Sección I - Administración Local. Provincia. Diputación Provincial de Cáceres. (BOP-2021-1136)
BOP-2021-1136 Política de gestión de documentos electrónicos de la Excma. Diputación Provincial de Cáceres.
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No ocultamos, cambiamos o tergiversamos la información, simplemente somos un altavoz organizado de los boletines oficiales de España.
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ANEXO III. PROCEDIMIENTO DE DIGITALIZACIÓN Y COPIA
AUTÉNTICA EN REGISTRO ENTRADA
1. Introducción.
Las Oficina de Asistencia en Materia de Registro Registro (en adelante OAMR) de la
Diputación de Cáceres actuarán registrando y digitalizando la documentación en papel que
presente el ciudadano y devolviendo a continuación, junto al justificante de la presentación, el
original entregado. Esto supone que la administración no dispondrá de la documentación que ha
presentado el ciudadano y en su lugar dispondrá de copias electrónicas auténticas. Por ello, las
OAMR deberán dejar constancia, de la validez o tipo de documento.
Será responsabilidad de las OAMR obtener imágenes electrónicas íntegras y fieles a su
documento original, asegurando que no exista alteración ni pérdida de información.
En todo caso, el proceso de digitalización y copia de la documentación presentada, llevado
a cabo por el personal de registro, deberá cumplir con lo dispuesto en:
• Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de documentos, Resolución de 19 de
julio de 2011.
• Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares, Resolución de 3 de
octubre de 2012.
• Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico, Resolución de 19 de julio
de 2011.
• Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión
entre documentos electrónicos, Resolución de 19 de julio de 2011.
• Política de Gestión de Documento Electrónico de la Diputación de Cáceres
2. Preparación de la documentación
El personal de la OAMR que recibe la documentación, deberá prepararla como paso previo
a su escaneo, eliminando grapas, clips, encuadernaciones o cualquier otro medio que imposibilite
la mecanización del escaneo.
En el caso de documentos encuadernados, se podrá utilizar la cizalla previo consentimiento
expreso del ciudadano, que en su caso podrá ser por escrito y siempre que la información no se
vea alterada.
Se permitirá hacer fotocopias de los documentos con el objetivo de permitir su escaneo,
como puede ser los casos en que la encuadernación sea difícil de retirar, que los formatos no
sean estándares (tarjetas, post-it, papel cebolla, cuartillas, etc.), para la adaptación del tamaño al
admitido por el escáner, etc. Si se trata de fotocopias por un tamaño superior al admitido por el
escáner, estas podrán ser parciales, de forma que toda la superficie del documento quede
recogida, aunque los bordes de cada una se solapen con las anteriores. Si el escáner dispone de
portadores específicos para introducir documentos de formato no estándar (plantillas de plástico),
se insertarán y escanearán los documentos en vez de usar fotocopias.
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Miércoles, 17 de marzo de 2021
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AUTÉNTICA EN REGISTRO ENTRADA
1. Introducción.
Las Oficina de Asistencia en Materia de Registro Registro (en adelante OAMR) de la
Diputación de Cáceres actuarán registrando y digitalizando la documentación en papel que
presente el ciudadano y devolviendo a continuación, junto al justificante de la presentación, el
original entregado. Esto supone que la administración no dispondrá de la documentación que ha
presentado el ciudadano y en su lugar dispondrá de copias electrónicas auténticas. Por ello, las
OAMR deberán dejar constancia, de la validez o tipo de documento.
Será responsabilidad de las OAMR obtener imágenes electrónicas íntegras y fieles a su
documento original, asegurando que no exista alteración ni pérdida de información.
En todo caso, el proceso de digitalización y copia de la documentación presentada, llevado
a cabo por el personal de registro, deberá cumplir con lo dispuesto en:
• Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de documentos, Resolución de 19 de
julio de 2011.
• Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares, Resolución de 3 de
octubre de 2012.
• Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico, Resolución de 19 de julio
de 2011.
• Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión
entre documentos electrónicos, Resolución de 19 de julio de 2011.
• Política de Gestión de Documento Electrónico de la Diputación de Cáceres
2. Preparación de la documentación
El personal de la OAMR que recibe la documentación, deberá prepararla como paso previo
a su escaneo, eliminando grapas, clips, encuadernaciones o cualquier otro medio que imposibilite
la mecanización del escaneo.
En el caso de documentos encuadernados, se podrá utilizar la cizalla previo consentimiento
expreso del ciudadano, que en su caso podrá ser por escrito y siempre que la información no se
vea alterada.
Se permitirá hacer fotocopias de los documentos con el objetivo de permitir su escaneo,
como puede ser los casos en que la encuadernación sea difícil de retirar, que los formatos no
sean estándares (tarjetas, post-it, papel cebolla, cuartillas, etc.), para la adaptación del tamaño al
admitido por el escáner, etc. Si se trata de fotocopias por un tamaño superior al admitido por el
escáner, estas podrán ser parciales, de forma que toda la superficie del documento quede
recogida, aunque los bordes de cada una se solapen con las anteriores. Si el escáner dispone de
portadores específicos para introducir documentos de formato no estándar (plantillas de plástico),
se insertarán y escanearán los documentos en vez de usar fotocopias.
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Miércoles, 17 de marzo de 2021
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