Sección I - Administración Local. Provincia. Diputación Provincial de Cáceres. (BOP-2021-1136)
BOP-2021-1136 Política de gestión de documentos electrónicos de la Excma. Diputación Provincial de Cáceres.
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Política de gestión de documentos electrónicos
4.7. Conservación
4.7.1 Definición
En el contexto de esta Política, la conservación es el conjunto de operaciones que se
requieren para asegurar la preservación de los documentos, expedientes y evidencias
electrónicas y sus metadatos asociados, así como su valor probatorio a lo largo del tiempo.
4.7.2 Plazos de conservación
El período de conservación de los documentos tendrá en cuenta los plazos establecidos
en el dictamen de la Comisión de Valoración Documental de Diputación de acuerdo con la
legislación vigente, las normas administrativas y obligaciones jurídicas que sean de aplicación
en cada caso, y según lo establecido en el calendario de conservación de documentos de la
Diputación.
4.7.3 Estrategia de conservación
Se adoptará una estrategia de conservación, en la que se describan los requisitos y
procedimientos para llevar a cabo las operaciones orientadas a evitar la degradación o pérdida
de las características de los documentos y su contenido, así como de sus metadatos
asociados, que incluirá lo previsto sobre copias de seguridad; junto con las medidas de
protección de la información, de protección de los soportes de información, y, en cualquier
caso, de protección de datos de carácter personal según lo dispuesto en la Ley Orgánica
3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales y su normativa
de desarrollo.
Ello hace necesario realizar periódicamente procesos de control y actualización para
evitar, por un lado, la caducidad de las firmas electrónicas y, por otro, la obsolescencia de los
formatos de los documentos electrónicos. Esta estrategia atenderá a lo dispuesto en los
Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad.
La estrategia de conservación deberá ser revisada periódicamente y se ajustará a las
necesidades y normativa específica de la organización, así como a lo establecido en la Norma
Técnica de Interoperabilidad de Procedimiento de copiado auténtico y conversión entre
documentos electrónicos.
4.7.4 Plan de continuidad o contingencias
Asimismo, y conforme a lo establecido en el Esquema Nacional de Seguridad, y
proporcionalmente a los riesgos a los que estén expuestos los documentos, la entidad
elaborará un plan de contingencias para preservar documentos y expedientes electrónicos
Innovación y Provincia Digital Página 27 de 46
CVE:
BOP-2021-1136
Verificable
en:
http://bop.dip-caceres.es
Miércoles, 17 de marzo de 2021
N.º 0052
Pág. 5206
4.7. Conservación
4.7.1 Definición
En el contexto de esta Política, la conservación es el conjunto de operaciones que se
requieren para asegurar la preservación de los documentos, expedientes y evidencias
electrónicas y sus metadatos asociados, así como su valor probatorio a lo largo del tiempo.
4.7.2 Plazos de conservación
El período de conservación de los documentos tendrá en cuenta los plazos establecidos
en el dictamen de la Comisión de Valoración Documental de Diputación de acuerdo con la
legislación vigente, las normas administrativas y obligaciones jurídicas que sean de aplicación
en cada caso, y según lo establecido en el calendario de conservación de documentos de la
Diputación.
4.7.3 Estrategia de conservación
Se adoptará una estrategia de conservación, en la que se describan los requisitos y
procedimientos para llevar a cabo las operaciones orientadas a evitar la degradación o pérdida
de las características de los documentos y su contenido, así como de sus metadatos
asociados, que incluirá lo previsto sobre copias de seguridad; junto con las medidas de
protección de la información, de protección de los soportes de información, y, en cualquier
caso, de protección de datos de carácter personal según lo dispuesto en la Ley Orgánica
3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales y su normativa
de desarrollo.
Ello hace necesario realizar periódicamente procesos de control y actualización para
evitar, por un lado, la caducidad de las firmas electrónicas y, por otro, la obsolescencia de los
formatos de los documentos electrónicos. Esta estrategia atenderá a lo dispuesto en los
Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad.
La estrategia de conservación deberá ser revisada periódicamente y se ajustará a las
necesidades y normativa específica de la organización, así como a lo establecido en la Norma
Técnica de Interoperabilidad de Procedimiento de copiado auténtico y conversión entre
documentos electrónicos.
4.7.4 Plan de continuidad o contingencias
Asimismo, y conforme a lo establecido en el Esquema Nacional de Seguridad, y
proporcionalmente a los riesgos a los que estén expuestos los documentos, la entidad
elaborará un plan de contingencias para preservar documentos y expedientes electrónicos
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