Sección I - Administración Local. Provincia. Diputación Provincial de Cáceres. (BOP-2021-1136)
BOP-2021-1136 Política de gestión de documentos electrónicos de la Excma. Diputación Provincial de Cáceres.
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Política de gestión de documentos electrónicos
0. INTRODUCCIÓN.
0.1. Definición y Legislación
El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, establece que el Esquema Nacional de
Interoperabilidad (ENI) “comprenderá los criterios y recomendaciones de seguridad,
normalización y conservación de la información, de los formatos y de las aplicaciones que
deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones públicas para asegurar un adecuado
nivel de interoperabilidad organizativa, semántica y técnica de los datos, informaciones y
servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias y para evitar la discriminación a los
ciudadanos por razón de su elección tecnológica”.
Según el artículo 21 de dicho Esquema, “las Administraciones públicas adoptarán las
medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en
relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su
ciclo de vida”. Entre dichas medidas se incluye “la definición de una política de gestión de
documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y procedimientos específicos
que se hayan de utilizar en la formación y gestión de los documentos y expedientes”.
Atendiendo a la definición recogida en el ENI, una política de gestión de documentos
electrónicos establece el conjunto de “orientaciones o directrices que define una organización
para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo,
de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias”, incluyendo los aspectos
relacionados con su implantación práctica, con la identificación de los requisitos de la gestión
de los documentos electrónicos necesarios para la recuperación y conservación de los mismos,
así como con los procesos y acciones presentes a lo largo de todo su ciclo de vida.
La entrada en vigor de las Leyes 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y 40/2015, de 1 de octubre, del
Régimen Jurídico del Sector Público, hace necesario profundizar en la transformación digital
de las Administraciones Públicas y, por tanto, en la regulación del uso de los medios
electrónicos en los procesos de gestión y tratamiento de documentos.
De lo anterior se deduce que la Política de Gestión de Documentos Electrónicos, además
de ser un requisito legal para cualquier organización pública, es la herramienta imprescindible
para desarrollar adecuadamente en el marco del ENI la gestión de documentos electrónicos.
0.2. Objeto y alcance de la Política
Por todo ello, el objeto de la presente Política de Gestión de Documentos Electrónicos,
aprobada por la Diputación de Cáceres, es establecer los criterios, pautas y estrategias que
guiarán la producción, captura, tratamiento, acceso, transferencia y conservación de los
documentos electrónicos gestionados en la Administración Provincial, con el fin de asegurar su
autenticidad, fiabilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo.
Innovación y Provincia Digital Página 5 de 46
CVE:
BOP-2021-1136
Verificable
en:
http://bop.dip-caceres.es
Miércoles, 17 de marzo de 2021
N.º 0052
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0. INTRODUCCIÓN.
0.1. Definición y Legislación
El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, establece que el Esquema Nacional de
Interoperabilidad (ENI) “comprenderá los criterios y recomendaciones de seguridad,
normalización y conservación de la información, de los formatos y de las aplicaciones que
deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones públicas para asegurar un adecuado
nivel de interoperabilidad organizativa, semántica y técnica de los datos, informaciones y
servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias y para evitar la discriminación a los
ciudadanos por razón de su elección tecnológica”.
Según el artículo 21 de dicho Esquema, “las Administraciones públicas adoptarán las
medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en
relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su
ciclo de vida”. Entre dichas medidas se incluye “la definición de una política de gestión de
documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y procedimientos específicos
que se hayan de utilizar en la formación y gestión de los documentos y expedientes”.
Atendiendo a la definición recogida en el ENI, una política de gestión de documentos
electrónicos establece el conjunto de “orientaciones o directrices que define una organización
para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo,
de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias”, incluyendo los aspectos
relacionados con su implantación práctica, con la identificación de los requisitos de la gestión
de los documentos electrónicos necesarios para la recuperación y conservación de los mismos,
así como con los procesos y acciones presentes a lo largo de todo su ciclo de vida.
La entrada en vigor de las Leyes 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y 40/2015, de 1 de octubre, del
Régimen Jurídico del Sector Público, hace necesario profundizar en la transformación digital
de las Administraciones Públicas y, por tanto, en la regulación del uso de los medios
electrónicos en los procesos de gestión y tratamiento de documentos.
De lo anterior se deduce que la Política de Gestión de Documentos Electrónicos, además
de ser un requisito legal para cualquier organización pública, es la herramienta imprescindible
para desarrollar adecuadamente en el marco del ENI la gestión de documentos electrónicos.
0.2. Objeto y alcance de la Política
Por todo ello, el objeto de la presente Política de Gestión de Documentos Electrónicos,
aprobada por la Diputación de Cáceres, es establecer los criterios, pautas y estrategias que
guiarán la producción, captura, tratamiento, acceso, transferencia y conservación de los
documentos electrónicos gestionados en la Administración Provincial, con el fin de asegurar su
autenticidad, fiabilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo.
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http://bop.dip-caceres.es
Miércoles, 17 de marzo de 2021
N.º 0052
Pág. 5184
