Ayuntamiento de Don Benito

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El artículo 59.1, define archivos como los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por
las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación,
la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden por archivos las instituciones culturales donde
se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.
La Ley 2/2007, de 12 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura, en su artículo 5, presenta una
definición de archivos prácticamente idéntica a la de la Ley de Patrimonio Histórico Español.
En el mismo sentido, en su artículo 34, habla de los archivos de la administración local, describiéndolos de la siguiente
manera:
1. Los archivos de las entidades locales tienen como función conservar, organizar, comunicar y difundir la
documentación generada o reunida por las diputaciones, los ayuntamientos, mancomunidades, las entidades
locales menores y cualesquiera otros órganos de gobierno de la administración local.
2. Los archivos de las entidades locales estarán constituidos por los fondos documentales de las entidades
titulares y de los organismos de ella dependientes: Organismos autónomos, empresas públicas y patronatos
de los que formen parte, y los generados y custodiados por las personas físicas o jurídicas en el ejercicio de
competencias delegadas de carácter público por una entidad local.
3. La conservación, custodia, organización y consulta de los archivos de las entidades locales es
responsabilidad y competencia de éstas. Dicha competencia será ejercida en los términos previstos por la
presente ley y por las normas reglamentarias que la desarrollen.
Por otra parte, la misma ley indica, en el artículo 4, que forman parte del Patrimonio Documental de Extremadura los
documentos de cualquier época, recogidos o no en archivos, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su
función por cualquier organismo o entidad de carácter público existente en Extremadura y, entre otros, por los órganos
provinciales y municipales de la administración local.
El Reglamento sobre expurgo de documentos en el archivo administrativo del Ayuntamiento de Don Benito, tiene por objeto
regular la gestión de documentos y archivos en el ámbito interno, que permitan al Ayuntamiento cumplir adecuadamente
sus competencias sobre conservación del patrimonio documental y acceso al mismo por parte de ciudadanos/as y
entidades.
Se hace imprescindible la aprobación de un reglamento que regule y permita la creación de la Comisión de Valoración de
Documentos, que será la encargada de elaborar el calendario de conservación de las distintas series documentales
presentes en el cuadro de clasificación del Ayuntamiento de Don Benito.
Con la instauración en nuestro Ayuntamiento de la administración electrónica, tenemos que configurar el sistema integral
de gestión de archivos (SIGA), implantado paralelamente a la administración electrónica y que será la plataforma de
almacenamiento, gestión y recuperación de los expedientes generados por el Ayuntamiento; a la vez que establecer el
calendario de conservación de los mismos, para el correctofuncionamiento y aprovechamiento del aplicativo.
La justificación y necesidad de la aprobación del reglamento para el expurgode documentos en el archivo municipal de Don
Benito, se encuentra a lo largo del articulado de las leyes vigentes en materia de archivos que a continuación analizamos.
Respecto a la eliminación de documentos, la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en su artículo 55
dispone que:
1. La exclusión o eliminación de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico contemplados en el artículo
49.2 y de los demás de titularidad pública deberá ser autorizada por la administración competente.
2. En ningún caso se podrán destruir tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y
obligaciones de las personas o los entes públicos.
3. En los demás casos la exclusión o eliminación deberá ser autorizada por la administración competente a
propuesta de sus propietarios o poseedores, mediante el procedimiento que se establecerá por vía
reglamentaria.
En el mismo sentido, el artículo 58, establece que el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y
utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los
archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos corresponderá a una Comisión superior
BOLETÍN OFICIAL DE LA PROVINCIA DE BADAJOZ
Godofredo Ortega y Muñoz, 4 1ª Planta
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