Ayuntamiento de Villafranca de los Barros

Anuncio 5300/2021

descripción documental organización documental clasificación y ordenación e instalación documental.
3. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que
superen los 30 años de antigüedad.
Artículo 11. Transferencia al archivo general administrativo intermedio.
1. Las transferencias es la operación mediante la cual se remite al archivo general administrativo de manera periódica y en
la forma que establezca el archivo municipal, la documentación procedente de las diferentes dependencias administrativas
municipales cuya tramitación este totalmente finalizada, acompañadas de su correspondiente hoja de remisión.
2. Toda la documentación transferida al archivo deberá ser enviada en perfecto estado, ordenada y foliada, eliminando
previamente duplicados, documentación de apoyo informativo y cualquier otra documentación auxiliar que no sea propia
del expediente. Cada transferencia irá acompañada de la correspondiente hoja de remisión de fondos (modelo según anexo
I), documento que justifica la asunción por el servicio de archivo de la responsabilidad en la custodia y conservación de la
documentación recibida.
3. Aquellos expedientes que necesiten para su tramitación la presentación de varios ejemplares de proyectos técnicos, en el
momento del traslado al archivo general administrativo se deberá dejar un solo ejemplar, procediendo la oficina productora
a devolver los restantes al peticionario o solicitante, o bien a su eliminación cuando proceda.
4. Las transferencias documentales serán obligatorias y deberán realizarse una vez al año, en el primer mes del año. Para lo
cual el servicio de archivo elaborará un calendario de transferencias, Calendario de Conservación Documental, teniendo en
cuenta el período más adecuado de cada área municipal.
5. Todas las transferencias de documentación realizadas quedarán reflejadas en el correspondiente registro cumplimentado
por el archivo general administrativo.
6. Los ingresos extraordinarios de documentos al archivo general administrativo, ya sean por donación, compra o legado
deberán ser aprobado mediante acuerdo del órgano municipal competente.
7. Cumplidos los plazos de custodia documental previstos en el calendario de transferencias, todos los departamentos
deberán remitir al archivo General los expedientes, libros y documentos sobre los que hayan transcurrido con carácter
general al menos cinco años desde la finalización de su tramitación administrativa. No obstante, y siempre que esté
debidamente justificado, podrán realizarse transferencias de documentación que no hayan superado el plazo mencionado.
8. En el caso de series documentales de muy frecuente consulta en la propia unidad administrativa productora, la dirección
del archivo municipal y el responsable de dicha unidad podrán acordar su permanencia durante un plazo mayor de tiempo
en el archivo de oficina, o bien proceder a su reproducción mediante los sistemas más apropiados con el fin de garantizar su
conservación y su consulta. Ese plazo, salvo excepciones muy justificadas, no podrá ser superior a quince años.
9. Los expedientes y otros documentos, en cualquier tipo de soporte material, que se remitan al Archivo municipal deberán
tener la condición de originales. Las fotocopias o similares sOlo podrán enviarse si no se conserva el documento original.
10. Toda la documentación transferida al Archivo Municipal deberá ser enviada en perfecto estado, ordenada y foliada,
eliminando previamente duplicados y fotocopias inútiles, y clasificada por series documentales. Cada transferencia irá
acompañada de las correspondientes Hojas de Remisión. La descripción contenida en esas hojas dependerá de las
características informativas de cada una de las series documentales, y tanto ésta como su formato y estructura será
determinada por la dirección del archivo municipal. Esas hojas serán firmadas por los jefes de las unidades administrativas
responsables de la remisión, y el servicio de archivo hará lo propio una vez comprobada su veracidad y corregidos los
errores, si los hubiera. Las hojas de remisión son el documento que justifica la asunción por el Servicio de Archivo de la
responsabilidad en la conservación de la documentación recibida.
Artículo 12. Archivo histórico.
1. Con carácter general, concluido el periodo de estancia de la documentación en el Archivo general Intermedio, se dictarán
las oportunas instrucciones por el Concejal delegado de Área, previa propuesta razonada del Documentalista-Archivero para
su traslado al archivo histórico, que conservará la documentación procedente del patrimonio documental del término
municipal y, en general, la que haya sido cedida por cualquier entidad o persona ajena al Ayuntamiento o adquirida por éste,
que tenga un valor histórico reconocido, en los términos de la Ley 2/2007, de 12 de abril, de archivos y patrimonio
documental de Extremadura.
2. En el marco de las competencias establecidas en el artículo 6 de este reglamento, el Documentalista-Archivero podrá
proponer la aprobación o elaboración de normas y reglamentos de funcionamiento del archivo histórico.

BOLETÍN OFICIAL DE LA PROVINCIA DE BADAJOZ
Godofredo Ortega y Muñoz, 4 1ª Planta
www.dip-badajoz.es/bop

Página 6 de 16