B.O.C.M. Núm. 90

BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
VIERNES 16 DE ABRIL DE 2021

4. Los documentos originales en soporte informático podrán transformarse, adaptando el formato a las necesidades de gestión y preservación previstas al servicio, de acuerdo
con las siguientes normas:
a) El cambio de formato deberá garantizar la exactitud del contenido del documento,
así como la comprobación de los elementos de autenticidad e integridad del documento original. El documento resultante de la transformación será firmado electrónicamente por el órgano competente para la transformación.
b) El paso del documento en soporte informático a papel solo se realizará excepcionalmente, y deberá permitir la verificación técnica de la firma del órgano competente para la transformación.
5. El Ayuntamiento determinará las normas de creación, organización y gestión del
Archivo Electrónico, los criterios de migración de los datos, la renovación de los soportes,
las actualizaciones de los programas, así como las estrategias para garantizar la lectura de
los documentos con el transcurso del tiempo.
6. La preservación y el acceso a los documentos almacenados en medios electrónicos se regirá por las previsiones de esta Ordenanza relativas al acceso a la información y
por los principios y normas aplicables a la protección de la confidencialidad y privacidad
de datos, así como por los dictámenes del órgano del Ayuntamiento encargado de la evaluación y acceso a los documentos.
7. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a
derechos o intereses de los y las participantes se conservarán en soportes electrónicos, ya sea
en el mismo formato o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los
datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
8. El archivo de documentos electrónicos se realizará de acuerdo con la normativa
vigente en materia de gestión documental en lo relativo al cuadro de clasificación, método
de descripción y calendario de conservación.
9. El Archivo Electrónico del Ayuntamiento tendrá como funciones principales: la
descripción documental (metadatos), la gestión de fondos (transferencias, migraciones, selección y evolución), la gestión de usuarios, las auditorías de uso y circulación de documentos, la gestión de accesos (protección y seguridad de datos) y el control de autenticidad e
integridad documental (validez jurídica).
10. El Ayuntamiento no se responsabilizará del uso fraudulento que los usuarios
puedan llevar a cabo de los servicios prestados mediante administración electrónica. Los
usuarios asumen con carácter exclusivo la responsabilidad de la custodia de los elementos
necesarios para su autentificación en el acceso a estos servicios de la administración electrónica, el establecimiento de la conexión precisa y la utilización de la firma electrónica, así
como las consecuencias que pudieran derivarse del uso indebido, incorrecto o negligente de
los mismos. Será responsabilidad del usuario la adecuada custodia y manejo de los ficheros que le sean devueltos por el Registro Electrónico como recibo de presentación.
11. Los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos se determinarán por el Ayuntamiento de acuerdo con el procedimiento administrativo de que se trate, siendo el todo caso de aplicación, con la excepción regulada de la destrucción de documentos en papel copiados electrónicamente, las normas generales sobre conservación del
patrimonio documental con valor histórico y sobre eliminación de documentos del Ayuntamiento de Becerril de la Sierra.
Art. 28. Expediente electrónico.—1. Es el conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contenga.
2. Los expedientes electrónicos dispondrán de un código que permita su identificación unívoca por cualquier órgano de la Administración en un entorno de intercambio
administrativo.
3. El foliado de los expedientes electrónicos podrá llevarse a cabo mediante un código electrónico, firmado o sellado por el órgano actuante. Este código garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su fácil recuperación, siendo admisible que
un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
4. La remisión de expedientes podrá ser sustituida a todos los efectos legales por la
puesta a disposición del expediente electrónico, teniendo el interesado derecho a obtener
copia en soporte papel.
5. Los expedientes electrónicos estarán integrados por documentos electrónicos, que
se ajustarán al formato o formato de larga duración y que podrán formar parte de distintos

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