Sección I - Administración Local. Provincia. Diputación Provincial de Cáceres. (BOP-2021-1136)
BOP-2021-1136 Política de gestión de documentos electrónicos de la Excma. Diputación Provincial de Cáceres.
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No ocultamos, cambiamos o tergiversamos la información, simplemente somos un altavoz organizado de los boletines oficiales de España.
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Política de gestión de documentos electrónicos
conservados, así como sus metadatos asociados, que considere las actuaciones que sea
necesario desarrollar en el momento de la emergencia, así como las que se deben implantar
para superar las consecuencias de un desastre, hasta que la organización recupere la
normalidad en el ejercicio de su actividad.
4.7.5 Sistema de Archivo Electrónico
El Sistema de Gestión de Archivo Electrónico será complementario, y equivalente en
cuanto a su función, a los archivos convencionales. En este sistema se conservarán y
administrarán datos, documentos y sus metadatos, garantizando su accesibilidad,
disponibilidad, integridad, legibilidad y autenticidad de los documentos electrónicos a lo largo
del tiempo, independientemente de los soportes de almacenamiento o los formatos de los
ficheros.
4.7.6 Adhesión a las soluciones tecnológicas del Estado
El software o aplicación que se utilice para la administración y gestión el archivo definitivo
de expedientes y documentos electrónicos, deberá cumplir con lo dispuesto al respecto en el
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad. Conforme a lo establecido por la Disposición adicional segunda de la Ley
39/2015 se promoverá la adhesión de la Diputación a las plataformas y soluciones ofrecidas
para este fin por la Administración General del Estado.
4.8. Transferencia
4.8.1 Definición
En el contexto de esta Política, la transferencia es el “procedimiento habitual de ingreso
de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez
que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la
valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos” .
En el ámbito electrónico, junto con el contenido informativo, se transferirán también los
metadatos de los documentos y expedientes transferidos, así como las firmas y sus metadatos,
que podrán conservarse unidas al contenido informativo o separadas, dependiendo del grado
de riesgo que el formato de firma utilizado implique para la longevidad de documentos y
expedientes electrónicos.
4.8.2 Objetivo de la transferencia
La transferencia de documentos y expedientes entre repositorios o archivos electrónicos,
que comporta también la de la responsabilidad de su custodia, tiene como objetivo el facilitar el
paso de los documentos a través de los diferentes archivos del sistema, de manera que
puedan recibir el tratamiento adecuado en el momento de su ciclo de vida.
Innovación y Provincia Digital Página 28 de 46
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BOP-2021-1136
Verificable
en:
http://bop.dip-caceres.es
Miércoles, 17 de marzo de 2021
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conservados, así como sus metadatos asociados, que considere las actuaciones que sea
necesario desarrollar en el momento de la emergencia, así como las que se deben implantar
para superar las consecuencias de un desastre, hasta que la organización recupere la
normalidad en el ejercicio de su actividad.
4.7.5 Sistema de Archivo Electrónico
El Sistema de Gestión de Archivo Electrónico será complementario, y equivalente en
cuanto a su función, a los archivos convencionales. En este sistema se conservarán y
administrarán datos, documentos y sus metadatos, garantizando su accesibilidad,
disponibilidad, integridad, legibilidad y autenticidad de los documentos electrónicos a lo largo
del tiempo, independientemente de los soportes de almacenamiento o los formatos de los
ficheros.
4.7.6 Adhesión a las soluciones tecnológicas del Estado
El software o aplicación que se utilice para la administración y gestión el archivo definitivo
de expedientes y documentos electrónicos, deberá cumplir con lo dispuesto al respecto en el
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad. Conforme a lo establecido por la Disposición adicional segunda de la Ley
39/2015 se promoverá la adhesión de la Diputación a las plataformas y soluciones ofrecidas
para este fin por la Administración General del Estado.
4.8. Transferencia
4.8.1 Definición
En el contexto de esta Política, la transferencia es el “procedimiento habitual de ingreso
de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez
que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la
valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos” .
En el ámbito electrónico, junto con el contenido informativo, se transferirán también los
metadatos de los documentos y expedientes transferidos, así como las firmas y sus metadatos,
que podrán conservarse unidas al contenido informativo o separadas, dependiendo del grado
de riesgo que el formato de firma utilizado implique para la longevidad de documentos y
expedientes electrónicos.
4.8.2 Objetivo de la transferencia
La transferencia de documentos y expedientes entre repositorios o archivos electrónicos,
que comporta también la de la responsabilidad de su custodia, tiene como objetivo el facilitar el
paso de los documentos a través de los diferentes archivos del sistema, de manera que
puedan recibir el tratamiento adecuado en el momento de su ciclo de vida.
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Miércoles, 17 de marzo de 2021
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