III. Otras disposiciones. MINISTERIO PARA LA TRANSICIÓN ECOLÓGICA Y EL RETO DEMOGRÁFICO. Documentación administrativa. (BOE-A-2023-4313)
Resolución de 8 de febrero de 2023, de la Subsecretaría, por la que se autoriza la eliminación de series documentales comunes existentes en los Archivos del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico y de sus Organismos Públicos.
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BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO
N.º de Dictamen
CSCDA y Código de
propuesta
115/2022
GTSC/10/2022-1
116/2022
GTSC/10/2022-2
Viernes 17 de febrero de 2023
Título (años extremos) / Productor
Sec. III. Pág. 24389
Dictamen
Registro de entrada y salida de documentos (1889
– […]) //
Secretaría de Estado de Función Pública (R.D.
682/2021, de 3 de agosto) – D.G. de Gobernanza
Pública – S. G. de Gobernanza en materia de
Registros Unidades de Registro / Oficinas de
Asistencia en materia de Registro Secretarías de
apoyo (centros directivos y superiores;
Subdirecciones Generales, gabinetes, etc.).
Favorable eliminación parcial.
Conservación permanente:
– Cualquier documentación anterior a 1940
– Registro Electrónico General de la AGE (REGAGE).
– Asientos registrales del Registro General de Entrada y Salida de
cada departamento y organismo (cualquier presentación física).
Eliminación total a los 5 años:
– Asientos registrales de los Registros internos, para control
administrativo interno de las diferentes Unidades
– Justificantes / recibos de presentación / salida o de transmisión, y
reparto a la Unidad destinataria, así como notificaciones a los
interesados.
Eliminación total a los 2 años desde la entrada en vigor del Reglamento
203/2021:
– Documentos en soporte no electrónico que se encuentren en las
oficinas de asistencia en materia de registros, así como copias en papel
presentadas por el interesado, de los que se haya obtenido una copia
electrónica auténtica.
Eliminación a los 6 meses:
– Las copias (electrónicas o en papel) de documentos dirigidos a otras
Unidades que puedan acumularse en las Unidades de registro como
consecuencia de la práctica de la Ventanilla única.
– Documentos presentados por el interesado en soporte papel y/o en
soporte electrónico que por cualquier circunstancia no le puedan ser
devueltos en el momento de su presentación, una vez digitalizados.
– Las copias electrónicas (auténticas o no) acumuladas durante la
tramitación en las diferentes aplicaciones auxiliares (GEISER,
Portafirmas, etc.) una vez que los originales han sido despachados a
las Unidades de tramitación.
– Las colecciones de copias (electrónicas o impresas /fotocopiadas en
papel) formadas por las Secretarías de las Unidades de tramitación.
Acceso: Parcialmente restringido.
Este dictamen deja sin efecto a los siguientes dictámenes anteriores de
la CSCDA:
– 19/2013
– 25/2013
– 14/2011
– 43/2006
Actas y expedientes de sesiones de órganos
colegiados administrativos (1834 – […]) // Órganos
colegiados administrativos (Documentación común
a toda la AGE).
Favorable a la eliminación parcial.
Conservación permanente de la documentación custodiada por la
Secretaría (si ésta se conserva) o, si no se conserva / localiza, de la
conservada (por este orden) en la Presidencia / en el resto de Unidades
AGE con representación en el órgano.
Eliminación total en 5 años en el resto de Unidades (Presidencia /
Vocalía) a los 5 años de la sesión, previa comprobación de la correcta
conservación del periodo a eliminar en la Secretaría del órgano
colegiado o en el Archivo Central, Intermedio o Histórico
correspondiente.
Acceso: Libre.
cve: BOE-A-2023-4313
Verificable en https://www.boe.es
Núm. 41
N.º de Dictamen
CSCDA y Código de
propuesta
115/2022
GTSC/10/2022-1
116/2022
GTSC/10/2022-2
Viernes 17 de febrero de 2023
Título (años extremos) / Productor
Sec. III. Pág. 24389
Dictamen
Registro de entrada y salida de documentos (1889
– […]) //
Secretaría de Estado de Función Pública (R.D.
682/2021, de 3 de agosto) – D.G. de Gobernanza
Pública – S. G. de Gobernanza en materia de
Registros Unidades de Registro / Oficinas de
Asistencia en materia de Registro Secretarías de
apoyo (centros directivos y superiores;
Subdirecciones Generales, gabinetes, etc.).
Favorable eliminación parcial.
Conservación permanente:
– Cualquier documentación anterior a 1940
– Registro Electrónico General de la AGE (REGAGE).
– Asientos registrales del Registro General de Entrada y Salida de
cada departamento y organismo (cualquier presentación física).
Eliminación total a los 5 años:
– Asientos registrales de los Registros internos, para control
administrativo interno de las diferentes Unidades
– Justificantes / recibos de presentación / salida o de transmisión, y
reparto a la Unidad destinataria, así como notificaciones a los
interesados.
Eliminación total a los 2 años desde la entrada en vigor del Reglamento
203/2021:
– Documentos en soporte no electrónico que se encuentren en las
oficinas de asistencia en materia de registros, así como copias en papel
presentadas por el interesado, de los que se haya obtenido una copia
electrónica auténtica.
Eliminación a los 6 meses:
– Las copias (electrónicas o en papel) de documentos dirigidos a otras
Unidades que puedan acumularse en las Unidades de registro como
consecuencia de la práctica de la Ventanilla única.
– Documentos presentados por el interesado en soporte papel y/o en
soporte electrónico que por cualquier circunstancia no le puedan ser
devueltos en el momento de su presentación, una vez digitalizados.
– Las copias electrónicas (auténticas o no) acumuladas durante la
tramitación en las diferentes aplicaciones auxiliares (GEISER,
Portafirmas, etc.) una vez que los originales han sido despachados a
las Unidades de tramitación.
– Las colecciones de copias (electrónicas o impresas /fotocopiadas en
papel) formadas por las Secretarías de las Unidades de tramitación.
Acceso: Parcialmente restringido.
Este dictamen deja sin efecto a los siguientes dictámenes anteriores de
la CSCDA:
– 19/2013
– 25/2013
– 14/2011
– 43/2006
Actas y expedientes de sesiones de órganos
colegiados administrativos (1834 – […]) // Órganos
colegiados administrativos (Documentación común
a toda la AGE).
Favorable a la eliminación parcial.
Conservación permanente de la documentación custodiada por la
Secretaría (si ésta se conserva) o, si no se conserva / localiza, de la
conservada (por este orden) en la Presidencia / en el resto de Unidades
AGE con representación en el órgano.
Eliminación total en 5 años en el resto de Unidades (Presidencia /
Vocalía) a los 5 años de la sesión, previa comprobación de la correcta
conservación del periodo a eliminar en la Secretaría del órgano
colegiado o en el Archivo Central, Intermedio o Histórico
correspondiente.
Acceso: Libre.
cve: BOE-A-2023-4313
Verificable en https://www.boe.es
Núm. 41
