BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO
Martes 20 de septiembre de 2022

Sec. I. Pág. 129129

Han contribuido a este proceso evolutivo las reformas legislativas operadas por la
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las
administraciones públicas; la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del
sector público; y el Real decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el
Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos;
que, sin ser normas específicas de materia archivística, tienen una incidencia relevante
en este ámbito en cuanto a la gestión documental y al documento electrónico.
Ante la gestión tradicional de la documentación en papel, la administración
electrónica no tiene la posibilidad de actuar de forma eficaz si no se organiza con un
sistema preciso de clasificación y ordenación de los documentos dentro de los archivos
electrónicos, donde se centraliza toda la documentación, y el sistema de acceso por
parte de la propia administración a los expedientes que tramita o a los que ya han
finalizado. En consecuencia, es imprescindible dotarlo de un sistema de descripción y
clasificación de documentos y procedimientos administrativos, que no puede ser otro que
el sistema de evaluación y calificación de la documentación producida por el sistema de
gestión documental.
La implementación efectiva de la administración electrónica requiere que el
tratamiento archivístico se incorpore al contexto de creación de los documentos: la
tramitación electrónica. Los documentos electrónicos se tienen que clasificar, identificar y
describir unívocamente así como se van creando, y cuando se cierran se «transfieren»
desde el entorno o repositorio de tramitación al Archivo Electrónico Único (AEU) para su
preservación, si corresponde, de acuerdo con el calendario de conservación.
Desaparecen de este modo las tres fases de tratamiento tradicionales al desplazarse el
tratamiento archivístico al entorno de tramitación. El Archivo Electrónico Único es, y tiene
que ser entendido, como una parte más del Sistema Integral de Archivo de una entidad u
organismo público.
Por otro lado, la obligación de colaboración entre administraciones públicas
establecida por las leyes antes mencionadas prevé el sistema de intercambio de
documentos entre las administraciones, mediante el Esquema Nacional de
Interoperabilidad, que también pone de relieve la necesidad de utilización del sistema de
evaluación y calificación de los documentos electrónicos producidos por el sistema de
gestión documental, que incluye un esquema de los metadatos necesarios. Hay que
recordar que el Esquema Nacional de Interoperabilidad recoge la obligatoriedad de que
las administraciones públicas implanten procesos de gestión documental: captura de
documentos, registro legal de documentos, clasificación de documentos, descripción de
documentos, calificación de documentos, acceso a documentos, conservación de
documentos, transferencia de documentos y destrucción o eliminación de documentos.
Es decir, nuevos procesos de gestión documental de obligado cumplimiento para las
administraciones públicas que son propios del ámbito de la archivística y que, por lo
tanto, se incorporan en esta ley.
A manera de resumen, los ejes fundamentales de esta ley son:
1. Reforzar las consideraciones legales sobre el patrimonio documental de las Illes
Balears.
2. Actualizar la estructura del Sistema Archivístico de las Illes Balears.
3. Identificar los subsistemas archivísticos de la comunidad autónoma de las Illes
Balears.
4. Reforzar la importancia de la evaluación y la calificación de los documentos en
relación con la gestión y el archivo de estos.
5. Reconocer la trascendencia de la actividad de gestión documental y archivística
en los procedimientos administrativos, incluyendo la actividad de la administración
electrónica. Y, en consecuencia, incluir expresamente, en el ámbito de la gestión
documental y de archivo, la documentación electrónica y, si hace falta, identificar sus
especialidades.
6. Reconocer la necesidad de dotar con medios materiales y de personal el
Sistema Archivístico de las Illes Balears.

cve: BOE-A-2022-15290
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Núm. 226