BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO
Núm. 114

Viernes 10 de mayo de 2024

Sec. III. Pág. 53829

3.4 Los usuarios administradores/autorizadores y subsidiariamente la Dirección
General de Trabajo son responsables de la asignación de perfiles de autorización a los
usuarios, que deben corresponderse con las necesidades de gestión y vigilarán la
correcta utilización de las autorizaciones concedidas.
3.5 Todos los usuarios autorizados a acceder al sistema deberán quedar
identificados y autentificados, de forma que en todo momento pueda conocerse el
usuario y los motivos por los que se accedió a la correspondiente información contenida
en el sistema. Para ello en el momento de autorizar un usuario se cumplimentarán todos
los campos exigidos tales como características del puesto de trabajo e información
complementaria, datos personales, número de teléfono y correo electrónico.
3.6 Cada usuario tendrá un único código de acceso y será responsable de los
accesos que se realicen con su código y contraseña personal.
3.7 Cuando algún usuario, ya sea autorizador o autorizado, pase a desempeñar un
nuevo puesto de trabajo en distinta unidad de gestión o cause baja en el trabajo de
forma voluntaria, o sea objeto de suspensión de empleo, se procederá a la baja del
código de usuario. Por otra parte se establecerán controles en cuanto al tiempo de
inactividad de los usuarios que pasarán a la situación de cancelados una vez
transcurridos noventa días sin acceder al Fichero General de Afiliación. También se
dispondrá de la posibilidad de establecer fechas de caducidad de acceso al sistema por
parte de usuarios y limitaciones en el horario de conexión.
Cuarta.

Usuarios.

Todos los usuarios identificados, así como sus responsables en la Dirección General
de Trabajo, o en cualquier otra que asumiera sus competencias posteriormente, deben
tener el conocimiento de que la copia de programas y/o uso de datos de carácter
personal en tareas impropias son operaciones ilegales que pueden dar lugar a
responsabilidades administrativas y, en concreto, las establecidas en la Ley
Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de
los derechos digitales, así como a responsabilidades de cualquier otra naturaleza,
incluso penales, razón por la cual cuando, por cualquier medio, se tengan indicios de la
utilización de datos, antecedentes, registros o informes con finalidad distinta a la propia
gestión asignada al usuario, o su difusión indebida, infringiendo así el deber de secreto
profesional, se pondrán dichos hechos en conocimiento del interlocutor de la TGSS
definido a estos efectos, al objeto de procurar la adopción de las medidas pertinentes
entre ambas partes.
A fin de dar a conocer estas responsabilidades, en todas las altas de usuarios
realizadas se deberá cumplimentar un documento donde se especificarán los
compromisos adoptados por el usuario, en los términos que se indican en esta cláusula y
en el anexo I que se adjunta a este convenio. Dicho documento quedará en poder del
autorizador de nivel 4, si bien podrá ser remitido a la TGSS.
Quinta. Procedimiento del intercambio de datos de la Dirección General de Trabajo.

– Mediante el envío de ficheros utilizando la herramienta IFI (Intercambio de
Ficheros Institucionales) proporcionada por la TGSS u otra equivalente que la pudiera
sustituir.
– En tiempo real, mediante la intercomunicación de aplicaciones utilizando «servicios
web», que podrán seguir los protocolos SOAP/WSDL o API REST. También otras
tecnologías similares que puedan dar el mismo servicio. En cualquier caso, se adoptarán
las medidas de seguridad necesarias para un intercambio seguro.

cve: BOE-A-2024-9449
Verificable en https://www.boe.es

Los datos indicados en el apartado 2.2 de este convenio se transmitirán desde el
Ministerio de Trabajo y Economía Social a la TGSS por dos procedimientos: