Ayuntamiento de Peñalsordo

Anuncio 3040/2024

1.- Planificación de las compras: Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar
preparado antes de que surja la necesidad.
2.- Análisis de las necesidades: El departamento de compras recibe los boletines de compra de materiales y
analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
3.- Solicitud de ofertas y presupuesto: Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a
la economía del Ayuntamiento.
4.- Evaluación de las ofertas recibidas: Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas,
compararlas y examinarlas.
5.- Selección del proveedor: Los factores que se comparan durante la fase de selección son: El precio, la
calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto, etc.
6.- Negociación de las condiciones: Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta
que pueden ser negociables.
7.- Solicitud del pedido: Una vez formalizado el acuerdo de compraventa.
8.- Seguimiento del pedido y los acuerdos: Se hace para verificar que hemos recibido todo el material
solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a
tiempo.
1.4.- Planificación.
Una de las principales funcionesde la Oficina de Compras será anticiparse a las necesidades del Ayuntamiento. La
planificación anticipada consistirá en conocer las fuentes de suministro de bienes y servicios elaborando un programa anual
de adquisiciones atendiendo a las necesidades que habitualmente se presentan en el Ayuntamiento.
Dicho programa anual de adquisiciones debería estar preparado antes de final de año como documento a tener en cuenta
para la planificación de los presupuestos municipales del año siguiente.
– Análisis de necesidades.
Generalmente, todas las empresas tanto públicas como privadas centralizan las compras a través de su Oficina de Compras
utilizando para ello un documento interno denominado boletín de compra; donde se detallan las características del material
que se necesita y cuando tiene que estar disponible.
La Oficina de Compras, una vez recibidas los boletines de compra, procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del
encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o información de los materiales.
El proceso es el siguiente:
1.º.- Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.
2.º.- Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez.
3.º.- Clasificar los boletines de compra por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor.
4.º.- Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega,
las condiciones financieras, etc.

- Solicitud de ofertas y presupuesto.
Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar para solicitarles la información que
necesitamos conocer. Dicha información gira en torno a aspectos tanto económicos como técnicos: Precio por unidad y por
lote, descuento comercial, rappels y su aplicación, gastos de envases y embalajes, gastos de transporte y seguro, forma de
pago, recargo por aplazamiento del pago, características técnicas, calidad, embalajes especiales, instalación y montaje,
tiempo de garantía, repuestos y mantenimiento postventa, servicios postventa, plazo de entrega, devolución de excedentes,
BOLETÍN OFICIAL DE LA PROVINCIA DE BADAJOZ
Godofredo Ortega y Muñoz, 4 1ª Planta
www.dip-badajoz.es/bop

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