Sección I - Administración Local. Provincia. Diputación Provincial de Cáceres. (BOP-2021-1136)
BOP-2021-1136 Política de gestión de documentos electrónicos de la Excma. Diputación Provincial de Cáceres.
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Política de gestión de documentos electrónicos
3.15. Principio de cooperación y de colaboración interadministrativas.
Su objetivo es mejorar el servicio a la ciudadanía y la eficiencia en la gestión de los
recursos públicos, promoviendo la firma de convenios y acuerdos con el resto de las
Administraciones públicas a fin de desarrollar las previsiones incluidas en esta Política, en
particular y entre otros, los que tengan por objeto la fijación de estándares técnicos y el
establecimiento de mecanismos para intercambiar y compartir información, datos, procesos y
aplicaciones siempre de manera interoperable.
4. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Los procesos de gestión documental (recogidos en los subapartados siguientes) se
aplicarán en los programas, herramientas, sistemas o aplicativos dedicados al tratamiento y
gestión de documentos y expedientes electrónicos en la Diputación de Cáceres para garantizar
la materialización de esta política
Esta política estará alineada a su vez con las políticas en materia de firma electrónica,
interoperabilidad y seguridad que la organización haya establecido o establezca en un futuro
para estos ámbitos.
Los procesos relacionados con el tratamiento de documentos se aplicarán de manera
continua sobre todas las etapas o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes
electrónicos para los que se garantizará su autenticidad, integridad, confidencialidad,
disponibilidad y trazabilidad; permitiendo la protección, recuperación y conservación física y
lógica de los documentos y su contexto.
Los servicios evaluarán la manera de producir sus series documentales y procedimientos,
evitando entornos híbridos o mixtos que reúnan en el mismo expediente documentación
electrónica y en papel. En el caso que éstos se produjeran, deberá realizarse la digitalización
del documento para su incorporación al expediente.
Igualmente deberá identificar aquellos documentos que, por sus circunstancias, deban
ser objeto de acciones específicas de conservación.
4.1. Captura
En el contexto de esta Política, se entiende por captura el proceso de ingreso de los
documentos en el sistema de gestión documental de la Diputación de Cáceres. Si el origen del
documento es interno, se captura al incorporarse al sistema de gestión de documentos. Si el
documento es externo, procedente de personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, se
incorpora a través del registro y se formaliza su captura al incorporarse al Sistema de Gestión
Documental.
Los documentos electrónicos deberán ser autenticados conforme a la Política de Firma
de la Diputación. Se admitirán todos los sistemas de identificación aceptados por la
Administración General del Estado de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9.3 de la Ley
Innovación y Provincia Digital Página 13 de 46
CVE:
BOP-2021-1136
Verificable
en:
http://bop.dip-caceres.es
Miércoles, 17 de marzo de 2021
N.º 0052
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3.15. Principio de cooperación y de colaboración interadministrativas.
Su objetivo es mejorar el servicio a la ciudadanía y la eficiencia en la gestión de los
recursos públicos, promoviendo la firma de convenios y acuerdos con el resto de las
Administraciones públicas a fin de desarrollar las previsiones incluidas en esta Política, en
particular y entre otros, los que tengan por objeto la fijación de estándares técnicos y el
establecimiento de mecanismos para intercambiar y compartir información, datos, procesos y
aplicaciones siempre de manera interoperable.
4. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Los procesos de gestión documental (recogidos en los subapartados siguientes) se
aplicarán en los programas, herramientas, sistemas o aplicativos dedicados al tratamiento y
gestión de documentos y expedientes electrónicos en la Diputación de Cáceres para garantizar
la materialización de esta política
Esta política estará alineada a su vez con las políticas en materia de firma electrónica,
interoperabilidad y seguridad que la organización haya establecido o establezca en un futuro
para estos ámbitos.
Los procesos relacionados con el tratamiento de documentos se aplicarán de manera
continua sobre todas las etapas o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes
electrónicos para los que se garantizará su autenticidad, integridad, confidencialidad,
disponibilidad y trazabilidad; permitiendo la protección, recuperación y conservación física y
lógica de los documentos y su contexto.
Los servicios evaluarán la manera de producir sus series documentales y procedimientos,
evitando entornos híbridos o mixtos que reúnan en el mismo expediente documentación
electrónica y en papel. En el caso que éstos se produjeran, deberá realizarse la digitalización
del documento para su incorporación al expediente.
Igualmente deberá identificar aquellos documentos que, por sus circunstancias, deban
ser objeto de acciones específicas de conservación.
4.1. Captura
En el contexto de esta Política, se entiende por captura el proceso de ingreso de los
documentos en el sistema de gestión documental de la Diputación de Cáceres. Si el origen del
documento es interno, se captura al incorporarse al sistema de gestión de documentos. Si el
documento es externo, procedente de personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, se
incorpora a través del registro y se formaliza su captura al incorporarse al Sistema de Gestión
Documental.
Los documentos electrónicos deberán ser autenticados conforme a la Política de Firma
de la Diputación. Se admitirán todos los sistemas de identificación aceptados por la
Administración General del Estado de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9.3 de la Ley
Innovación y Provincia Digital Página 13 de 46
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Miércoles, 17 de marzo de 2021
N.º 0052
Pág. 5192
