BOCM

BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID

Pág. 162

JUEVES 1 DE FEBRERO DE 2024

B.O.C.M. Núm. 27

 Soporte de sustitución: No.
 Conservación de la documentación original en caso de sustitución de soporte: No procede.
 Plazos de permanencia:

EN ARCHIVO DE GESTIÓN
EN ARCHIVO CENTRAL
EN ARCHIVO INTERMEDIO

PLAZO (años)
5 años

JUSTIFICACIÓN
Retención en esta fase hasta la eliminación.

 Observaciones: No proceden.
III. RECOMENDACIONES AL GESTOR
 Control del cierre de los expedientes. Los sistemas o aplicaciones que se ocupen de la tramitación y
gestión de los documentos de estos expedientes tienen obligatoriamente que procurar, bien de forma
automática, bien de forma asistida, el cierre de los expedientes. El Esquema de Metadatos para la
Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) contempla un metadato específico para recoger la fecha
de cierre del expediente, el eEMGDE4.2 - Fecha fin, cuya aplicación permitirá realizar el cálculo del
plazo de conservación de los expedientes y automatizar el proceso de selección. La cumplimentación
de este metadato conllevará a su vez el cambio de valor del metadato obligatorio Estado, que pasará
de “Abierto” a “Cerrado”. Se propone como desencadenante de cierre el transcurso de un plazo de seis
meses a contar desde la acreditación de la notificación de la resolución que pone fin al procedimiento
sin que se hayan producido modificaciones en el expediente (nuevas incorporaciones de documentos).
Aquellos expedientes que hayan sido objeto de recurso contencioso-administrativo permanecerán en
estado abierto hasta su cierre por parte de la unidad responsable hasta que se produzca la firmeza
judicial.
 Incorporación al expediente principal de los documentos esenciales del recurso. Los documentos
esenciales (principalmente, la resolución del recurso), se deberán incorporar al expediente de
referencia.
 Suspensión del plazo de eliminación. Cuando se tenga conocimiento por la Administración de la
existencia de procedimientos judiciales que afecten o puedan afectar a expedientes de esta serie, estos
deberán conservarse a disposición de los órganos jurisdiccionales, hasta tanto exista constancia de la
terminación del procedimiento judicial correspondiente en las sucesivas instancias, por haber recaído
resolución no susceptible de recurso o procedimiento alguno ante órganos jurisdiccionales nacionales
o internacionales.
 Control de acceso. Es necesario que la unidad responsable defina los distintos perfiles de acceso a
los datos de la serie y los permisos asociados a cada perfil.
 Generación de datos cuantitativos sobre la actividad. Los sistemas de gestión han de permitir
extraer automáticamente los datos básicos de cada expediente, excluyendo aquellos que permitan
identificar a personas físicas, a efectos de su explotación y como testimonio del ejercicio de la actividad
a lo largo del tiempo a partir de los datos cuantitativos del mismo.

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BOCM-20240201-24

Este estudio solo se aplica a los expedientes de recursos administrativos que se gestionan y archivan
de forma separada de los expedientes que contienen los actos administrativos objeto de impugnación,
bien porque se instruyen por unidades administrativas específicamente destinadas a la tramitación de
recursos, bien porque se gestionan de forma diferenciada en los sistemas de tramitación, generando
expedientes separados. En cualquiera de los casos, se entiende que los documentos esenciales de estos
expedientes (principalmente, la resolución por la que se estiman -en todo o en parte- o se desestiman las
pretensiones formuladas o se declara su inadmisión) se conservan también en los expedientes referidos
al procedimiento del acto impugnado.