El sistema de gestión documental ha de garantizar el seguimiento y la localización
de cualquier documento a lo largo de todo el circuito de actuación administrativa, así como
las condiciones de transferencia, conservación y acceso de cada uno.
Art. 7. Los archivos de oficina.—1. Los archivos de oficina tendrán en su poder los
documentos recibidos o generados por el órgano en el que están integrados y sus órganos
subordinados, mientras dure la tramitación de los asuntos a los que se refieren y durante los
cinco años siguientes a la conclusión de ésta, a no ser que problemas de espacio aconsejen
la transferencia al Archivo General antes de tiempo.
2. No obstante, el Archivo Municipal podrá proponer la conservación en los archivos de oficina más tiempo del previsto, de documentos cuya permanencia junto a la oficina sea aconsejable, por ser objeto de frecuentes consultas o por cualquier otro motivo justificado.
3. La documentación que se encuentre en la situación a que hace referencia el párrafo anterior, se considerará integrada en la etapa archivística que le corresponda y sometida,
por tanto, al pleno control del Archivo Municipal.
4. La conservación y custodia de los documentos existentes en los archivos de oficina,
será responsabilidad de los jefes de las unidades administrativas de las que forman parte.
5. El tratamiento técnico archivístico de los documentos será conforme con las “Normas de Régimen Interno” que regulan el funcionamiento concreto del Archivo Municipal
y de los archivos de oficina. Estas normas deberán ser aprobadas por el órgano municipal
que corresponda.
6. El Archivo Municipal elaborará las normas de organización y descripción de las
series documentales de los archivos de oficinas. Estas normas deben ser aprobadas por el
órgano municipal que corresponda.
7. La utilización y consulta de la documentación de los archivos de oficina por parte de las Administraciones Públicas y de los ciudadanos, cuando legalmente proceda, habrá
de ser autorizada por el jefe de la unidad administrativa de la que forma parte el archivo.
8. A través de cursos de formación el Archivo Municipal facilitará la preparación en
técnicas de archivo de oficina al personal administrativo de las oficinas municipales.
Art. 8. Transferencias y recepción de documentos en el Archivo Municipal.—1.
Cumplido el plazo de custodia de los documentos en los archivos de oficina de las distintas

BOCM-20210927-49

De la gestión documental