Universidad De Extremadura. Archivos. Reglamento. (2024063083)
Resolución de 23 de septiembre de 2024, del Rector, por la que se ejecuta el Acuerdo adoptado por el Consejo de Gobierno por el que se aprueba el Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad de Extremadura y se ordena su publicación en el Diario Oficial de Extremadura.
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NÚMERO 194
Viernes 4 de octubre de 2024
47440
El Archivo Universitario realizará estudios de identificación y valoración de series documentales
de cara a proponer su eliminación o conservación, temporal o definitiva, íntegra o por muestreo, de los documentos administrativos de la Universidad de Extremadura. Para ello, contará
con grupos de trabajo, comisiones de asesoramiento y de consulta, creados para tal fin.
La eliminación de documentos se realizará de acuerdo con el procedimiento y calendario que
se fijen en la normativa específica, elaborada a tales efectos, de acuerdo con la legislación
vigente.
Como norma general, en los archivos de gestión, se podrá eliminar la documentación de
apoyo informativo, tanto de elaboración interna como externa, cuyo valor informativo haya
caducado. Asimismo, se conservará solamente un ejemplar -original o copia, según proceda- de cada documento o expediente, eliminando las copias simples o múltiples, fotocopias
o duplicados innecesarios, inútiles o repetitivos de documentos administrativos, quedando
terminantemente prohibida la eliminación de cualquier otro tipo de documentos.
Artículo 17. Del proceso técnico de los documentos.
El Archivo Universitario establecerá la programación global de la organización y descripción
documental que incluirá la elaboración de cuantos instrumentos de información, control y
descripción se consideren convenientes.
Son instrumentos normativos y técnicos básicos. el Reglamento del Archivo General, el Cuadro de Clasificación de Fondos Documentales del Archivo Universitario y los manuales de normas, instrucciones y procedimientos, elaborados para una eficaz gestión documental.
Un instrumento esencial desde el punto de vista de la gestión es el calendario de conservación
de documentos, que será desarrollada en una normativa específica.
La documentación transferida al Archivo Universitario se controlará, en cada caso, mediante
un Registro General de Transferencias y un Registro de Transferencias por Unidades Productoras confeccionados a partir de las relaciones de entrega de documentación correspondientes.
En el marco de la programación descriptiva global, se elaborará una base de datos de carácter
descriptivo en la que se recoja la información necesaria para responder a las demandas de
información de los usuarios y difundir los fondos del archivo universitario.
TÍTULO VII. ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN
Artículo 18. Derecho de acceso.
1. Se entiende por acceso la disponibilidad de los documentos para su consulta, mediante el
procedimiento administrativo establecido.
Viernes 4 de octubre de 2024
47440
El Archivo Universitario realizará estudios de identificación y valoración de series documentales
de cara a proponer su eliminación o conservación, temporal o definitiva, íntegra o por muestreo, de los documentos administrativos de la Universidad de Extremadura. Para ello, contará
con grupos de trabajo, comisiones de asesoramiento y de consulta, creados para tal fin.
La eliminación de documentos se realizará de acuerdo con el procedimiento y calendario que
se fijen en la normativa específica, elaborada a tales efectos, de acuerdo con la legislación
vigente.
Como norma general, en los archivos de gestión, se podrá eliminar la documentación de
apoyo informativo, tanto de elaboración interna como externa, cuyo valor informativo haya
caducado. Asimismo, se conservará solamente un ejemplar -original o copia, según proceda- de cada documento o expediente, eliminando las copias simples o múltiples, fotocopias
o duplicados innecesarios, inútiles o repetitivos de documentos administrativos, quedando
terminantemente prohibida la eliminación de cualquier otro tipo de documentos.
Artículo 17. Del proceso técnico de los documentos.
El Archivo Universitario establecerá la programación global de la organización y descripción
documental que incluirá la elaboración de cuantos instrumentos de información, control y
descripción se consideren convenientes.
Son instrumentos normativos y técnicos básicos. el Reglamento del Archivo General, el Cuadro de Clasificación de Fondos Documentales del Archivo Universitario y los manuales de normas, instrucciones y procedimientos, elaborados para una eficaz gestión documental.
Un instrumento esencial desde el punto de vista de la gestión es el calendario de conservación
de documentos, que será desarrollada en una normativa específica.
La documentación transferida al Archivo Universitario se controlará, en cada caso, mediante
un Registro General de Transferencias y un Registro de Transferencias por Unidades Productoras confeccionados a partir de las relaciones de entrega de documentación correspondientes.
En el marco de la programación descriptiva global, se elaborará una base de datos de carácter
descriptivo en la que se recoja la información necesaria para responder a las demandas de
información de los usuarios y difundir los fondos del archivo universitario.
TÍTULO VII. ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN
Artículo 18. Derecho de acceso.
1. Se entiende por acceso la disponibilidad de los documentos para su consulta, mediante el
procedimiento administrativo establecido.
