Sección I - Administración Local. Provincia. Diputación Provincial de Cáceres. (BOP-2021-1136)
BOP-2021-1136 Política de gestión de documentos electrónicos de la Excma. Diputación Provincial de Cáceres.
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Política de gestión de documentos electrónicos
único documento, o como documentos independientes vinculados entre sí.
• Una vez cerrado, el expediente electrónico quedará foliado mediante un índice
electrónico en el que quedarán reflejados todos los documentos que lo componen.
Dicho índice será firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, que
garantiza así la integridad del expediente. El índice electrónico de los expedientes debe
reflejar al menos:
◦ Fecha de generación del índice
◦ Para cada documento electrónico: su identificador, su huella digital, resumen y,
opcionalmente, la fecha de incorporación al expediente y el orden del documento
◦ Si es el caso, la disposición de los documentos en carpetas y expedientes
electrónicos anidados.
◦ La firma del índice electrónico por la Administración, órgano o entidad actuante,
mediante los sistemas de firma previstos en la normativa vigente.
Los órganos administrativos podrán añadir elementos complementarios a la
estructura del índice, siempre que ello no afecte a la interoperabilidad del
expediente.
4.3.5.2 Agrupaciones documentales
El apartado II.2 de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico
define las agrupaciones documentales como aquellos conjuntos de documentos electrónicos
que, habiendo sido creados al margen de un procedimiento reglado, se hubiesen formado
mediante agregación, como resultado de una secuencia de actuaciones coherentes que
conducen a un resultado específico.
Debido a que no son consecuencia de un procedimiento, podrán carecer de valor jurídico
y, por ello, su formalización como documentos administrativos electrónicos (con contenido,
firma y metadatos) seguramente será excepcional. No obstante, su tratamiento a efectos de
gestión documental debe ser análogo al de los expedientes sujetos a procedimiento, lo que
exigirá que reúna las siguientes características:
• Sólo deben integrarse en la agrupación documentos finales, se deben excluir los
borradores.
• Los documentos deben estar dotados de un identificador único.
• Todos los documentos deben estar fechados.
• La agrupación documental debe considerarse cerrada en un momento determinado, sin
admitir nuevos documentos.
• Los documentos deben reseñarse también en un índice electrónico.
Innovación y Provincia Digital Página 21 de 46
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BOP-2021-1136
Verificable
en:
http://bop.dip-caceres.es
Miércoles, 17 de marzo de 2021
N.º 0052
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único documento, o como documentos independientes vinculados entre sí.
• Una vez cerrado, el expediente electrónico quedará foliado mediante un índice
electrónico en el que quedarán reflejados todos los documentos que lo componen.
Dicho índice será firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, que
garantiza así la integridad del expediente. El índice electrónico de los expedientes debe
reflejar al menos:
◦ Fecha de generación del índice
◦ Para cada documento electrónico: su identificador, su huella digital, resumen y,
opcionalmente, la fecha de incorporación al expediente y el orden del documento
◦ Si es el caso, la disposición de los documentos en carpetas y expedientes
electrónicos anidados.
◦ La firma del índice electrónico por la Administración, órgano o entidad actuante,
mediante los sistemas de firma previstos en la normativa vigente.
Los órganos administrativos podrán añadir elementos complementarios a la
estructura del índice, siempre que ello no afecte a la interoperabilidad del
expediente.
4.3.5.2 Agrupaciones documentales
El apartado II.2 de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico
define las agrupaciones documentales como aquellos conjuntos de documentos electrónicos
que, habiendo sido creados al margen de un procedimiento reglado, se hubiesen formado
mediante agregación, como resultado de una secuencia de actuaciones coherentes que
conducen a un resultado específico.
Debido a que no son consecuencia de un procedimiento, podrán carecer de valor jurídico
y, por ello, su formalización como documentos administrativos electrónicos (con contenido,
firma y metadatos) seguramente será excepcional. No obstante, su tratamiento a efectos de
gestión documental debe ser análogo al de los expedientes sujetos a procedimiento, lo que
exigirá que reúna las siguientes características:
• Sólo deben integrarse en la agrupación documentos finales, se deben excluir los
borradores.
• Los documentos deben estar dotados de un identificador único.
• Todos los documentos deben estar fechados.
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admitir nuevos documentos.
• Los documentos deben reseñarse también en un índice electrónico.
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