BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO
Núm. 274

Miércoles 13 de noviembre de 2024

CR2.2

CR2.3

CR2.4
CR2.5

CR2.6

Sec. I. Pág. 144641

realizando pruebas con las aplicaciones de usuario, midiendo tiempos
de respuesta y analizando los resultados que se obtienen, con la
periodicidad establecida en las normas internas de la organización.
Los problemas de funcionamiento y/o rendimiento del equipo
detectados se corrigen, resolviendo problemas de configuración o
reportando en su caso el problema a los responsables técnicos internos
o externos, verificando de nuevo que en problema se ha resuelto.
La seguridad del equipo se garantiza, revisando contraseñas de
usuario, políticas de cambio y su fortaleza, comprobando el antivirus y
el firewall y su configuración, entre otros, en coordinación o bajo
supervisión del departamento responsable de sistemas.
La seguridad en el almacenamiento de la información se garantiza,
verificando que existen programadas copias de seguridad y que la
confidencialidad se protege mediante sistema de control de acceso.
Las versiones de las aplicaciones informáticas se comprueba que se
mantienen actualizadas, verificándolas de manera periódica o
estableciendo en su caso esa periodicidad en la configuración de las
mismas, para que sean coherentes con las necesidades del
«hardware» y garantizar la seguridad y la eficiencia, solicitando en su
caso la actualización o su configuración a los responsables técnicos
internos.
La disponibilidad de consumibles se asegura, identificando la
frecuencia de uso y desgaste y gestionando las existencias en el
almacenaje, para garantizar su reposición en caso necesario.

CR3.1 Los procesos de circulación y tramitación de los documentos y
formularios establecidos para cada procedimiento de gestión se
analizan, detectando los flujos de las actividades (en paralelo,
secuenciales, convergentes, entre otras), los recursos materiales y
personales necesarios para la completa representación del mismo.
CR3.2 Los documentos y formularios de cada procedimiento se relacionan con
los responsables de su gestión, generando y/o adaptando la matriz de
responsabilidades.
CR3.3 El índice de los tipos de documentos y formularios de cada
procedimiento se genera, asegurando la referenciación y archivo físico
e informático de los documentos.
CR3.4 La representación de los procesos con su descripción y referencias a
los intervinientes se desarrolla, guardando correspondencia con la
matriz de responsabilidades y recogiendo las distintas etapas de la
gestión de flujos.
CR3.5 Las actas de reunión, cartas, faxes, envíos, cambios, peticiones de
información, planos, entre otros, se codifican, asegurando que reflejan
el tipo de gestión y fase en la que se encuentra, garantizando la
unicidad, trazabilidad y vigencia.
CR3.6 La codificación de los intervinientes en los procedimientos de gestión
(emisores o receptores) se asigna de acuerdo con su carácter,
responsabilidad u otros parámetros definidos en la organización,
introduciéndolos o eliminándolos del sistema, asegurando la unicidad y
trazabilidad.
CR3.7 El funcionamiento del sistema de gestión documental se supervisa con
periodicidad, controlando que el flujo de los documentos en las

cve: BOE-A-2024-23541
Verificable en https://www.boe.es

RP3: Mantener el sistema de gestión documental en condiciones de operatividad a
fin de garantizar la trazabilidad, vigencia y unicidad de los documentos y
formularios, cumpliendo los procedimientos establecidos en la organización,
supervisando y actualizando sus elementos.