BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO
Núm. 268

Miércoles 6 de noviembre de 2024

Sec. III. Pág. 141946

La resolución será motivada e incluirá los extremos que se señalan en el artículo 6.2
del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
3. En el supuesto de que se trate de series documentales comunes, que hayan sido
dictaminadas favorablemente por la CSCDA, y que afecten al ISM, podrán ser
directamente aplicables previa autorización mediante la correspondiente resolución de la
persona titular de la Dirección del ISM que deberá publicarse en el «Boletín Oficial del
Estado». Asimismo, resultarán directamente aplicables los dictámenes publicados por
resolución de la entonces Subsecretaría de Empleo y Seguridad Social a los que se
adhirió en su momento el ISM.
Cuarto.

Procedimiento de eliminación de documentos.

Una vez autorizada la eliminación o sustitución de soporte, y una vez que sea
ejecutiva la autorización publicada en el «Boletín Oficial del Estado», la correspondiente
unidad de la Dirección de este Instituto o la Dirección Provincial responsable de la
custodia de los documentos, según proceda, abrirá un expediente de eliminación de los
documentos o series documentales, conforme a lo establecido en los artículos 7 y 8 del
Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, el cual sólo podrá ejecutarse materialmente
cuando conste acreditada la conservación en soporte electrónico de las series
documentales que así lo tengan establecido.
Para iniciar dicho expediente de eliminación, es necesario que la Dirección Provincial
o Subdirección General que pretenda la eliminación siga los siguientes trámites:
1. Comunicar a la Dirección del ISM (Unidad Adjunta a Dirección), la intención de
llevar a cabo dicha eliminación indicando la serie o series documentales que se
pretenden eliminar, así como los años de dichas series, lugar donde se encuentra
ubicada la documentación a eliminar y volumen de la misma.
2. A la vista de dicha comunicación la citada unidad remitirá la documentación
necesaria para el inicio del expediente correspondiente a la serie o series documentales
a eliminar, así como las instrucciones oportunas.
La frecuencia periódica de este proceso de eliminación documental se determinará
en función de las propias necesidades de la unidad proponente, derivadas del volumen
acumulado de documentos y del espacio disponible, procurando cerrar secuencias de
años completos.
Quinto.

Ejemplares de muestra.

Deberá conservarse, en su formato original, un expediente de muestra por cada serie
documental por año y por cada centro (dirección provincial o Dirección), tanto en el caso
de que la autorización sea de eliminación, como en el caso de que sea de sustitución de
soporte. En el caso de modificación normativa que afecte a una determinada serie
documental, también se guardará un ejemplar.
Destrucción física o lógica de documentos.

Concluido el expediente de eliminación de documentos a que se refiere el apartado
anterior, la destrucción física de unidades o series documentales se llevará a cabo por el
órgano responsable del archivo en que se encuentren depositados, conforme a las
recomendaciones de la CSCDA para la eliminación de documentos administrativos en
papel o electrónicos, según sea el caso, en particular:
1. Empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de
los mismos y posterior utilización de la información que contienen, a efectos de
garantizar la protección de la intimidad de las personas y la defensa de los intereses de
la Administración. Por ello el proceso de destrucción deberá estar sometido a estrictos
controles que garanticen la seguridad, eficacia y confidencialidad del mismo.

cve: BOE-A-2024-23050
Verificable en https://www.boe.es

Sexto.