BOCM

BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID

B.O.C.M. Núm. 27

JUEVES 1 DE FEBRERO DE 2024

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EN ARCHIVO DE GESTIÓN

2 años / 5
años

EN ARCHIVO CENTRAL

10 años

Pág. 147

 Artículo 9.2 de la Ley 6/2023 de Archivos y
Documentos de la Comunidad de Madrid.
 Artículo 51.2 a), de la Ley 6/2023 de
Archivos y Documentos de la Comunidad
de Madrid.
 Artículo 10.2 de la Ley 6/2023 de Archivos
y Documentos de la Comunidad de Madrid.
 Artículo 51.2 b), de la Ley 6/2023 de
Archivos y Documentos de la Comunidad
de Madrid.

EN ARCHIVO INTERMEDIO
 Observaciones: No proceden.
III. RECOMENDACIONES AL GESTOR
1ª. Control del cierre de los expedientes. Los sistemas o aplicaciones que se ocupen de la tramitación y
gestión de los documentos de estos expedientes tienen obligatoriamente que procurar, bien de forma
automática, bien de forma asistida, el cierre de los expedientes. El Esquema de Metadatos para la Gestión
del Documento Electrónico (e – EMGDE) contempla un metadato específico para recoger la fecha de
cierre del expediente, el eEMGDE4.2 – Fecha fin, cuya aplicación permitirá realizar el cálculo del plazo
de conservación de los expedientes y automatizar el proceso de selección. La cumplimentación de este
metadato conllevará a su vez el cambio de valor del metadato obligatorio Estado, que pasará de “Abierto”
a “Cerrado”. Se propone como desencadenante de cierre el transcurso de un plazo de seis meses a
contar desde la acreditación de la notificación de la resolución o acto administrativo que pone fin al
procedimiento sin que se hayan producido modificaciones en el expediente (nuevas incorporaciones de
documentos). Cuando dentro de dicho plazo se haya interpuesto recurso potestativo de reposición,
volverá a reiniciarse el mencionado plazo de seis meses a contar desde la acreditación de la notificación
de la resolución del recurso. Por último, aquellos expedientes que hayan sido objeto de recurso
contencioso – administrativo permanecerán en estado abierto hasta su cierre por parte de la unidad
responsable funcional hasta que se produzca la firmeza judicial.
2ª. Incorporación al expediente de la documentación de los recursos. Los documentos que genere la
interposición de recursos administrativos se incorporarán al expediente de referencia.
3ª. Suspensión del plazo de eliminación. Cuando se tenga conocimiento por la Administración de la
existencia de procedimientos judiciales que afecten o puedan afectar a expedientes de esta serie, estos
deberán conservarse a disposición de los órganos jurisdiccionales, hasta tanto exista constancia de la
terminación del procedimiento judicial correspondiente en las sucesivas instancias, por haber recaído
resolución no susceptible de recurso o procedimiento alguno ante órganos jurisdiccionales nacionales o
internacionales.
4ª. Control de acceso. Es necesario que la unidad responsable defina los distintos perfiles de acceso a los
datos de la serie y los permisos asociados a cada perfil.
5ª. Generación de datos cuantitativos sobre la actividad. Los sistemas de gestión han de permitir extraer
automáticamente los datos básicos de cada expediente, excluyendo aquellos que permitan identificar a
personas físicas, a efectos de su explotación y como testimonio del ejercicio de la actividad a lo largo del
tiempo a partir de los datos cuantitativos del mismo.
Quedan excluidos de la presente Tabla de Valoración:
 Los Expedientes de subvenciones de fondos provenientes de la Unión Europea.
 Los Expedientes de subvenciones asimilables a becas, transferencias, préstamos, beneficios
fiscales, aportaciones de capitales y reducciones de tipos de interés.
 Las ayudas y subvenciones de asistencia social especial concedidas a colectivos especialmente
vulnerables o protegidos por las particularidades de un tipo de procedimiento más cercano a la
prestación que a la subvención hasta el año 2008.

BOCM-20240201-24

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