Mancomunidad del Sur (BOCM-20210615-63)
Organización y funcionamiento. Ordenanza administración electrónica
11 páginas totales
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Pág. 162
BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
MARTES 15 DE JUNIO DE 2021
B.O.C.M. Núm. 141
3. Se almacenarán en su soporte original los documentos en soporte físico que no sea
posible incorporar al expediente electrónico mediante copia electrónica auténtica, en los
términos legalmente previstos.
4. La Mancomunidad deberá disponer, en todo caso, de un archivo electrónico único con los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos finalizados, en los
términos establecidos en la normativa reguladora aplicable. A tal efecto, se crea el Archivo
Electrónico Único, en los términos previstos en el artículo 17 de la Ley 39/2015.
5. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a
derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza,
ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera
que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo.
6. Los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos finalizados deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde
su emisión, pudiendo para ello procederse al cambio de su formato original al formato de
conservación, mediante la producción de la correspondiente copia electrónica auténtica.
7. No obstante, lo establecido en los apartados anteriores, los documentos electrónicos se deberán conservar preferentemente en su formato original, incluyendo su firma electrónica y metadatos, mientras persista su valor probatorio.
Art. 11. Expedición de copias auténticas por medios electrónicos.—La expedición
de copias auténticas de los documentos administrativos originales, con independencia del
soporte en que se halle la documentación original, corresponde a la Secretaría de la Mancomunidad del Sur. La secretaría de la Mancomunidad, a través de Resolución de la Presidencia podrá establecer también la realización de copias auténticas mediante funcionario
habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.
Si el documento original se hallase en soporte de papel, la copia electrónica equivaldrá al procedimiento de digitalización del documento, conforme a lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, con posterior comprobación por la Secretaria General o por el funcionario en su caso habilitado, generándose una copia auténtica del documento tramitado.
Para ello, deberán cumplirse las siguientes condiciones:
a) Garantía de la exactitud del contenido.
b) Manifestar la comprobación de los elementos de autenticidad e integridad del documento original, identificando el órgano que realiza la copia y la acredita con su
firma electrónica.
c) Garantía de la autenticidad e integridad de la copia mediante firma electrónica.
Las copias auténticas electrónicas:
a) Tendrán la misma validez y efectos que los originales.
b) Indicarán la circunstancia de ser copias auténticas de documentos originales y, en
su caso, su fecha de caducidad.
c) Podrán ser archivadas electrónicamente, incluyendo siempre la firma electrónica
correspondiente.
Las copias realizadas en soporte papel de originales emitidos por medios electrónicos
y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código seguro de verificación generado electrónicamente que
permita comprobar su autenticidad mediante el acceso al sistema que al efecto arbitre el órgano emisor.
Art. 12. Registro de Funcionarios habilitados.—A efectos de lo previsto en los artículos 12 y 27 de la Ley 39/2015, se crea el Registro de Funcionarios Habilitados para la
asistencia en el uso de medios electrónicos y para la identificación o firma, conforme a lo
establecido en el artículo 12 mencionado, así como para la realización de copias auténticas
a que se refiere el artículo 27. Dicho Registro será plenamente interoperable y estará interconectado con los de las restantes Administraciones Públicas. La designación de los funcionarios habilitados y la asignación de otras finalidades adicionales se realizará mediante
Resolución del Presidente de la Mancomunidad del Sur.
Art. 13. Acceso a datos por otras Administraciones Públicas.—La Mancomunidad
del Sur dispondrá lo necesario para facilitar al resto de Administraciones Públicas acceso a
los datos relativos a los interesados que obren en su poder y se encuentren en soporte electrónico, especificando las condiciones, protocolos y criterios funcionales o técnicos necesarios para acceder a dichos datos con las máximas garantías de seguridad, integridad y disponibilidad.
BOCM-20210615-63
BOCM
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3. Se almacenarán en su soporte original los documentos en soporte físico que no sea
posible incorporar al expediente electrónico mediante copia electrónica auténtica, en los
términos legalmente previstos.
4. La Mancomunidad deberá disponer, en todo caso, de un archivo electrónico único con los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos finalizados, en los
términos establecidos en la normativa reguladora aplicable. A tal efecto, se crea el Archivo
Electrónico Único, en los términos previstos en el artículo 17 de la Ley 39/2015.
5. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a
derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza,
ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera
que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo.
6. Los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos finalizados deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde
su emisión, pudiendo para ello procederse al cambio de su formato original al formato de
conservación, mediante la producción de la correspondiente copia electrónica auténtica.
7. No obstante, lo establecido en los apartados anteriores, los documentos electrónicos se deberán conservar preferentemente en su formato original, incluyendo su firma electrónica y metadatos, mientras persista su valor probatorio.
Art. 11. Expedición de copias auténticas por medios electrónicos.—La expedición
de copias auténticas de los documentos administrativos originales, con independencia del
soporte en que se halle la documentación original, corresponde a la Secretaría de la Mancomunidad del Sur. La secretaría de la Mancomunidad, a través de Resolución de la Presidencia podrá establecer también la realización de copias auténticas mediante funcionario
habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.
Si el documento original se hallase en soporte de papel, la copia electrónica equivaldrá al procedimiento de digitalización del documento, conforme a lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, con posterior comprobación por la Secretaria General o por el funcionario en su caso habilitado, generándose una copia auténtica del documento tramitado.
Para ello, deberán cumplirse las siguientes condiciones:
a) Garantía de la exactitud del contenido.
b) Manifestar la comprobación de los elementos de autenticidad e integridad del documento original, identificando el órgano que realiza la copia y la acredita con su
firma electrónica.
c) Garantía de la autenticidad e integridad de la copia mediante firma electrónica.
Las copias auténticas electrónicas:
a) Tendrán la misma validez y efectos que los originales.
b) Indicarán la circunstancia de ser copias auténticas de documentos originales y, en
su caso, su fecha de caducidad.
c) Podrán ser archivadas electrónicamente, incluyendo siempre la firma electrónica
correspondiente.
Las copias realizadas en soporte papel de originales emitidos por medios electrónicos
y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código seguro de verificación generado electrónicamente que
permita comprobar su autenticidad mediante el acceso al sistema que al efecto arbitre el órgano emisor.
Art. 12. Registro de Funcionarios habilitados.—A efectos de lo previsto en los artículos 12 y 27 de la Ley 39/2015, se crea el Registro de Funcionarios Habilitados para la
asistencia en el uso de medios electrónicos y para la identificación o firma, conforme a lo
establecido en el artículo 12 mencionado, así como para la realización de copias auténticas
a que se refiere el artículo 27. Dicho Registro será plenamente interoperable y estará interconectado con los de las restantes Administraciones Públicas. La designación de los funcionarios habilitados y la asignación de otras finalidades adicionales se realizará mediante
Resolución del Presidente de la Mancomunidad del Sur.
Art. 13. Acceso a datos por otras Administraciones Públicas.—La Mancomunidad
del Sur dispondrá lo necesario para facilitar al resto de Administraciones Públicas acceso a
los datos relativos a los interesados que obren en su poder y se encuentren en soporte electrónico, especificando las condiciones, protocolos y criterios funcionales o técnicos necesarios para acceder a dichos datos con las máximas garantías de seguridad, integridad y disponibilidad.
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