BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO
Núm. 268

Miércoles 6 de noviembre de 2024

Sec. III. Pág. 141944

En consecuencia, esta Dirección, en cumplimiento de las competencias y funciones
que le atribuye el Real Decreto 504/2011, de 8 de abril, de estructura orgánica y
funciones del Instituto Social de la Marina, resuelve:
Primero. Objeto y ámbito de aplicación.
El procedimiento de eliminación y conservación de los documentos en soporte papel
o electrónico por parte de los distintos órganos y unidades del Instituto Social de la
Marina (ISM), tanto centrales como periféricos, como responsables del archivo y custodia
de los expedientes tramitados dentro de su ámbito de competencias, una vez efectuada
la valoración correspondiente de los distintos documentos y series documentales que se
generan en este Instituto, se regirá por lo dispuesto en esta resolución.
Proceso de valoración documental.

1. Con la periodicidad necesaria serán objeto de valoración los documentos y
series documentales generados en el ISM, conforme a los criterios establecidos en los
anexos de esta resolución sobre plazos de vigencia y reglas de conservación, al objeto
de determinar la documentación que puede eliminarse total o parcialmente o, en su caso,
conservarse en soporte electrónico, como condición previa a su eliminación. Dicha
valoración implica el estudio y análisis de las características históricas, administrativas,
jurídicas, fiscales e informativas de la documentación.
Si las series documentales que se pretenden valorar corresponden a procedimientos
transversales o comunes a toda la Administración General del Estado, se consultará
previamente con la Dirección del ISM (Unidad Adjunta a Dirección) sobre la posibilidad
de encauzar la valoración a través del Grupo de Trabajo existente a este efecto en el
seno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA).
2. Una vez efectuada la propuesta de valoración documental, conforme a lo
establecido en el apartado anterior, se remitirá por el órgano responsable de dicha
valoración a la Dirección del ISM (Unidad Adjunta a Dirección), en el caso de que para la
correspondiente serie documental no exista dictamen favorable de la CSCDA, una
memoria sobre la documentación que pueda eliminarse o, en su caso, conservarse en
soporte original o electrónico. La memoria deberá contener los datos indicados en el
apartado 4.b) del artículo 4 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que
se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la
eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus
organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto
del original.
Asimismo, habrá de remitirse un ejemplar completo original de un expediente de
cada una de las distintas series documentales que se recojan en la memoria.
Deberá indicarse, además, si en la referida documentación se incluyen datos
relativos a la intimidad de las personas, datos médicos u otras características que se
consideren especialmente significativas.
Si el contenido del documento o documentos a eliminar tuviese relación con las
competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo Público, deberá contarse con
el informe preceptivo del mismo, según prevé el artículo 4.6 del Real Decreto 1164/2002,
de 8 de noviembre. En este caso, será la Dirección del Instituto Social de la Marina
(Unidad Adjunta a Dirección) quien solicitará el informe correspondiente.
Para llevar a cabo la valoración documental y la elaboración de la memoria sobre la
documentación a eliminar, se deberán cumplimentar los formularios facilitados por la
Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, a los que se puede
acceder a través de su página web, concretamente a través del enlace siguiente:
https://www.cultura.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/cscda/documentos/formularios.html

cve: BOE-A-2024-23050
Verificable en https://www.boe.es

Segundo.