Ayuntamiento de Villafranca de los Barros

Anuncio 5300/2021

128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con
habilitación de carácter nacional-RJFHN.
CAPÍTULO III
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Artículo 8.
Se entiende por gestión y tratamiento documental al conjunto de operaciones aplicables a todos los documentos de archivo
en cualquier soporte, incluidos los electrónicos, producidos dentro de una administración cuyo objetivo es obtener la mayor
eficacia y rentabilidad en el tratamiento de los mismos. Dicha gestión contempla todo el ciclo de vida de los documentos
desde su creación o formación y vigencia administrativa, ingreso en el archivo, hasta su conservación definitiva o
eliminación. El sistema de gestión documental es corporativo y único para toda la organización, y se basa en los principios
de economía, eficacia y eficiencia.
Comprende un conjunto de elementos y de relaciones entre los documentos, diseñados con el objetivo de normalizar,
controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la producción, recepción, circulación, organización,
almacenamiento, conservación y accesibilidad de los documentos de archivo, en el transcurso de la actividad de la
organización.
Artículo 9. Archivo de gestión o de oficina.
1. Se entiende por archivo de oficina o de gestión a la oficina o departamento que reúne su documentación en trámite o
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con
carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad.
2. No obstante lo anterior, el archivero-documentalista podrá proponer la conservación en los archivos de gestión más
tiempo del previsto, de documentos cuya permanencia junto a la oficina sea aconsejable, por ser objeto de frecuentes
consultas o por cualquier otro motivo justificado.
3. Como base del sistema de archivo del Ayuntamiento deberá existir un archivo de oficina por cada área o departamento.
4. La custodia y conservación de los documentos existentes en los archivos de oficina será responsabilidad del jefe del área
correspondiente.
5. El personal encargado de las gestión administrativa y tramitación de expedientes deberá de ser pulcro y cuidadoso,
procurando no romper, no deteriorar las carpetillas de los expedientes, no hacer anotaciones indebidas en las mismas, así
como proceder, una vez concluida la tramitación a la ordenación de los documentos y a la eliminación de copias de
documentos.
6. Cada expediente tendrá un número único dentro de la numeración correlativa que cada unidad administrativa dé a sus
expedientes en el ejercicio anual. Por lo tanto, al ser este número el elemento que identifica al expediente dentro de un año
no se podrán numerar varios expedientes, dentro de la misma unidad administrativa, con el mismo número, aunque tengan
su origen en la misma actividad o función.
7. Igualmente, los expedientes generados por una oficina durante un año, deberán guardarse correlativamente por su
número dentro de su año. Por lo tanto, nunca se deberán insertar expedientes conclusos en un expediente que esté en fase
de trámite.
8. Deberá existir una persona que se responsabilice del archivo de oficina para que ordene la documentación ya tramitada,
la instale en las cajas de conservación permanente, facilite la consulta de los expedientes al personal adscrito al área de su
competencia, y confeccione las relaciones de entrega para las transferencias corrientes al archivo general administrativo,
además de realizar cualquier otro tipo de actividad relativa al tratamiento archivístico, según las directrices y normas
establecidas por el servicio del archivo.
Artículo 10. Archivo general administrativo intermedio.
1. Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos
de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es
constante.
2. El Archivo General conservará la documentación a partir de los cinco años. En esta fase la documentación quedará
sometida a las operaciones que comprende la gestión documental: identificación y valoración documental, selección y
expurgo, con el fin de eliminar de acuerdo con las normas vigentes, aquellos documentos que hayan perdido
completamente su vigencia administrativa y no tengan un valor histórico que aconseje su conservación permanente,
BOLETÍN OFICIAL DE LA PROVINCIA DE BADAJOZ
Godofredo Ortega y Muñoz, 4 1ª Planta
www.dip-badajoz.es/bop

Página 5 de 16