Boletín Oficial de la Junta de Andalucía

BOJA

Número 233 - Lunes, 5 de diciembre de 2022

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3. El índice electrónico autenticado será firmado por el titular del órgano que conforme
el expediente para su tramitación o bien podrá ser sellado electrónicamente en el caso de
expedientes electrónicos que se formen de manera automática, a través de un sistema
que garantice su integridad.
Artículo 38. Gestión documental.
La gestión documental comprende el conjunto de funciones y procesos definidos
en el Reglamento de Archivo y en la Política de gestión de documentos electrónicos,
que aplicados con carácter transversal a lo largo del ciclo de vida de los documentos
y expedientes administrativos garantiza su protección, custodia, recuperación y acceso,
conservación física y lógica y el mantenimiento de su contexto, configurando así el
patrimonio documental de la Universidad de Jaén.
CAPÍTULO II
El Archivo Electrónico de la Universidad de Jaén
Artículo 39. Archivo Electrónico.
1. Corresponde a la persona titular de la Secretaría General, en coordinación con
el Servicio de Archivo General, la creación y mantenimiento de un Archivo Electrónico
Único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados en
los términos y condiciones establecidos en la normativa reguladora aplicable.
2. El archivo electrónico cubrirá todas las fases del ciclo de vida de los documentos,
garantizando la autenticidad, integridad, trazabilidad y disponibilidad de los mismos en
cada una de ellas y permitiendo su consulta independientemente del tiempo transcurrido
desde su generación.
3. Durante la fase de creación, uso y tramitación, los documentos electrónicos se
conservarán en un sistema de gestión de documentos electrónicos que podrá compartir
con el Servicio de Archivo General los medios técnicos que aseguren su tratamiento y
conservación.
4. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con
medidas de seguridad que se establezcan, que deberán cumplir los requisitos mínimos
previstos en el Esquema Nacional de Seguridad, garantizando la integridad, autenticidad,
confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos archivados. En
particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos.

Disposición adicional primera. La Comisión de Administración Electrónica de la
Universidad de Jaén.
La Comisión de Administración Electrónica de la Universidad de Jaén será el
órgano colegiado asesor de la Secretaría General, así como de los distintos órganos
universitarios, en materia de administración electrónica y la que con carácter general,
le corresponde impulsar la implantación y desarrollo del sistema de administración
electrónica en la Universidad de Jaén y velar por el cumplimiento de las previsiones
del presente Reglamento y demás principios y derechos que informan el procedimiento
administrativo electrónico, con especial referencia al derecho a la protección de datos de
carácter personal.
Depósito Legal: SE-410/1979. ISSN: 2253-802X

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DISPOSICIONES ADICIONALES