Sección I - Administración Local. Provincia. Diputación Provincial de Cáceres. (BOP-2021-1136)
BOP-2021-1136 Política de gestión de documentos electrónicos de la Excma. Diputación Provincial de Cáceres.
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Política de gestión de documentos electrónicos
• Aunque no tengan firma, se debe obtener el hash del documento, como garantía de su
integridad.
• El índice electrónico recopilará el identificador, la huella, la fecha de los documentos y el
orden dentro de la agrupación.
• En la medida de lo posible, se asignarán metadatos análogos a los obligatorios de
expedientes electrónicos.
4.3.6 Documentos simples
También es posible aplicar la clasificación documental a documentos simples, que no
estén integrados en un expediente electrónico ni en una agregación documental. Su
tratamiento a efectos de gestión debe reunir las siguientes características:
• Solo se deben almacenar documentos finales, excluyendo los de otra naturaleza, como
los borradores de los documentos.
• Los documentos deben estar dotados de un identificador único.
• Todos los documentos deben estar fechados.
• Todos los documentos deben estar firmados electrónicamente.
• Deben tener asignados los metadatos correspondientes según a la Norma Técnica de
Interoperabilidad de Documento Electrónico.
4.4. Descripción
4.4.1 Definición y fundamentación
El proceso de descripción de documentos y expedientes tiene como objeto la
identificación y la organización de la información necesaria para la recuperación del contenido
de los documentos y su contexto durante todo su ciclo de vida.
La descripción se fundamentará en la correcta asignación de metadatos, en la medida en
que describen el contexto, el contenido y la estructura de los mismos y su utilización a lo largo
del tiempo.
Los metadatos de gestión de documentos electrónicos se articularán en esquemas de
metadatos, indicando la obligatoriedad de su implementación: obligatorio, complementario,
opcional, y responderán a las particularidades y necesidades específicas de gestión de la
Diputación
Igualmente, con el objeto de regular la descripción de aquellos datos que por su
naturaleza sean susceptibles de ser normalizados, el proceso de descripción se podrá
complementar con otros recursos como son vocabularios controlados de descriptores,
nombres de personas físicas y jurídicas, lugares, materias, tipologías documentales o reglas
Innovación y Provincia Digital Página 22 de 46
CVE:
BOP-2021-1136
Verificable
en:
http://bop.dip-caceres.es
Miércoles, 17 de marzo de 2021
N.º 0052
Pág. 5201
• Aunque no tengan firma, se debe obtener el hash del documento, como garantía de su
integridad.
• El índice electrónico recopilará el identificador, la huella, la fecha de los documentos y el
orden dentro de la agrupación.
• En la medida de lo posible, se asignarán metadatos análogos a los obligatorios de
expedientes electrónicos.
4.3.6 Documentos simples
También es posible aplicar la clasificación documental a documentos simples, que no
estén integrados en un expediente electrónico ni en una agregación documental. Su
tratamiento a efectos de gestión debe reunir las siguientes características:
• Solo se deben almacenar documentos finales, excluyendo los de otra naturaleza, como
los borradores de los documentos.
• Los documentos deben estar dotados de un identificador único.
• Todos los documentos deben estar fechados.
• Todos los documentos deben estar firmados electrónicamente.
• Deben tener asignados los metadatos correspondientes según a la Norma Técnica de
Interoperabilidad de Documento Electrónico.
4.4. Descripción
4.4.1 Definición y fundamentación
El proceso de descripción de documentos y expedientes tiene como objeto la
identificación y la organización de la información necesaria para la recuperación del contenido
de los documentos y su contexto durante todo su ciclo de vida.
La descripción se fundamentará en la correcta asignación de metadatos, en la medida en
que describen el contexto, el contenido y la estructura de los mismos y su utilización a lo largo
del tiempo.
Los metadatos de gestión de documentos electrónicos se articularán en esquemas de
metadatos, indicando la obligatoriedad de su implementación: obligatorio, complementario,
opcional, y responderán a las particularidades y necesidades específicas de gestión de la
Diputación
Igualmente, con el objeto de regular la descripción de aquellos datos que por su
naturaleza sean susceptibles de ser normalizados, el proceso de descripción se podrá
complementar con otros recursos como son vocabularios controlados de descriptores,
nombres de personas físicas y jurídicas, lugares, materias, tipologías documentales o reglas
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