Ayuntamiento de Don Benito

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d) La persona que realice las funciones de Secretaría tendrá voz y no tendrá voto.
e) La Comisión de valoración documental podrá contar con las personas asesoras que estime oportuno.
f) Las personas titulares de las Jefaturas de Servicio de las unidades administrativas cuyos documentos vayan
a ser objeto de calificación por la Comisión de valoración documental, deberán asistir a requerimiento de
ésta, y podrán estar acompañadas por las personas responsables de la gestión administrativa de su
departamento.
g) Para la válida constitución del órgano, a efectos de la celebración, deliberaciones y toma de acuerdos, se
requerirá la asistencia, presencial o a distancia, del Presidente y Secretario o, en su caso, de quienes les
suplan, y la de la mitad, al menos, de sus miembros.
h) Las actas de las sesiones de la Comisión de valoración documental serán firmadas por la persona titular de
la Secretaría de la Comisión y por la persona titular de la Presidencia.
Artículo 8. Funciones de la Comisión de valoración documental.
Determinar el calendario de conservación de los documentos.
Definir las propuestas y los protocolos de evaluación de la documentación.
Asesorar e informar a los órganos y servicios en materia de evaluación y eliminación de la documentación.
Aprobar la modificación de los plazos de transferencias entre los diferentes archivos, previa petición de los Servicios
cuando se estime justificado.
Las propuestas sobre conservación y eliminación de documentos serán comunicadas a la Alcaldía-Presidencia
del Ayuntamiento para su aprobación.
Artículo 9. Valoración, selección y expurgo.
9.1. Documentación en papel.
La valoración de los documentos consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las
series documentales. Se realizará en conjunto para cada una de las series identificadas, sin perjuicio de que
pueda realizarse individualmente para un documento de una serie documental.
La selección es la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor, es decir, los
plazos de tiempo límite para su conservación o destrucción y la modalidad de eliminación empleada al efecto.
Se plantean tres alternativas:
Conservación permanente: Se conserva íntegramente la documentación por su alto valor histórico,
informativo, cultural y/o secundario.
Conservación parcial: La Comisión de valoración determinará qué volumen de documentación se va a
destruir de acuerdo con las características de la serie, sin perder excesiva información.
Destrucción total: Se destruirá la documentación que no tenga ningún valor o aquella cuya
información esté contenida en otras series documentales.
El método empleado para la selección será el muestreo, que consiste en separar y conservar parte de la
documentación que será excluida de la eliminación. El objetivo de esta técnica es reducir el volumen de las
series documentales sin que se produzca una pérdida significativa de la información, de tal manera que el
resultado sea representativo del conjunto. Habitualmente se aplica para series muy homogéneas y
voluminosas.
Tipos de muestreo:
Técnica del ejemplar: Consiste en la selección de algún ejemplar de tal manera que quede constancia
de cómo se tramitaba o gestionaba la documentación.
Muestreo selectivo: Consiste en elegir determinados documentos por su importancia o significación,
porque se considera que tienen valor para fines de investigación.
Muestreo numérico: Se elige el primer documento de la muestra al azar y a partir de éste, se
establecen intervalos según el tamaño de muestra que se desee conservar.
Muestreo cronológico: Selección de determinados años o periodos.
Muestreo topográfico: La base del muestreo es el territorio y se conserva la documentación referente
BOLETÍN OFICIAL DE LA PROVINCIA DE BADAJOZ
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