BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO
Martes 20 de septiembre de 2022

Sec. I. Pág. 129156

Artículo 55. Archivo electrónico único de cada una de las administraciones públicas y
custodia de documentos electrónicos en el Sistema Archivístico de las Illes Balears.
1. Cada uno de los subsistemas archivísticos de las Illes Balears deberá garantizar,
mediante la creación de un archivo electrónico único para cada una de las
administraciones públicas, la custodia, la conservación y la preservación de los
documentos electrónicos de titularidad pública, en cumplimiento de lo dispuesto en el
artículo 17 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común
de las administraciones públicas; en el artículo 46 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de
régimen jurídico del sector público; y en los artículos 54 y 55 del Real decreto 203/2021,
de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del
sector público por medios electrónicos.
2. El archivo electrónico único deberá disponer de los medios personales,
materiales y tecnológicos necesarios para almacenar los documentos de una manera
segura, y facilitará a los archivos que son depositarios de ellos o que los gestionan el
cumplimiento de las funciones que les corresponden en relación con dichos documentos.
Artículo 56. Características y garantías esenciales de la gestión documental
electrónica.
1. Las administraciones públicas de las Illes Balears y las otras entidades a las que
deba aplicarse esta ley tienen que garantizar que los documentos electrónicos sean fiables,
auténticos, integrales y accesibles, además de garantizar su conservación y preservación.
2. Los sistemas de gestión y tramitación administrativas deben asegurar la
vinculación de unos documentos con otros en el lugar y el orden que les correspondan
en su expediente en papel, mixto o híbrido, o electrónico, y tienen que demostrar su
ubicación en el procedimiento y el contexto en el que se producen.
3. Cuando los documentos ya no sean necesarios para el desarrollo de la gestión
administrativa y el rendimiento de las funciones de las administraciones públicas de las
Illes Balears y de las entidades a las que sea de aplicación esta ley, los documentos
electrónicos deberán conservarse y preservarse en entornos seguros, por lo que los
expedientes electrónicos, los documentos y los índices se integrarán en el sistema de
gestión documental que corresponda, el cual deberá prever la existencia de un
repositorio corporativo de documentos y expedientes electrónicos.
Artículo 57. Funciones específicas de los sistemas de gestión documental en relación
con los documentos electrónicos.
1. En relación con los documentos electrónicos, los sistemas de gestión
documental ejercerán las siguientes funciones:
a) Custodiar y mantener los documentos electrónicos en entornos seguros y
asegurar el acceso a los mismos.
b) Participar en la planificación de los sistemas de gestión y tramitación
administrativas.
c) Asegurar que los documentos electrónicos sean fiables y auténticos, que se
conserven correctamente hasta el momento establecido para su destrucción o
transferencia y que estas cualidades se puedan demostrar mediante mecanismos de
evaluación adecuados.
d) Coordinar el desarrollo de procedimientos para evaluar, seleccionar y conservar
los documentos electrónicos.
e) Autenticar los documentos resultantes de los procesos de digitalización y el
procedimiento inverso.
2. Para el ejercicio de estas funciones, las administraciones públicas de las Illes
Balears y las entidades adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias para
integrar adecuadamente los sistemas y las plataformas de gestión y producción

cve: BOE-A-2022-15290
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Núm. 226