BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO
Núm. 226

Martes 20 de septiembre de 2022
2.

Sec. I. Pág. 129154

De acuerdo con el apartado anterior, la gestión documental implica:

a) La definición de los sistemas de información, con el objetivo de garantizar la
capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que tienen que
asociarse al documento para una adecuada gestión archivística.
b) La regulación de los procedimientos, con el objeto de determinar los criterios de
evaluación para la selección, para la transferencia de custodia y para el acceso.
c) El diseño de los documentos, para garantizar su autenticidad, fiabilidad,
integridad, disponibilidad y contextualización.
Artículo 48. Aplicación de la gestión documental.
1. La gestión documental en el ámbito de las Illes Balears es común y está
integrada en la gestión administrativa.
2. De acuerdo con el carácter transversal de la gestión documental, en las
funciones y los procesos reglados tienen que participar todas las personas responsables
de la gestión administrativa y de la custodia de los documentos de titularidad pública.
3. Las funciones de la gestión documental se aplicarán a todos los archivos del
Sistema Archivístico de las Illes Balears. Estas funciones deberán incorporar las
tecnologías de la información y de la comunicación propias de la administración
electrónica.
4. Las administraciones públicas de las Illes Balears, en sus respectivos ámbitos,
tienen que fomentar el uso de sistemas de información para la gestión de los
documentos de titularidad pública y aprobar una política de gestión documental, de
acuerdo con las funciones de la gestión documental, con las normas archivísticas y con
los principios técnicos que establezca la Comisión Técnica Interinsular de Archivos.
CAPÍTULO II
Gestión de los documentos electrónicos en los archivos públicos
Artículo 49.

Expedientes electrónicos.

1. Todos los expedientes electrónicos tienen que incorporar un índice electrónico,
firmado o sellado por el órgano actuante. Dicho índice garantiza la integridad del
expediente electrónico y permite su recuperación siempre que sea preciso. Se admite
que un mismo documento forme parte de diferentes expedientes electrónicos.
2. En el caso de los expedientes mixtos o híbridos, se garantizará la integridad de
la relación entre los documentos electrónicos y los documentos convencionales que lo
forman, con independencia del cuidado particularizado que cada uno requiera por la
condición de su forma y soporte.
3. La remisión física de expedientes, como trámite administrativo o por
requerimiento judicial, se podrá sustituir a todos los efectos legales por la acción de
remitir su copia electrónica, por medio de las tecnologías adecuadas, de acuerdo con el
apartado tercero del artículo 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento
administrativo común de las administraciones públicas.
Formatos de los documentos electrónicos.

1. Con el objetivo de garantizar su preservación y conservación, el documento
electrónico debe preservarse y conservarse en un formato correspondiente a un
estándar abierto que mantenga la integridad del contenido del documento a lo largo del
tiempo.
2. La selección de formatos de documento electrónico normalizados y perdurables
para asegurar la independencia de los datos de los soportes debe realizarse de acuerdo
con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las normas técnicas
que lo desarrollan.

cve: BOE-A-2022-15290
Verificable en https://www.boe.es

Artículo 50.