III. Otras disposiciones. MINISTERIO DE JUSTICIA. Documentación administrativa. (BOE-A-2023-2407)
Resolución de 17 de enero de 2023, de la Subsecretaría, por la que se aprueban calendarios de conservación de series documentales, específicas y comunes, custodiadas por el Ministerio de Justicia.
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No ocultamos, cambiamos o tergiversamos la información, simplemente somos un altavoz organizado de los boletines oficiales de España.
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BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO
N.º dictamen CSCDA
115/2022
(Reunión CSCDA
14/12/2022)
Lunes 30 de enero de 2023
Código de
Propuesta
GTSC/10/2022-1
Título (fechas extremas) // Productor
Registro de entrada y salida de documentos (1889 – […]) //.
Serie común de la AGE:
Secretaría de Estado de Función Pública (R.D. 682/2021, de 3 de
agosto) - DG de Gobernanza Pública - SG de Gobernanza en
materia de Registros.
Unidades de Registro / Oficinas de Asistencia en materia de
Registro.
Secretarías de apoyo (centros directivos y superiores;
Subdirecciones Generales, gabinetes, etc.).
Sec. III. Pág. 12730
Forma de selección
Observaciones
Favorable a la eliminación parcial:
∙ Conservación permanente:
– Cualquier documentación anterior a 1940.
– Registro Electrónico General de la AGE (REGAGE).
– Asientos registrales del Registro General de Entrada y Salida de cada departamento y organismo
(cualquier presentación física).
∙ Eliminación total en el plazo de 5 años:
– Asientos registrales de los Registros internos, para control administrativo interno de las diferentes
Unidades (salvo excepciones*).
– Justificantes / recibos de presentación / salida o de transmisión, y reparto a la Unidad destinataria, así
como notificaciones a los interesados.
∙ Eliminación total a los 2 años de entrada en vigor del Reglamento 203/2021:
– Documentos en soporte no electrónico que se encuentren en las oficinas de asistencia en materia de
registros, así como copias en papel presentadas por el interesado, de los que se haya obtenido una copia
electrónica auténtica.
∙ Eliminación total a los 6 meses:
– Las copias (electrónicas o en papel) de documentos dirigidos a otras Unidades que puedan acumularse
en las Unidades de registro como consecuencia de la práctica de la Ventanilla única.
– Documentos presentados por el interesado en soporte papel y/o en soporte electrónico que por cualquier
circunstancia no le puedan ser devueltos en el momento de su presentación, una vez digitalizados.
– Las copias electrónicas (auténticas o no) acumuladas durante la tramitación en las diferentes
aplicaciones auxiliares (GEISER, Portafirmas, etc.) una vez que los originales han sido despachados a las
Unidades de tramitación.
– Las colecciones de copias (electrónicas o impresas / fotocopiadas en papel) formadas por las Secretarías
de las Unidades de tramitación: eliminación total a los 6 meses (salvo excepciones*).
Plazos de transferencia:
∙ Servicios Centrales:
– Al Archivo Central: 5 años de la diligencia de cierre o cierre del ejercicio (únicamente y salvo
excepciones*asientos registrales del Registro General).
– Al Archivo Intermedio: 15 años.
– Al Archivo Histórico: 25 años.
∙ Servicios Periféricos:
– Al Archivo Central / Archivo-E único: 5 años de la diligencia de cierre o cierre del ejercicio (únicamente y
salvo excepciones* asientos registrales del Registro General).
– Al Archivo Histórico Provincial o equivalente: 5 años (únicamente y salvo excepciones* asientos
registrales del Registro General).
Acceso: parcialmente restringido. Contenidos susceptibles de protección: datos cuya divulgación puede
afectar a intereses públicos.
Este dictamen deja sin efecto
y sustituye los dictámenes
anteriores CSCDA:
– 19/2013.
– 25/2013.
– 14/2011.
– 43/2006.
– 44/2006.
(*) Se podrán considerar excepciones a efectos de aplicación del dictamen, cuya conservación deber considerarse en cada caso: los registros internos, para control administrativo interno de las diferentes unidades, en caso de fondos de archivo perdidos
total parcialmente y los duplicados del registro de entrada/salida formados por las secretarías de unidades tramitadoras a partir de originales o minutas.
cve: BOE-A-2023-2407
Verificable en https://www.boe.es
Núm. 25
N.º dictamen CSCDA
115/2022
(Reunión CSCDA
14/12/2022)
Lunes 30 de enero de 2023
Código de
Propuesta
GTSC/10/2022-1
Título (fechas extremas) // Productor
Registro de entrada y salida de documentos (1889 – […]) //.
Serie común de la AGE:
Secretaría de Estado de Función Pública (R.D. 682/2021, de 3 de
agosto) - DG de Gobernanza Pública - SG de Gobernanza en
materia de Registros.
Unidades de Registro / Oficinas de Asistencia en materia de
Registro.
Secretarías de apoyo (centros directivos y superiores;
Subdirecciones Generales, gabinetes, etc.).
Sec. III. Pág. 12730
Forma de selección
Observaciones
Favorable a la eliminación parcial:
∙ Conservación permanente:
– Cualquier documentación anterior a 1940.
– Registro Electrónico General de la AGE (REGAGE).
– Asientos registrales del Registro General de Entrada y Salida de cada departamento y organismo
(cualquier presentación física).
∙ Eliminación total en el plazo de 5 años:
– Asientos registrales de los Registros internos, para control administrativo interno de las diferentes
Unidades (salvo excepciones*).
– Justificantes / recibos de presentación / salida o de transmisión, y reparto a la Unidad destinataria, así
como notificaciones a los interesados.
∙ Eliminación total a los 2 años de entrada en vigor del Reglamento 203/2021:
– Documentos en soporte no electrónico que se encuentren en las oficinas de asistencia en materia de
registros, así como copias en papel presentadas por el interesado, de los que se haya obtenido una copia
electrónica auténtica.
∙ Eliminación total a los 6 meses:
– Las copias (electrónicas o en papel) de documentos dirigidos a otras Unidades que puedan acumularse
en las Unidades de registro como consecuencia de la práctica de la Ventanilla única.
– Documentos presentados por el interesado en soporte papel y/o en soporte electrónico que por cualquier
circunstancia no le puedan ser devueltos en el momento de su presentación, una vez digitalizados.
– Las copias electrónicas (auténticas o no) acumuladas durante la tramitación en las diferentes
aplicaciones auxiliares (GEISER, Portafirmas, etc.) una vez que los originales han sido despachados a las
Unidades de tramitación.
– Las colecciones de copias (electrónicas o impresas / fotocopiadas en papel) formadas por las Secretarías
de las Unidades de tramitación: eliminación total a los 6 meses (salvo excepciones*).
Plazos de transferencia:
∙ Servicios Centrales:
– Al Archivo Central: 5 años de la diligencia de cierre o cierre del ejercicio (únicamente y salvo
excepciones*asientos registrales del Registro General).
– Al Archivo Intermedio: 15 años.
– Al Archivo Histórico: 25 años.
∙ Servicios Periféricos:
– Al Archivo Central / Archivo-E único: 5 años de la diligencia de cierre o cierre del ejercicio (únicamente y
salvo excepciones* asientos registrales del Registro General).
– Al Archivo Histórico Provincial o equivalente: 5 años (únicamente y salvo excepciones* asientos
registrales del Registro General).
Acceso: parcialmente restringido. Contenidos susceptibles de protección: datos cuya divulgación puede
afectar a intereses públicos.
Este dictamen deja sin efecto
y sustituye los dictámenes
anteriores CSCDA:
– 19/2013.
– 25/2013.
– 14/2011.
– 43/2006.
– 44/2006.
(*) Se podrán considerar excepciones a efectos de aplicación del dictamen, cuya conservación deber considerarse en cada caso: los registros internos, para control administrativo interno de las diferentes unidades, en caso de fondos de archivo perdidos
total parcialmente y los duplicados del registro de entrada/salida formados por las secretarías de unidades tramitadoras a partir de originales o minutas.
cve: BOE-A-2023-2407
Verificable en https://www.boe.es
Núm. 25
