Ayuntamiento de Don Benito

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gestionará el traslado de la documentación, concertando previamente fecha y hora de entrega con el
técnico correspondiente del archivo para proceder a la transferencia, que se realizará por medios
físicos o electrónicos según el tipo de documento.
La documentación en papel se enviará guardada en cajas normalizadas (modelo "archivo definitivo").
Las cajas irán identificadas.
Cuando la documentación se reciba en el archivo municipal, éste comprobará si se corresponde con la
indicada en el formulario de transferencia. En caso contrario, el archivo indicará al servicio u oficina
remitente el/los error/es detectado/s para que se proceda a su subsanación. En caso de que no se
solucionen las deficiencias señaladas en el plazo de un mes, el archivo municipal podrá devolver la
documentación al Servicio remitente. Si la transferencia es correcta, el archivo administrativo
municipal lo notificará al servicio correspondiente.
Los expedientes y otros documentos, en cualquier tipo de soporte, que se remitan al archivo administrativo
municipal deberán tener la condición de originales. Las fotocopias o similares sólo podrán enviarse si no se
conserva el documento original o si éste es ilegible. Los documentos electrónicos provenientes de una
digitalización certificada tendrán el valor de originales.
A partir de ese momento la custodia legal de la documentación pertenecerá al archivo administrativo
municipal.
TÍTULO III
Comisión de valoración documental del Ayuntamiento de Don Benito
Artículo 6. Creación de la Comisión de valoración documental.
La Comisión de valoración documental se debe crear con la finalidad de establecer los criterios de valoración de las series
documentales para su transferencia o posible eliminación. Será la encargada de determinar el valor histórico, cultural,
informativo o jurídico de los documentos para decidir su conservación o eliminación.
La Comisión de valoración estará integrada por los siguientes cargos:
Presidencia:
La persona titular, Concejal o Concejala Delegada de Régimen Interior o la persona en quien
delegue que actuará como Presidente de la comisión.
Vocales:
- El Secretario General o funcionario en quien delegue.
- Un Técnico/a del Archivo Municipal.
- Un Técnico/a del Servicio de Informática.
Secretaría:
- Un funcionario de la Secretaría.
Artículo 7. Funcionamiento de la Comisión.
a) Las reuniones tendrán lugar de forma ordinaria por lo general una vez al semestre, siempre que existan
estudios y propuestas de valoración que requieran la correspondiente calificación, y de forma extraordinaria
cuando sea necesario.
b) La fijación del orden del día y la convocatoria corresponderá a la Presidencia de la comisión de valoración
documental.
c) La Comisión de valoración cocumental se reunirá previa citación de la Secretaría de la Comisión, quien
indicará la fecha de la reunión y el orden del día fijado por la Presidencia.

BOLETÍN OFICIAL DE LA PROVINCIA DE BADAJOZ
Godofredo Ortega y Muñoz, 4 1ª Planta
www.dip-badajoz.es/bop

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