BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO
Martes 20 de septiembre de 2022

Sec. I. Pág. 129135

x) Gestión documental: conjunto de operaciones y de técnicas basadas en el
análisis de la producción, la tramitación y la evaluación de los documentos, que se
destina a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o la
transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su
tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.
y) Índice electrónico: relación de documentos electrónicos de un expediente
electrónico, firmada por la administración, el órgano o la entidad actuante, según
proceda, cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir
su recuperación siempre que sea necesario.
z) Metadatos: cualquier tipo de información de carácter instrumental asociada a un
documento electrónico e independiente del contenido de este, destinada al conocimiento
inmediato y automático de alguna de sus características, con el fin de contextualizar el
documento y de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación, la
interoperabilidad, la fiabilidad y la trazabilidad de este documento.
aa) Preservación digital: conjunto de procesos destinados a garantizar la
continuidad de los elementos del patrimonio digital durante el tiempo que se considere
necesario, con el fin de mantener la accesibilidad, la integridad, la autenticidad y la
disponibilidad, así como evitar la obsolescencia.
bb) Cuadro de clasificación: instrumento técnico de gestión que permite organizar la
documentación, de acuerdo con el principio de procedencia y atendiendo
preferentemente a criterios funcionales, así como normalizar la denominación de las
series documentales.
cc) Calificación: proceso incluido en la gestión documental, que contiene la
determinación de los documentos esenciales, la evaluación de los documentos y el
dictamen del organismo.
dd) Sello de tiempo: asignación por medios electrónicos de una fecha y hora a un
documento electrónico con la intervención de un prestador de servicios de certificación
que asegure la exactitud y la integridad de la marca de tiempo del documento.
ee) Selección documental: procedimiento mediante el cual se establece la
conservación o la eliminación de los documentos de una serie documental, después de
su identificación y valoración.
ff) Serie documental: conjunto de documentos, de estructura y contenidos
homogéneos, producido por una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones.
gg) Firma electrónica: conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a
otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del
firmante.
hh) Sistema archivístico: conjunto de órganos de las administraciones públicas y de
subsistemas autónomos, relacionados entre sí por órganos de coordinación, que
garantizan la identificación, la gestión, la conservación, la protección, el acceso y la
difusión del patrimonio documental.
ii) Sistema de archivos: conjunto de normas reguladoras, así como de órganos,
centros, servicios y archivos competentes en la gestión eficaz de los documentos y de
los archivos.
jj) Tablas de valoración documental: instrumentos que determinan, respecto a cada
serie documental, su código, denominación, órgano productor, función que ha dado lugar
a su existencia y plazos previstos para su transferencia, conservación, eliminación y
acceso.
kk) Trazabilidad: capacidad de conocer y reproducir a través de medios
electrónicos, la información relativa al estado de tramitación y a los documentos y actos
administrativos que forman parte de un determinado procedimiento.
ll) Transferencia documental: conjunto de operaciones por las cuales los
documentos, así como las responsabilidades derivadas de su custodia, pasan de una
fase de archivo a otra en función de las normas y los plazos establecidos.

cve: BOE-A-2022-15290
Verificable en https://www.boe.es

Núm. 226