BOJA

Boletín Oficial de la Junta de Andalucía
Número 233 - Lunes, 5 de diciembre de 2022

página 19723/16

TÍTULO VII
DOCUMENTO Y EXPEDIENTE ELECTRÓNICO. EL ARCHIVO ELECTRÓNICO DE
LA UNIVERSIDAD DE JAÉN
CAPÍTULO I
Documentos, expediente administrativo electrónico y gestión documental
Artículo 33. Documentos administrativos electrónicos.
La Universidad de Jaén producirá documentos administrativos electrónicos en el ejercicio
de sus funciones, de acuerdo con lo establecido en la Política de gestión de documentos
electrónicos. El órgano o unidad que actúe en cada caso incorporará los metadatos mínimos
obligatorios y lo integrará en el correspondiente expediente electrónico.
Artículo 34. Copias en soporte papel de documentos electrónicos.
Las copias en soporte papel de los documentos administrativos de la Universidad de
Jaén emitidos por medios electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de
copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación,
que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos
electrónicos de la Universidad a través de la Sede Electrónica.
Artículo 35. Copias electrónicas de documentos en soporte no electrónico.
1. Las copias electrónicas de documentos originales en soporte papel o en otro
soporte no electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya
sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y
que se visualicen al consultar el documento.
2. Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un
documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico
que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
3. Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y
por tanto su carácter de copias auténticas, la Universidad de Jaén realizará el proceso de
digitalización ajustándose a lo previsto en el Esquema Nacional de lnteroperabilidad y sus
normas técnicas de desarrollo.

Artículo 37. Configuración del expediente administrativo electrónico.
1. El expediente administrativo electrónico se configurará de acuerdo con lo
establecido en la Política de gestión de documentos electrónicos.
2. El foliado de los expedientes administrativos electrónicos se llevará a cabo
mediante un índice electrónico autenticado que garantizará la integridad del expediente y
permitirá su recuperación siempre que sea preciso, incorporando los metadatos mínimos
obligatorios por el órgano o unidad tramitadora.
Depósito Legal: SE-410/1979. ISSN: 2253-802X

https://www.juntadeandalucia.es/eboja

00272904

Artículo 36. Expedición de copias auténticas.
1. La competencia para la expedición de copias auténticas de los documentos públicos
administrativos de la Universidad de Jaén corresponde a las unidades tramitadoras
respecto a los expedientes que emitan, sean competentes, custodien o archiven; al
personal habilitado de la Oficina de asistencia en materia de registros respecto a la
documentación que se presente para ser incorporada a un expediente electrónico, y al
Archivo General de la Universidad de Jaén.
2. Las copias auténticas realizadas por la Universidad de Jaén tendrán la misma
validez y eficacia que los documentos originales.
3. Las copias auténticas de documentos puestos a disposición mediante notificación
o publicación en la sede se podrán obtener directamente mediante su descarga por
los interesados en el procedimiento. Las copias auténticas del resto de documentos se
solicitarán en la Oficina de asistencia en materia de registros.