Ayuntamiento de Don Benito

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Los documentos pertenecientes al Ayuntamiento de Don Benito se encontrarán en todo momento encuadrados en uno de
los tres tipos de archivo mencionados anteriormente.
Su pertenencia a uno u otro dependerá del calendario de conservación. El calendario de conservación determina el valor de
los documentos y regula los plazos de pertenencia a un determinado tipo de archivo, así como el régimen de acceso a los
documentos. La Comisión de valoración documental, definida en el artículo 5, será la encargada de establecer el calendario
de conservación.
Forman parte del archivo de gestión (o archivos de oficina):
Los documentos que pertenezcan a expedientes no finalizados.
Los documentos que pertenezcan a expedientes cuya finalización se haya producido en los últimos 5
años.
Cualquier otro documento que no pertenezca a un expediente y que haya sido recibido o generado
por el Ayuntamiento de Don Benito en los últimos 5 años.
Los documentos producidos por el Ayuntamiento que, cualquiera que sea su naturaleza jurídica y la
fecha de su aprobación, mantengan su plena vigencia.
Forman parte del archivo intermedio:
Los documentos que pertenezcan a expedientes desde cuya finalización hayan transcurrido más de 5
años y menos de 50 años.
Cualquier otro documento que no pertenezca a un expediente y que haya sido recibido o generado
por el Ayuntamiento de Don Benito hace más de 5 años y menos de 50 años.
Forman parte del archivo histórico:
Los documentos que pertenezcan a expedientes desde cuya finalización hayan transcurrido 50 años o
más.
Cualquier otro documento que no pertenezca a un expediente y que haya sido recibido o generado
por el Ayuntamiento de Don Benito hace más de 50 años.
La Comisión de valoración podrá modificar el plazo establecido para los diferentes tipos de archivo si lo considerara
necesario y por motivos justificados.
TÍTULO II
Clasificación y funcionamiento
Artículo 4. Cuadro de clasificación.
El cuadro de clasificación es el instrumento que estructura de forma funcional, lógica y jerárquica las actividades y los
procedimientos desarrollados por los diferentes órganos, servicios y oficinas de la administración municipal es un
documento que recoge la organización de todas y cada una de las series documentales identificadas en el Ayuntamiento de
Don Benito.
El archivo administrativo municipal será el encargado de la elaboración y revisión del cuadro de clasificación. Cualquier
modificación formal, de contenido o de tramitación que se produzca en las series documentales, se comunicará, por parte
de los servicios u oficinas, al archivo administrativo municipal para que éste proceda a una nueva evaluación y actualización.
Artículo 5. Transferencias.
Se entiende por transferencia el traspaso de la documentación que ha cumplido los plazos de permanencia fijados en el
artículo 2, desde un archivo a otro.
Para realizar transferencias se seguirá el siguiente procedimiento:
Comunicar a la sección de archivo administrativo la relación de documentos que se desea transferir y
su clasificación completa, indicando si se trata de documentos en papel o electrónicos. La
documentación transferida tendrá que ir acompañada del correspondiente formulario de
transferencia, que se enviará a la Jefatura de Sección del archivo administrativo por medios
informáticos, tanto si se trata de documentación en papel como electrónica.
Una vez obtenida la conformidad por parte de la sección de archivo administrativo, el servicio emisor
BOLETÍN OFICIAL DE LA PROVINCIA DE BADAJOZ
Godofredo Ortega y Muñoz, 4 1ª Planta
www.dip-badajoz.es/bop

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