Sección I - Administración Local. Provincia. Diputación Provincial de Cáceres. (BOP-2021-1136)
BOP-2021-1136 Política de gestión de documentos electrónicos de la Excma. Diputación Provincial de Cáceres.
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Política de gestión de documentos electrónicos
4.8.3 Medidas de protección de soportes previstas en el ENS
La transferencia de los expedientes de los procedimientos administrativos y sus
documentos desde los sistemas de gestión de expedientes al Sistema de Gestión de Archivos,
se llevará a cabo de conformidad con el calendario de conservación, una vez hayan concluido
su tramitación y el área productora deje de precisar la información para el ejercicio de su
actividad.
En ese momento, se producirá un cambio formal de custodia, garantizando el
responsable del área productora que los documentos y expedientes electrónicos que se
transfieren al repositorio electrónico son auténticos, íntegros, fiables y utilizables, garantía que
podrá ser sometida al escrutinio del responsable del Archivo antes de aceptar la transferencia
La transferencia a un repositorio o archivo permanente implicará la conversión de los
documentos y expedientes electrónicos a uno de los formatos admitidos en la Resolución de 3
de octubre de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se
aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares, siempre que sea
posible en formato XML. Dicha conversión se llevará a cabo de conformidad con lo dispuesto
en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública,
por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado
auténtico y conversión entre documentos electrónicos.
Se realizará teniendo presente las medidas de protección de los soportes de información
previstas en el Esquema Nacional de Seguridad, en particular, los mecanismos de autenticidad,
integridad y trazabilidad implantados, y demás normativa que pueda ser de aplicación.
4.8.4 Transferencia a través de paquetes de información]
La transferencia mediante redes telemáticas constará de paquetes de datos que
contendrán los expedientes o documentos a transferir de acuerdo con un formato acordado,
partiendo de los dispuesto en las Norma Técnica de Interoperabilidad y en normas
internacionales como OAIS (ISO 14721).
4.8.5 Definición de un protocolo / procedimiento de transferencia
La Diputación de Cáceres definirá un procedimiento de transferencia de documentos y
expedientes electrónicos a los distintos archivos del Sistema.
4.9. Destrucción o eliminación
4.9.1 Definición
A los efectos del presente documento, se entiende por borrado, el procedimiento de
eliminación de los datos o ficheros de un soporte o conjunto de soportes, permitiendo su
reutilización, y por destrucción, el proceso de destrucción física de un soporte de
Innovación y Provincia Digital Página 29 de 46
CVE:
BOP-2021-1136
Verificable
en:
http://bop.dip-caceres.es
Miércoles, 17 de marzo de 2021
N.º 0052
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4.8.3 Medidas de protección de soportes previstas en el ENS
La transferencia de los expedientes de los procedimientos administrativos y sus
documentos desde los sistemas de gestión de expedientes al Sistema de Gestión de Archivos,
se llevará a cabo de conformidad con el calendario de conservación, una vez hayan concluido
su tramitación y el área productora deje de precisar la información para el ejercicio de su
actividad.
En ese momento, se producirá un cambio formal de custodia, garantizando el
responsable del área productora que los documentos y expedientes electrónicos que se
transfieren al repositorio electrónico son auténticos, íntegros, fiables y utilizables, garantía que
podrá ser sometida al escrutinio del responsable del Archivo antes de aceptar la transferencia
La transferencia a un repositorio o archivo permanente implicará la conversión de los
documentos y expedientes electrónicos a uno de los formatos admitidos en la Resolución de 3
de octubre de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se
aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares, siempre que sea
posible en formato XML. Dicha conversión se llevará a cabo de conformidad con lo dispuesto
en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública,
por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado
auténtico y conversión entre documentos electrónicos.
Se realizará teniendo presente las medidas de protección de los soportes de información
previstas en el Esquema Nacional de Seguridad, en particular, los mecanismos de autenticidad,
integridad y trazabilidad implantados, y demás normativa que pueda ser de aplicación.
4.8.4 Transferencia a través de paquetes de información]
La transferencia mediante redes telemáticas constará de paquetes de datos que
contendrán los expedientes o documentos a transferir de acuerdo con un formato acordado,
partiendo de los dispuesto en las Norma Técnica de Interoperabilidad y en normas
internacionales como OAIS (ISO 14721).
4.8.5 Definición de un protocolo / procedimiento de transferencia
La Diputación de Cáceres definirá un procedimiento de transferencia de documentos y
expedientes electrónicos a los distintos archivos del Sistema.
4.9. Destrucción o eliminación
4.9.1 Definición
A los efectos del presente documento, se entiende por borrado, el procedimiento de
eliminación de los datos o ficheros de un soporte o conjunto de soportes, permitiendo su
reutilización, y por destrucción, el proceso de destrucción física de un soporte de
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Miércoles, 17 de marzo de 2021
N.º 0052
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