Número 40 - Jueves, 27 de febrero de 2025

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Respecto de los documentos electrónicos, el artículo 17.2 de la Ley 39/2015, de 1
de octubre, establece que deberán conservarse en un formato que permita garantizar
la autenticidad, integridad y conservación del documento. Asimismo, se asegurará la
posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso
desde diferente aplicaciones. La eliminación de los documentos, en su caso, deberá ser
autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
Cuando se trata de copias electrónicas auténticas, el artículo 27 de la Ley 39/2015,
de 1 de octubre, establece que tendrán la misma validez y eficacia que los documentos
originales, y que para garantizar su identidad y contenido deberán ajustarse a lo previsto
en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus
normas técnicas de desarrollo, entre ellas: la Resolución de 19 de julio de 2011, de la
Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica
de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos, concebida para transformar
documentos originales en soporte papel en ficheros electrónicos que contienen su imagen
codificada, fiel e íntegra, y la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado
para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de
Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, cuyo
fin es la generación de copias electrónicas. La copia electrónica auténtica incluirá los
metadatos que acrediten su condición de copia, que podrán ser visualizados al consultar
el documento.
Por otro lado, en cuanto a la conservación y selección de los documentos en el ámbito
de las Administraciones Públicas, el artículo 55.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio,
del Patrimonio Histórico Español, dispone que la exclusión o eliminación de bienes del
Patrimonio Documental de titularidad pública deberá ser autorizada por la Administración
competente. En este mismo sentido y en el ámbito de la Comunidad Autónoma de
Andalucía, el artículo 18 de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, dispone que «No se podrá
eliminar ningún documento constitutivo del Patrimonio Documental de Andalucía, salvo
en los supuestos y mediante los procedimientos establecidos reglamentariamente»,
atribuyendo en su artículo 31.3.a) a la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos
la potestad de dictaminar sobre la conservación de aquellos documentos que tengan
interés para esta Comunidad Autónoma, y la eliminación de aquellos otros que, extinguido
su valor probatorio de derechos y obligaciones, carezcan de ese interés.
Para la eliminación de los documentos de titularidad pública en Andalucía se requiere,
previamente, que la serie documental a la que pertenecen se someta al procedimiento
de identificación, valoración y aprobación de la tabla de valoración correspondiente,
conforme a lo establecido en la Orden de 7 de julio de 2000, de la Consejería de Cultura,
y que posteriormente se autorice la eliminación por la persona titular del órgano directivo
competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental.
El presente decreto incorpora al procedimiento de selección documental la eliminación
de documentos y de series documentales originales que tienen tabla de valoración
aprobada y de los que se ha obtenido copia electrónica auténtica. La finalidad de la
disposición es, en suma, regular las especialidades del procedimiento conducentes a la
eliminación de los documentos originales, una vez se garantiza el cumplimiento de los
requisitos de validez y eficacia de las copias electrónicas auténticas de tales documentos.
La aprobación de esta norma permitirá optimizar los recursos y el espacio físico de
oficinas y archivos, al permitir la eliminación de grandes volúmenes de documentación
y de expedientes producidos en soporte papel de los que se ha realizado una copia
auténtica, con independencia de los plazos de conservación, garantizando la custodia,
conservación y acceso a los documentos públicos.
Por último, en el ámbito de la Administración de la Junta de Andalucía, la obtención
de copias electrónicas auténticas a partir de documentos originales favorecerá la
transferencia y conservación de la documentación en el Sistema de Información de
Archivos de la Junta de Andalucía, @rchivA.
Depósito Legal: SE-410/1979. ISSN: 2253-802X

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