BOCM
B.O.C.M. Núm. 236

BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
LUNES 4 DE OCTUBRE DE 2021

Pág. 113

Artículo 33
Información sensible documentada en papel u otro soporte físico
1. Con el objeto de garantizar la seguridad de los distintos niveles de la información
y de los sistemas de la Universidad, los documentos en papel que contengan información
sensible se ajustarán a los siguientes criterios.
a) Los documentos estarán custodiados bajo llave fuera de la jornada de trabajo. Las
llaves que den acceso a los lugares donde se guardan los documentos estarán
igualmente custodiadas. Los lugares donde se utilicen o almacenen los documentos se cerrarán con llave cuando el usuario/a se ausente, con independencia de la
duración de la ausencia.
b) Los documentos, cuando no sean utilizados, estarán almacenados en lugares seguros que permitan su correcta conservación, localización y custodia.
c) Los documentos, cuando estén siendo utilizados, no se dejarán en mesas, mostradores u otro tipo de mobiliario donde queden a la vista de personas que no deban
tener acceso a su contenido.
d) Los documentos serán trasladados de un lugar de almacenamiento a otro garantizando en todo momento su debida custodia durante el traslado, evitando que terceros no autorizados accedan a su contenido o lo modifiquen.
e) Los documentos recibidos a través de un fax colectivo, o enviados a impresoras
colectivas para su impresión, se retirarán de inmediato, y el usuario se asegurará
de haber recogido íntegramente el documento recibido en la bandeja de salida.
f) Los documentos serán fotocopiados o impresos solo cuando resulte imprescindible para el correcto desempeño de las funciones que el usuario o usuaria tiene encomendadas.
g) Los documentos que tengan que enviarse a terceros ajenos a la Universidad irán en
sobre cerrado y por correo certificado con acuse de recibo.
h) Los documentos serán utilizados por el usuario autorizado en los lugares de la
Universidad habilitados al efecto, y solo podrán extraerse fuera de la Universidad
previa autorización.
i) Los documentos serán desechados de forma segura una vez finalice su vida útil
para evitar que terceros recuperen o accedan a su contenido. A tal efecto, los documentos no podrán depositarse en papeleras o contenedores, debiendo desecharse mediante máquinas trituradoras de papel que la Universidad ponga a disposición de los usuarios.
2. La pizarra o el flipchart donde se haya plasmado información sensible durante el
transcurso de una reunión serán limpiados adecuadamente antes de abandonar la sala o de
permitir que entre en ella alguien sin autorización de acceso a dicha información.
Artículo 34
Transmisión de información sensible
En caso de necesidad de transmisión por vía telemática de información sensible a terceros que tengan autorización de acceso, se utilizarán mecanismos que asegure que sólo la
persona destinataria autorizada dispone de la información (utilizando, por ejemplo, para
ello un sistema de cifrado para garantizar que la información no sea legible y/o preferentemente cuando sea posible enlaces a la información cifrada que se encuentre almacenada en
los servicios de almacenamiento en nube de la Universidad con permisos específicos para
el destinatario/a) y observando en todo momento el cumplimiento de las exigencias legales
en materia de protección de datos de carácter personal.

Uso prohibido de la información sensible
1. Con el fin de garantizar los distintos niveles de seguridad de la información y de
los sistemas de la Universidad quedan expresamente prohibidas las siguientes acciones:
a) Acceder a información sensible sin contar con autorización previa.
b) Almacenar información sensible en dispositivos USB, discos duros externos y en
servicios de almacenamiento en nube ajenos a la Universidad que no aseguran la

BOCM-20211004-25

Artículo 35