I. Disposiciones generales. COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LAS ILLES BALEARS. Archivos. (BOE-A-2022-15290)
Ley 6/2022, de 5 de agosto, de archivos y gestión documental de las Illes Balears.
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BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO
Martes 20 de septiembre de 2022
Sec. I. Pág. 129134
i) Calendario de conservación y acceso: instrumento que identifica las series
documentales, precisa los criterios de selección y los plazos de conservación o
eliminación de los documentos y establece los criterios de acceso a estos.
j) Ciclo de vida de los documentos: las diferentes etapas por las cuales pasan los
documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento
establecido o, si procede, su conservación permanente.
k) Colección documental: conjunto artificial de documentos, de la misma o de
diferente procedencia, reunidos por un coleccionista o en un archivo por motivos de
conservación, por su especial interés o por cualquier otro criterio subjetivo.
l) Digitalización: proceso tecnológico que permite convertir un documento en
soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que
contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
m) Documento: cualquier expresión de lenguaje oral o escrito, natural o codificado,
y cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen, almacenada en cualquier tipo de
soporte material. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones, como también
las obras de creación y de investigación editadas, o los que se consideren
exclusivamente patrimonio bibliográfico.
n) Documento compuesto: es una unidad formada por varios documentos simples,
referidos a un mismo tema, actividad o asunto (expediente o registro).
o) Documento electrónico: información de cualquier naturaleza en formato
electrónico, recogida en un soporte electrónico según un formato determinado y
susceptible de identificación y tratamiento diferenciado, de acuerdo con el régimen
previsto en el artículo 26.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento
administrativo común de las administraciones públicas (y con los metadatos recogidos en
la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública,
por la cual se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento
Electrónico).
p) Documento simple: se refiere a la unidad documental archivística más pequeña
que existe, que consta de un único hecho documentado, productor documental y única
fecha de producción.
q) Documentación en fase activa: documentación que una unidad administrativa
tramita o utiliza habitualmente en sus actividades.
r) Documentación en fase semiactiva: documentación que, una vez concluida la
tramitación administrativa ordinaria, no es utilizada de manera habitual en su actividad
por la unidad que la ha generado.
s) Documentación inactiva o histórica: documentación que, una vez concluida la
vigencia administrativa, tiene valores primordialmente informativos o culturales.
t) Eliminación o expurgo: proceso de destrucción o borrado de documentos y datos,
aplicado de acuerdo con lo estipulado en el calendario de conservación y acceso.
u) Expediente: conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirve de
antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias
encaminadas a ejecutar esta resolución.
v) Expediente electrónico: conjunto ordenado y autenticado de documentos y
actuaciones electrónicos que sirven de antecedente y fundamento para la resolución
administrativa y para las diligencias encaminadas a ejecutarla, el índice electrónico
numerado de todos los documentos que contiene y la copia electrónica certificada de la
resolución adoptada, de acuerdo con el régimen previsto en el artículo 70 de la
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las
administraciones públicas, y en el artículo 51 del Real decreto 203/2021, de 30 de
marzo, por el cual se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector
público por medios electrónicos.
w) Fondo documental: conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso
natural, producidos o recibos por una persona física o jurídica, pública o privada, a lo
largo de su existencia, y que se pone al servicio del mismo productor de la información y
de la investigación.
cve: BOE-A-2022-15290
Verificable en https://www.boe.es
Núm. 226
Martes 20 de septiembre de 2022
Sec. I. Pág. 129134
i) Calendario de conservación y acceso: instrumento que identifica las series
documentales, precisa los criterios de selección y los plazos de conservación o
eliminación de los documentos y establece los criterios de acceso a estos.
j) Ciclo de vida de los documentos: las diferentes etapas por las cuales pasan los
documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento
establecido o, si procede, su conservación permanente.
k) Colección documental: conjunto artificial de documentos, de la misma o de
diferente procedencia, reunidos por un coleccionista o en un archivo por motivos de
conservación, por su especial interés o por cualquier otro criterio subjetivo.
l) Digitalización: proceso tecnológico que permite convertir un documento en
soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que
contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
m) Documento: cualquier expresión de lenguaje oral o escrito, natural o codificado,
y cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen, almacenada en cualquier tipo de
soporte material. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones, como también
las obras de creación y de investigación editadas, o los que se consideren
exclusivamente patrimonio bibliográfico.
n) Documento compuesto: es una unidad formada por varios documentos simples,
referidos a un mismo tema, actividad o asunto (expediente o registro).
o) Documento electrónico: información de cualquier naturaleza en formato
electrónico, recogida en un soporte electrónico según un formato determinado y
susceptible de identificación y tratamiento diferenciado, de acuerdo con el régimen
previsto en el artículo 26.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento
administrativo común de las administraciones públicas (y con los metadatos recogidos en
la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública,
por la cual se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento
Electrónico).
p) Documento simple: se refiere a la unidad documental archivística más pequeña
que existe, que consta de un único hecho documentado, productor documental y única
fecha de producción.
q) Documentación en fase activa: documentación que una unidad administrativa
tramita o utiliza habitualmente en sus actividades.
r) Documentación en fase semiactiva: documentación que, una vez concluida la
tramitación administrativa ordinaria, no es utilizada de manera habitual en su actividad
por la unidad que la ha generado.
s) Documentación inactiva o histórica: documentación que, una vez concluida la
vigencia administrativa, tiene valores primordialmente informativos o culturales.
t) Eliminación o expurgo: proceso de destrucción o borrado de documentos y datos,
aplicado de acuerdo con lo estipulado en el calendario de conservación y acceso.
u) Expediente: conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirve de
antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias
encaminadas a ejecutar esta resolución.
v) Expediente electrónico: conjunto ordenado y autenticado de documentos y
actuaciones electrónicos que sirven de antecedente y fundamento para la resolución
administrativa y para las diligencias encaminadas a ejecutarla, el índice electrónico
numerado de todos los documentos que contiene y la copia electrónica certificada de la
resolución adoptada, de acuerdo con el régimen previsto en el artículo 70 de la
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las
administraciones públicas, y en el artículo 51 del Real decreto 203/2021, de 30 de
marzo, por el cual se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector
público por medios electrónicos.
w) Fondo documental: conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso
natural, producidos o recibos por una persona física o jurídica, pública o privada, a lo
largo de su existencia, y que se pone al servicio del mismo productor de la información y
de la investigación.
cve: BOE-A-2022-15290
Verificable en https://www.boe.es
Núm. 226
