Sección I - Administración Local. Provincia. Diputación Provincial de Cáceres. (BOP-2021-1136)
BOP-2021-1136 Política de gestión de documentos electrónicos de la Excma. Diputación Provincial de Cáceres.
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No ocultamos, cambiamos o tergiversamos la información, simplemente somos un altavoz organizado de los boletines oficiales de España.
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Política de gestión de documentos electrónicos
Estado Elaboración Descripción
Original Documento definitivo, genuino, que se remonta a su autor y
que ha sido validado por éste.
Copia electrónica auténtica de
documento papel
Se obtiene de la digitalización del documento origen en
papel. Incluye la firma electrónica de la copia.
Otros Identifica las copias electrónicas no autenticadas o las
copias no validadas en origen papel.
4.3. Clasificación
4.3.1 Definición
En el contexto de esta Política, la clasificación es el conjunto de operaciones
encaminadas a agrupar los documentos y expedientes, que se generan en el ejercicio de cada
actividad administrativa, en series documentales, de acuerdo con el cuadro de clasificación de
documentos de la Diputación de Cáceres.
El cuadro de clasificación funcional de la Diputación de Cáceres se incorporará como
ANEXO IV. a este documento y será actualizado sistemáticamente siempre que haya alguna
modificación normativa, estructural o funcional que le afecte, sin necesidad de modificar el
documento de política de gestión de documentos electrónicos.
4.3.2 Finalidad del cuadro
La clasificación tiene como objeto la identificación y estructuración sistemática de los
documentos de las organizaciones en categorías, de acuerdo con convenciones, métodos y
normas de procedimiento, lógicamente estructurados y representados en un cuadro de
clasificación, tomando como referencia la estructura y funciones de la Diputación de Cáceres,
la identificación de su producción documental, el marco legal y jurídico, y un conocimiento
exhaustivo de los procedimientos administrativos que tramita.
El cuadro de clasificación de carácter funcional se basa en una estructura jerárquica y
lógica que refleja las funciones y actividades de la organización, y sirve para :
• Establecer vínculos entre documentos individuales que reunidos proporcionan una
representación continua de la actividad.
• Garantizar la identificación de los documentos a lo largo del tiempo.
• Ayudar a recuperar todos los documentos relacionados con una función o actividad
concretas.
• Definir niveles de seguridad y acceso adecuados para conjuntos de documentos.
• Atribuir permisos de acceso a los usuarios para acceder a determinados grupos de
Innovación y Provincia Digital Página 18 de 46
CVE:
BOP-2021-1136
Verificable
en:
http://bop.dip-caceres.es
Miércoles, 17 de marzo de 2021
N.º 0052
Pág. 5197
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Original Documento definitivo, genuino, que se remonta a su autor y
que ha sido validado por éste.
Copia electrónica auténtica de
documento papel
Se obtiene de la digitalización del documento origen en
papel. Incluye la firma electrónica de la copia.
Otros Identifica las copias electrónicas no autenticadas o las
copias no validadas en origen papel.
4.3. Clasificación
4.3.1 Definición
En el contexto de esta Política, la clasificación es el conjunto de operaciones
encaminadas a agrupar los documentos y expedientes, que se generan en el ejercicio de cada
actividad administrativa, en series documentales, de acuerdo con el cuadro de clasificación de
documentos de la Diputación de Cáceres.
El cuadro de clasificación funcional de la Diputación de Cáceres se incorporará como
ANEXO IV. a este documento y será actualizado sistemáticamente siempre que haya alguna
modificación normativa, estructural o funcional que le afecte, sin necesidad de modificar el
documento de política de gestión de documentos electrónicos.
4.3.2 Finalidad del cuadro
La clasificación tiene como objeto la identificación y estructuración sistemática de los
documentos de las organizaciones en categorías, de acuerdo con convenciones, métodos y
normas de procedimiento, lógicamente estructurados y representados en un cuadro de
clasificación, tomando como referencia la estructura y funciones de la Diputación de Cáceres,
la identificación de su producción documental, el marco legal y jurídico, y un conocimiento
exhaustivo de los procedimientos administrativos que tramita.
El cuadro de clasificación de carácter funcional se basa en una estructura jerárquica y
lógica que refleja las funciones y actividades de la organización, y sirve para :
• Establecer vínculos entre documentos individuales que reunidos proporcionan una
representación continua de la actividad.
• Garantizar la identificación de los documentos a lo largo del tiempo.
• Ayudar a recuperar todos los documentos relacionados con una función o actividad
concretas.
• Definir niveles de seguridad y acceso adecuados para conjuntos de documentos.
• Atribuir permisos de acceso a los usuarios para acceder a determinados grupos de
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