BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO
Lunes 31 de octubre de 2022

Sec. III. Pág. 148495

El mercado ofrece numerosas herramientas para la comunicación, por lo que es
imprescindible definir unos estándares de uso de herramientas y comunicación entre las
personas en el entorno empresarial:
Teléfono: Es la herramienta que nos permite resolver de forma rápida situaciones en
las que el intercambio de correos se puede eternizar con sucesivos envíos y respuestas.
También es adecuado para temas urgentes que precisen una respuesta rápida.
Whatsapp: Es una herramienta para conversaciones (chats) de uno a uno o para
grupos, pero cuyo uso debe acotarse principalmente a la comunicación personal.
Siempre que sea posible, las comunicaciones corporativas se deben canalizar a través
de las herramientas habilitadas al efecto por la empresa: teléfono, correo electrónico
corporativo u otras herramientas colaborativas, como teams.
Correo electrónico: Es la herramienta tradicional de comunicación que, tras la
aparición de las herramientas colaborativas como teams, debería ser usada
exclusivamente en aquellas conversaciones de las que sea necesario tener una
constancia documental o bien deseemos archivar. También es adecuado para el
intercambio de documentos.
Teams: Es la herramienta colaborativa adecuada para la comunicación interna de la
compañía. Permite crear equipos bien sea para proyectos concretos o bien para grupos
homogéneos y también comunicarnos de forma directa con cualquier persona de la
compañía. Ofrece la posibilidad de chat, compartición de archivos, audio y
videoconferencias y además permite señalizar si estamos disponibles para conversar o
estamos ocupados. Es una herramienta muy versátil que nos permite estar conectados
con toda la organización.
Skype: Es una herramienta en desuso debido a que Microsoft, que es su propietario,
está apostando por TEAMS, más potente y con más funcionalidades, por lo que Teams
es la herramienta de uso preferente.
Buenas prácticas en el uso de las herramientas tecnológicas:
La falta de presencia física deberá ser compensada con buenas prácticas para
mantener la productividad personal y evitar problemas de comunicación con nuestros
colaboradores. A tal efecto es importante seguir las siguientes pautas:
Teams permite cambiar el estado entre varias opciones: disponible, ocupado,
ausente, etcétera. Es importante señalizar bien nuestro estado para que no suframos
interrupciones indeseadas. Por otro lado, antes de hacer cualquier llamada es importante
ver si nuestro interlocutor está disponible.
Antes de crear interminables epistolarios de correos y sus respuestas, evaluar si una
llamada telefónica o una audio/video-conferencia resolverá antes el problema.
Al responder un correo electrónico en el que aparecen varios destinatarios, hay que
evaluar si la respuesta debe enviarse a todos o únicamente al remitente, de lo contrario
se genera una cantidad innecesaria de spam.
Mantener la cortesía. Las respuestas o mensajes escuetos son un indicador de
órdenes despóticas o mensajes que se pueden considerar agresivos. Nunca estará de
más iniciar una conversación con un hola, buenos días o similar y terminar con un
saludo.
Seguridad en el uso de dispositivos móviles fuera del centro de trabajo:
Es necesario tomar ciertas medidas para mantener la seguridad y protección de los
equipos informáticos fuera del centro de trabajo y, consecuentemente, de los datos que
puedan albergar. De este modo:
No se deben dejar desatendidos los equipos portátiles en lugares públicos.
Se ha de evitar el acceso al ordenador corporativo por parte de terceros presentes en
el mismo lugar (familiares o amigos).
No se deben usar WiFi públicas.

cve: BOE-A-2022-17792
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Núm. 261